Google Sheets hiện nay là phiên bản online của Excel được nhiều người lựa chọn sử dụng, vậy làm sao để chuyển dữ liệu từ Excel từ máy tính sang Google Sheets mà không thay đổi định dạng bảng dữ liệu?
Các bài viết liên quan có thể bạn quan tâm: Cách tạo trang tính Google Sheets Excel, Cách khóa toàn bộ trang tính trên Google Sheet, Hướng dẫn sử dụng Google drive
Hôm nay, tayninhit sẽ hướng dẫn bạn cách chuyển file Excel sang Google Sheet rất đơn giản nhé. Các bạn làm theo các bước bên dưới để thực hiện:
- Bước 1: Bạn mở 1 trang Google sheets ra ( nếu chưa biết cách tạo Google Sheet thì bạn tham khảo bài viết trước tại đây nhé )
Ở góc trái màn hình Bấm Tệp => Nhập
- Bước 2: Bấm Tải lên => chọn tệp từ thiết bị
- Bước 3: Chọn file Excel cần đưa lên => Open
- Bước 4: Bấm chọn Nhập Dữ Liệu
- Bước 5: Và đây là kết quả
Xin cảm ơn và chúc các bạn thành công!
Khi làm việc online, bất kỳ ai cũng có thể chia sẻ file Excel đang "offline" trên máy thông qua việc tải lên Google Drive và mở bằng Google Sheets.
Nội dung chính
- Hướng dẫn chia sẻ file Excel online qua Google Drive
- Cách mở tập tin Excel trong Google Sheets
- Tự động chuyển đổi các tập tin Excel tải lên trong tương lai
- Cách xuất tập tin Google Sheets trở lại Excel
- Tại sao nên sử dụng Google Sheets thay vì Excel?
- Video liên quan
Trong lúc mọi người đều phải làm việc trực tuyến, Google Sheets (Google Trang tính) đặc biệt hữu ích ở tính năng giúp một nhóm có thể làm việc tương tác trên cùng một file bảng tính. Hơn nữa bất kỳ ai có thể chia sẻ file Excel đang "offline" trên máy, thông qua việc tải lên Google Drive và mở bằng Google Sheets.
Tất nhiên quyền được cấp cho mỗi thành viên nhóm vẫn chia ra các mức độ như quyền xem, quyền nhận xét, quyền chỉnh sửa... Hơn nữa người chủ sở hữu file dù đã cấp quyền chỉnh sửa nhưng vẫn có thể giới hạn vùng dữ liệu được chỉnh sửa trong phạm vi nhất định. Phần bên dưới sẽ hướng dẫn cụ thể hơn về quá trình chia sẻ file Excel lên online.
Hướng dẫn chia sẻ file Excel online qua Google Drive
Trước hết chúng ta cần tải file Excel trên máy lên Google Drive. Hãy truy cập drive.google.com và đăng nhập bằng tài khoản Google, sau đó bấm "Mới" => "Tải tệp lên" và chọn file Excel cần chia sẻ.
Sau khi đã tải file Excel lên Google Drive, chúng ta có thể mở file ngay phần thông báo file mới. Tiếp đến hãy bấm "Mở bằng Google Trang tính".
Giờ chúng ta có thể chia sẻ file từ Google Sheets, tại góc phải trên cùng bạn chọn "Chia sẻ".
Hãy nhập các địa chỉ email người nhận và bấm Gửi để chia sẻ file Google Sheets. Ngoài ra chúng ta cũng có thể lấy liên kết để chia sẻ thủ công.
Dù chia sẻ bằng cách nào thì quyền của người nhận cũng được chia làm 3 mức độ tùy theo bạn cấp mức nào, gồm:
+ Có thể sửa: người khác có thể sửa bất cứ dữ liệu trong trang tính này
+ Có thể nhận xét: chỉ được nhận xét không được sửa
+ Có thể xem: người đó chỉ được xem, không được làm gì cả.
Người được chia sẻ file có thể thêm nhận xét hoặc ghi chú cho từng phần dữ liệu, lựa chọn này có trong danh mục chức năng khi bấm chuột phải vào phần dữ liệu mong muốn.
Đối với người chia sẻ file, trong danh mục chuột phải cũng có lựa chọn "Bảo vệ dải ô" để người chia sẻ file khóa không được nhận xét hoặc chỉnh sửa cho phần dữ liệu nhất định.
