Chi tiết văn bản Số / Ký hiệu 283/VTLT-NVTW Ngày ban hành 19/05/2004 Trích yếu Về việc ban hành bản Hướng dẫn chỉnh lý tài liệu hành chính Cơ quan ban hành Bộ Nội vụ Lĩnh vực Lưu trữ lịch sử Loại văn bản Công văn Tài liệu đính kèm 24. Công văn 283-VTLTNN chỉnh lý tài liệu.pdf
Qua kiểm tra, thanh tra công tác văn thư, lưu trữ và thẩm định Mục lục hồ sơ nộp lưu vào Lưu trữ lịch sử của tỉnh, thẩm tra Danh mục tài liệu hết giá trị của các cơ quan trên địa bàn tỉnh. Sở Nội vụ phát hiện chất lượng chỉnh lý hồ sơ, tài liệu của một số cơ quan không đảm bảo, ảnh hưởng đến việc tổ chức sử dụng, ảnh hưởng đến tiến độ thu thập tài liệu vào Lưu trữ lịch sử của tỉnh và tiến độ thẩm tra tài liệu hết giá trị.
Để khắc phục tình trạng trên, Sở Nội vụ ban hành Công văn số 2069/SNV-CCVTLT ngày 15/9/2021 mang tính định hướng về nguyên tắc và chỉ dẫn áp dụng cho từng nội dung cụ thể; qua đó giúp các cơ quan dễ dàng vận dụng để thực hiện thống nhất, đúng quy định./.
Quy trình chỉnh lý tài liệu nền giấy phục vụ xây dựng cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ được thực hiện như thế nào? Thắc mắc của anh V.T ở Nghệ An.
Quy trình chỉnh lý tài liệu nền giấy phục vụ xây dựng cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ được thực hiện như thế nào?
Căn cứ theo quy định tại Mục 1 Chương I Phụ Lục II ban hành kèm theo Thông tư 16/2023/TT-BNV quy định quy trình chỉnh lý tài liệu nền giấy phục vụ xây dựng cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ được thực hiện theo các bước như sau:
Bước 1: Giao nhận tài liệu và lập biên bản giao nhận tài liệu.
Bước 2: Vận chuyển tài liệu từ kho bảo quản đến địa điểm chỉnh lý (khoảng cách ~100m).
Bước 3: Vệ sinh sơ bộ tài liệu.
Bước 4: Khảo sát và biên soạn các văn bản hướng dẫn chỉnh lý (Báo cáo kết quả khảo sát tài liệu; Kế hoạch chỉnh lý; Lịch sử đơn vị hình thành phông, lịch sử phông; Hướng dẫn phân loại, lập hồ sơ và xác định giá trị tài liệu).
Bước 5: Phân loại tài liệu theo Hướng dẫn phân loại.
Bước 6: Lập hồ sơ hoặc chỉnh sửa, hoàn thiện hồ sơ theo Hướng dẫn lập hồ sơ
- Lập hồ sơ đối với tài liệu rời lẻ:
+ Tập hợp tài liệu thành hồ sơ;
+ Biên soạn tiêu đề hồ sơ;
+ Hệ thống hóa tài liệu trong hồ sơ;
+ Xác định thời hạn bảo quản cho hồ sơ;
+ Viết tiêu đề, lý do loại đối với tài liệu hết giá trị.
- Chỉnh sửa, hoàn thiện hồ sơ đối với tài liệu đã được lập hồ sơ sơ bộ
+ Kiểm tra hồ sơ đã được lập (nội dung tài liệu, tiêu đề hồ sơ, thời hạn bảo quản, ...);
+ Bổ sung tài liệu, chỉnh sửa tiêu đề, xác định thời hạn bảo quản (nếu cần);
+ Hệ thống hóa tài liệu trong hồ sơ.
Bước 7: Viết các trường thông tin vào phiếu tin: số hồ sơ (số tạm); tiêu đề hồ sơ; thời gian của tài liệu; thời hạn bảo quản; ngôn ngữ; bút tích; chế độ sử dụng; dấu chỉ mức độ mật; tình trạng tài liệu; ghi chú.
Bước 8: Kiểm tra, chỉnh sửa hồ sơ và phiếu tin.
Bước 9: Hệ thống hóa phiếu tin theo phương án phân loại.
Bước 10: Hệ thống hoá hồ sơ theo phiếu tin.
Bước 11: Biên mục hồ sơ
- Đánh số tờ tài liệu đối với hồ sơ có thời hạn bảo quản từ 20 năm trở lên và điền số lượng tờ vào phiếu tin;
- Biên soạn và in mục lục văn bản đối với hồ sơ bảo quản vĩnh viễn;
- Viết/in bìa hồ sơ và chứng từ kết thúc.
Bước 12: Kiểm tra và chỉnh sửa việc biên mục hồ sơ.
Bước 13: Ghi số hồ sơ chính thức vào phiếu tin và lên bìa hồ sơ.
Bước 14: Vệ sinh tài liệu, tháo bỏ ghim, kẹp, làm phẳng và đưa tài liệu vào bìa hồ sơ.
Bước 15: Đưa hồ sơ vào hộp (cặp).
Bước 16: Viết/in và dán nhãn hộp (cặp).
Bước 17: Vận chuyển tài liệu vào kho và xếp lên giá.
Bước 18: Giao, nhận tài liệu sau chỉnh lý và lập biên bản giao, nhận tài liệu.
Bước 19: Nhập phiếu tin vào cơ sở dữ liệu.
Bước 20: Kiểm tra, chỉnh sửa việc nhập phiếu tin.
Bước 21: Lập mục lục hồ sơ
- Viết lời nói đầu;
- In và đóng quyển mục lục hồ sơ từ cơ sở dữ liệu (03 bộ).
Bước 22: Thống kê, bó gói, lập danh mục và viết thuyết minh tài liệu loại
- Sắp xếp, bó gói, thống kê tài liệu loại;
- Viết thuyết minh tài liệu loại.
Bước 23: Kết thúc chỉnh lý
- Hoàn thành và bàn giao hồ sơ phông;
- Viết báo cáo tổng kết chỉnh lý.
Quy trình chỉnh lý tài liệu nền giấy phục vụ xây dựng cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ được thực hiện như thế nào? (Hình từ internet)
Định mức lao động chỉnh lý tài liệu nền giấy phục vụ xây dựng cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ thế nào?
Căn cứ tại Mục 1 Chương II Phụ Lục II ban hành kèm theo Thông tư 16/2023/TT-BNV quy định về định mức lao động chỉnh lý tài liệu nên giấy giấy phục vụ xây dựng cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ gồm có như sau:
STT
Nội dung công việc
Lao động thực hiện
Định mức lao động
I
Định mức lao động trực tiếp
1
Giao nhận tài liệu và lập biên bản giao nhận tài liệu
Lưu trữ viên trung cấp bậc 2/12
6,00
2
Vận chuyển tài liệu từ kho bảo quản đến địa điểm chỉnh lý (khoảng cách ~100m)
Lưu trữ viên trung cấp bậc 1/12
30,00
3
Vệ sinh sơ bộ tài liệu
Lưu trữ viên trung cấp bậc 1/12
50,00
4
Khảo sát và biên soạn các văn bản hướng dẫn chỉnh lý (Báo cáo kết quả khảo sát tài liệu; Kế hoạch chỉnh lý; Lịch sử đơn vị hình thành phông, lịch sử phông; Hướng dẫn phân loại, lập hồ sơ và xác định giá trị tài liệu)
Lưu trữ viên chính bậc 2/8 hoặc lưu trữ viên bậc 7/9
120,00
5
Phân loại tài liệu theo Hướng dẫn phân loại
a)
Đối với tài liệu rời lẻ
Lưu trữ viên bậc 3/9
1.379,96
b)
Đối với tài liệu đã lập hồ sơ sơ bộ
Lưu trữ viên bậc 3/9
413,99
6
Lập hồ sơ hoặc chỉnh sửa, hoàn thiện hồ sơ theo hướng dẫn lập hồ sơ
a)
Lập hồ sơ đối với tài liệu rời lẻ
Lưu trữ viên bậc 3/9
1.965,65
b)
Chỉnh sửa, hoàn thiện hồ sơ đối với tài liệu đã được lập hồ sơ sơ bộ
Lưu trữ viên bậc 3/9
1.238,36
7
Viết các trường thông tin vào phiếu tin: số hồ sơ (số tạm); tiêu đề hồ sơ; thời gian của tài liệu; thời hạn bảo quản; ngôn ngữ; bút tích; chế độ sử dụng; dấu chỉ mức độ mật; tình trạng tài liệu; ghi chú
Lưu trữ viên bậc 3/9