Người chia sẻ file cũng có thể bấm chuột phải vào trang tính và khóa không ai khác được chỉnh sửa cả bảng tính.
Khi làm việc với Google Sheets, đôi khi bạn cần sử dụng dữ liệu từ file Excel và ngược lại. Trong trường hợp đó bạn cần chuyển đổi qua lại giữa hai định dạng này và dưới đây Gitiho sẽ Hướng dẫn cách chuyển đổi Excel sang Google Sheets.
Cách mở tập tin Excel trong Google Sheets
Google Sheets có thể hoạt động với các định dạng tập tin Excel sau: .xls, .xlsx, .xlsm, .xlt, .ods, .csv, .tsv, .tab.
Nếu bạn cần mở một tập tin trong Google Sheets, trước tiên tập tin đó phải được lưu trữ trong Google Drive của bạn. Vì vậy, đầu tiên phải tải tập tin đó lên tài khoản Drive của bạn.
Tải tập tin Excel lên Google Drive
Bước 1: Mở trình duyệt web và truy cập Google Drive bằng cách nhập địa chỉ drive.google.com, rồi đăng nhập vào tài khoản Google của bạn.
Bước 2: Ở trên cùng bên trái của màn hình Google Drive, bấm nút New và sau đó điều hướng đến mục File upload từ menu thả xuống.
Bước 3: Chọn tập tin Excel bạn muốn tải lên từ máy tính của mình, bằng cách kéo thả.
Bước 4: Các bước trên sẽ thêm tập tin Excel vào tài khoản Driver và giờ bạn có thể mở tập tin đó ngay cả khi máy tính chưa cài đặt Excel. Để xem nội dung tập tin, chỉ cần kích đúp vào tập tin đó. Nhưng bạn chỉ có thể xem nội dung tập tin Excel mà không thể chỉnh sửa.
Nếu muốn chỉnh sửa, bạn cần mở tập tin Excel đó trong Google Sheets bằng cách kích vào tùy chọn Open in Google Docs ở góc trên cùng bên phải.
Nếu không thấy tùy chọn này, bạn chỉ cần kích chuột phải vào tập tin trong Drive rồi chọn tùy chọn Open with > Google Sheets. Bây giờ bạn có thể chỉnh sửa tập tin Excel bình thường, chia sẻ và cộng tác với những người khác trên bảng dữ liệu bằng Google Sheets. Tất cả các thay đổi sẽ được lưu vào tập tin Excel gốc.
Cách chuyển tập tin Excel sang định dạng Google Sheets
Bạn không chỉ chỉnh sửa tập tin Excel trong Google Sheets mà còn có thể lưu tập tin đó ở định dạng Google Sheets thay vì định dạng Excel gốc. Để thực hiện, chỉ cần truy cập vào menu File > chọn Save as Goolge Sheets trong menu xổ xuống.
Giờ bạn đã có hai bản sao của cùng một tập tin, một ở định dạng Excel và một ở định dạng Google Sheets.
Tự động chuyển đổi các tập tin Excel tải lên trong tương lai
Bạn có thể cài đặt Google Drive để tự động chuyển đổi các tập tin Excel tải lên sau này sang định dạng Google Sheets. Thực hiện như sau:
Bước 1: Truy cập tài khoản Google Drive.
Bước 2: Kích vào biểu tượng bánh răng ở trên cùng bên phải.
Bước 3: Kích tùy chọn Settings.
Bước 4: Trong bảng Settings hiển thị, kích tùy chọn General ở góc bên trái, tiếp theo kích vào tùy chọn Convert uploaded files to Google Docs editor format ở bên phải của mục Convert uploads.
Bước 5: Bấm nút Done để hoàn tất.
Thao tác này sẽ chuyển đổi mọi tập tin Office sang định dạng Google Sheets, Docs hoặc Slides sau này. Nhưng các tập tin được tải lên trước khi cài đặt này thay đổi thì vẫn giữ nguyên như ban đầu.
Cách xuất tập tin Google Sheets trở lại Excel
Sau khi chỉnh sửa xong tập tin Google Sheets, bạn có thể muốn chuyển đổi trở lại định dạng Excel. Cách thực hiện khá đơn giản.
Nếu tập tin đó đang được mở trong Google Sheets. Truy cập vào menu
File > Download > Microsoft Excel (.xls)
Lưu ý: Bạn cũng có tùy chọn lưu tập tin này ở các định dạng khác như PDF, HTML hoặc CSV.
Nếu muốn trực tiếp chuyển đổi tập tin Google Sheets từ ổ đĩa Google Drive. Chỉ cần kích chuột phải vào tập tin, rồi chọn tùy chọn Download.
Bảng dữ liệu Goolge Sheets sẽ tự động được chuyển đổi sang định dạng của Excel khi tải xuống.
Vấn đề tương thích
Mặc dù người dùng có thể chuyển đổi qua lại giữa định dạng tập tin Excel và Google Sheets. Nhưng vẫn có một số vấn đề liên quan đến khả năng tương thích với một số tính năng nhất định mà bạn cần lưu ý gồm:
- Nếu tập tin được bảo vệ bằng mật khẩu, bạn sẽ không thể nhập tập tin đó vào Goolge Sheets.
- Google Sheets không tính đến các liên kết nhúng trong tập tin Excel.
- Google Sheets không hỗ trợ PowerPivot, Power Query hoặc tính năng Data Model của Excel.
- Nếu tập tin Excel có macro được viết bằng VBA, thì những macro này cũng không làm việc trong Google Sheets. Tuy nhiên, bạn có thể viết mã của mình trong AppScript khi làm việc bên trong Google Sheets.
- Nếu tập tin Excel có bất kỳ phần tử nào ở trên, những phần tử này sẽ bị ẩn, bị mất hoặc tệ hơn là bị thay đổi. Vì vậy, hãy đảm bảo rằng bạn đã loại bỏ các tính năng trên trước khi chuyển đổi.
Tại sao nên sử dụng Google Sheets thay vì Excel?
Microsoft Excel đã xuất hiện từ khá lâu và đang được sử dụng rộng rãi. Nhưng sau khi Google phát hành các công cụ làm việc trực tuyến như Google Sheets, rất nhiều người đã bắt đầu thích nền tảng bảng tính trực tuyến này và dưới đây là những lý do thuyết phục:
- Microsoft Excel là ứng dụng trả phí, Google Sheets có sẵn trên mọi trình duyệt web và hoàn toàn miễn phí (chỉ yêu cầu có tài khoản Google miễn phí).
- Excel đã xuất hiện lâu hơn và vì vậy rất nhiều người đã quen với giao diện của nó. Google Sheets đã lấy rất nhiều cảm hứng từ Excel nhưng giao diện người dùng rõ ràng và trực quan hơn (tất nhiên là có ít chức năng hơn).
- Google Sheets được lưu trên Google Drive, vì vậy bạn có thể truy cập tập tin của mình mọi nơi bằng bất kỳ trình duyệt nào và không cần bất kỳ phần mềm đặc biệt nào để chạy.
- Google Sheets cho phép cộng tác với những người khác trên cùng một trang tính, vì vậy bạn có thể làm việc với đồng nghiệp theo thời gian thực và thực hiện các thay đổi đồng thời. Thậm chí có thể trò chuyện với những cộng tác viên này trong thời gian thực.
- Khi Google Sheets ra mắt một tính năng hoặc chức năng mới, nó sẽ có sẵn cho tất cả mọi người cùng một lúc. Bạn không cần lo lắng về các phiên bản và khả năng tương thích ngược của tài liệu với Google Sheets.
- Khi làm việc trên Google Sheets, các tập tin của bạn sẽ tự động được sao lưu vào Google Drive của bạn, vì vậy không phải lo lắng nữa.
- Có thể thêm mã và chạy các API bằng Google Sheets, điều này bổ sung thêm tính linh hoạt và chức năng cho cách bạn sử dụng dữ liệu của mình.
Trên đây Gitiho vừa giới thiệu với các bạn cách chuyển đổi định dạng giữa hai công cụ bảng tính khổng lồ là Google Sheets và Excel. Hi vọng bạn sẽ thấy hướng dẫn này hữu ích!
CÓ THỂ BẠN CŨNG QUAN TÂM
Hướng dẫn cách chuyển văn bản thành số trong Google Sheets
Cách sao chép định dạng có điều kiện trong Google Sheets
Cách sắp xếp dữ liệu theo hàng ngang trong Google Sheets
Cùng tham gia cộng đồng hỏi đáp về chủ đề Tin học văn phòng