1.598,40
8
Kiểm tra, chỉnh sửa hồ sơ và phiếu tin
Lưu trữ viên chính bậc 2/8 hoặc lưu trữ viên bậc 7/9
679,28
9
Hệ thống hoá phiếu tin theo phương án phân loại
Lưu trữ viên bậc 4/9
86,40
10
Hệ thống hoá hồ sơ theo phiếu tin
Lưu trữ viên trung cấp bậc 3/12
144,00
11
Biên mục hồ sơ
a)
Đánh số tờ tài liệu đối với hồ sơ có thời hạn bảo quản từ 20 năm trở lên và điền số lượng tờ vào phiếu tin
Lưu trữ viên trung cấp bậc 1/12
610,00
b)
Biên soạn và in mục lục văn bản đối với hồ sơ bảo quản vĩnh viễn
Lưu trữ viên trung cấp bậc 2/12
1.219,00
c)
Viết/in bìa hồ sơ và chứng từ kết thúc
Lưu trữ viên trung cấp bậc 2/12
790,00
12
Kiểm tra và chỉnh sửa việc biên mục hồ sơ
Lưu trữ viên bậc 3/9
191,81
13
Ghi số hồ sơ chính thức vào phiếu tin và lên bìa hồ sơ
Lưu trữ viên trung cấp bậc 2/12
75,50
14
Vệ sinh tài liệu, tháo bỏ ghim, kẹp, làm phẳng và đưa tài liệu vào bìa hồ sơ
Lưu trữ viên trung cấp bậc 1/12
155,30
15
Đưa hồ sơ vào hộp (cặp)
Lưu trữ viên trung cấp bậc 1/12
40,00
16
Viết/in và dán nhãn hộp (cặp)
Lưu trữ viên trung cấp bậc 2/12
35,00
17
Vận chuyển tài liệu vào kho và xếp lên giá
Lưu trữ viên trung cấp bậc 1/12
30,00
18
Giao, nhận tài liệu sau chỉnh lý và lập biên bản giao, nhận tài liệu
Lưu trữ viên trung cấp bậc 2/12
75,00
19
Nhập phiếu tin vào cơ sở dữ liệu
Lưu trữ viên trung cấp bậc 3/12
360,00
20
Kiểm tra, chỉnh sửa việc nhập phiếu tin
Lưu trữ viên bậc 3/9
72,00
21
Lập mục lục hồ sơ
a)
Viết lời nói đầu
Lưu trữ viên chính bậc 2/8 hoặc lưu trữ viên bậc 7/9
14,40
b)
In và đóng quyển mục lục hồ sơ từ cơ sở dữ liệu (03 bộ)
Lưu trữ viên trung cấp bậc 3/12
15,00
22
Thống kê, bó gói, lập danh mục và viết thuyết minh tài liệu loại
a)
Sắp xếp, bó gói, thống kê tài liệu loại
Lưu trữ viên trung cấp bậc 4/12
385,49
b)
Viết thuyết minh tài liệu loại
Lưu trữ viên chính bậc 2/8 hoặc lưu trữ viên bậc 7/9
4,80
23
Kết thúc chỉnh lý
a)
Hoàn thành và bàn giao hồ sơ phông
Lưu trữ viên trung cấp bậc 2/12
10,00
b)
Viết báo cáo tổng kết chỉnh lý
Lưu trữ viên bậc 5/9
14,40
Tổng cộng định mức lao động trực tiếp (1), trong đó:
Tài liệu rời lẻ (1a)
10.157,39
Tài liệu đã lập hồ sơ sơ bộ (1b)
8.464,13
II
Định mức lao động quản lý (được tính bằng 10% định mức lao động trực tiếp) (2)
Lưu trữ viên bậc 4/9
Tài liệu rời lẻ (2a)
1.015,74
Tài liệu đã lập hồ sơ sơ bộ (2b)
846,41
III
Định mức lao động phục vụ (được tính bằng 5% định mức lao động trực tiếp) (3)
Lưu trữ viên trung cấp bậc 1/12
Tài liệu rời lẻ (3a)
507,87
Tài liệu đã lập hồ sơ sơ bộ (3b)
423,21
IV
Định mức lao động tổng hợp (Bằng định mức lao động trực tiếp + định mức lao động quản lý + định mức lao động phục vụ)
Tài liệu rời lẻ (1a + 2a + 3a + 3b)
11.681,00
Tài liệu đã lập hồ sơ sơ bộ (1b + 2b + 3b)
9.733,75
Xác định định mức kinh tế - kỹ thuật dựa trên căn cứ nào?
Căn cứ theo quy định tại khoản 1 Điều 4 Thông tư 16/2023/TT-BNV quy định về việc xác định định mức kinh tế - kỹ thuật dựa trên các căn cứ như sau: