HỌC VIỆN CÔNG NGHỆ BƯU CHÍNH VIỄN THÔNGBÀI GIẢNG MÔNNGHIỆP VỤ THƯƠNG MẠIGiảng viên: TS. Nguyễn Hoài AnhĐiện thoại: 0948555117Bộ môn: Quản trị - Khoa QTKD1Năm biên soạn: 2009CHƯƠNG 5: DỰ TRỮ HÀNG HOÁ Ở DOANH NGHIỆP THƯƠNG MẠI5.1. KHÁI NIỆM, CHỨC NĂNG CỦA DỰ TRỮ5.2. PHÂN LOẠI DỰ TRỮ5.3. CÁC YÊU CẦU ĐỐI VỚI QUẢN TRỊ DỰ TRỮ5.4. CÁC MÔ HÌNH QUẢN TRỊ DỰ TRỮ5.5. MỘT SỐ GIẢI PHÁP CẢI TIẾN QUẢN TRỊ DỰ TRỮ5.1 KHÁI NIỆM, CHỨC NĂNG CỦA DỰ TRỮTrong toàn bộ nền kinh tế quốc dân, do sự cách biệt về không gian và thời gian giữa sản xuất và tiêu dùng sản phẩm, do đặc điểm khác biệt giữa sản phẩm sản xuất và sản phẩm tiêu dùng, do điều kiện địa lý, tự nhiên và khí hậu, hoặc do phải đề phòng những mất cân đối lớn có thể xẩy ra (chiến tranh, thiên tai, ...) mà sản phẩm sau khi sản xuất ra không thể tiêu dùng hoặc tiêu thụ ngay, mà phải trải qua một quá trình nhằm xóa đi những sự cách biệt…kể trên. Sản phẩm trong trạng thái (hình thái) này được coi là dự trữ.Đối với doanh nghiệp, cần thiết phải tập trung một lượng sản phẩm nhất định nhằm cải thiện dịch vụ khách hàng và giảm chi phí trong kinh doanh, như: cung cấp sản phẩm và dịch vụ cho khách hàng đầy đủ và nhanh, và do đó duy trì và phát triển doanh số; Tập trung một lượng lớn sản phẩm trong vận chuyển hoặc tại kho giúp giảm chi phí: Duy trì sản xuất ổn định và năng suất cao, tiết kiệm trong mua và vận chuyển (trong mua: giảm giá vì lượng hoặc mua trước thời vụ; còn trong vận chuyển việc tăng qui mô lô hàng sẽ đảm bảo vận chuyển tập trung với chi phí thấp ), và nhờ tập trung một lượng sản phẩm nhất định trong kho mà các doanh nghiệp giảm những chi phí do những biến động không thể lường trước. Bộ phận sản phẩm nhằm cho mục đích này được coi là dự trữ.Như vậy, tất cả các hình thái tồn tại của sản phẩm hữu hình trong hệ thống Logistic do các nhân tố kinh tế gây nên nhằm thỏa mãn yêu cầu cung ứng của sản xuất và tiêu dùng với chi phí thấp được coi là dự trữ. Vậy:Dự trữ là các hình thái kinh tế của sự vận động các sản phẩm hữu hình – vật tư, nguyên liệu, bán thành phẩm, sản phẩm,… nhằm thỏa mãn nhu cầu của sản xuất và tiêu dùng với chi phí thấp nhất.Dự trữ trong thương mại thực hiện 3 chức năng cơ bản: chức năng cân đối cung - cầu, chức năng điều hoà các biến động, và chức năng giảm chi phí.Chức năng cân đối cung - cầu đảm bảo cho sự phù hợp giữa nhu cầu và nguồn cung ứng về số lượng, không gian và thời gian. Trong sản xuất và kinh doanh, phải tập trung khối lượng dự trữ thời vụ, dự trữ chở đến trước do điều kiện giao thông vận tải và khí hậu, dự trữ đề phòng những biến động của nền kinh tế. Chức năng này là do ảnh hưởng của môi trường vĩ mô đến quan hệ cung - cầu. Chức năng điều hoà những biến động: Dự trữ để đề phòng những biến động ngắn hạn do sự biến động của nhu cầu và chu kỳ nhập hàng. Thực hiện chức năng này, cần phải có dự trữ bảo hiểm. Chức năng giảm chi phí: Dự trữ nhằm giảm những chi phí trong quá trình sản xuất và phân phối. Chẳng hạn nhờ dự trữ tập trung, có thể vận chuyển những lô hàng lớn để giảm chi phí vận chuyển, và, tuy phải tăng dự trữ và do đó tăng chi phí dự trữ, nhưng tổng phí vận chuyển và dự trữ giảm đi đáng kể.5.2 PHÂN LOẠI DỰ TRỮDự trữ gồm nhiều loại và có thể phân theo nhiều tiêu thức khác nhau. Một số tiêu thức chủ yếu để phân loại dự trữ trong hoạt động thương mại:* Phân loại theo vị trí của sản phẩm trên dây chuyền cung ứng.* Phân loại theo các yếu tố cấu thành dự trữ trung bình.* Phân loại theo mục đích của dự trữ.* Phân loại theo thời hạn dự trữ.a) Phân loại theo vị trí của sản phẩm trên dây chuyền cung ứngLogistics là một chuỗi các hoạt động liên tục, có liên quan mật thiết với nhau, tác động qua lại lẫn nhau, được thực hiện một cách khoa học và có hệ thống, nhằm chu chuyển hàng hóa dịch vụ, … và những thông tin có liên quan, từ điểm đầu đến điểm cuối của dây chuyền cung ứng với mục tiêu thỏa mãn nhu cầu của người tiêu dùng một cách tốt nhất. Để đảm bảo cho quá trình logistics diễn ra liên tục thì dự trữ sẽ tồn tại trên suốt dây chuyền cung ứng, ở tất cả các khâu (hình 5.1):Ghi chú Dự trữ nguyên vật liệuDự trữ bán thành phẩmDự trữ thành phẩm của nhà sxDự trữ sản phẩm trong phân phốiDự trữ của nhà cung cấpDự trữ của nhà bán lẻDự trữ trong tiêu dùngTái tạo và đóng gói lạiPhế liệu phế thảiLoại bỏ phế thảiQuy trình LogisticsQuy trình Logistics ngượcHình 5.1 Các loại dự trữ phân theo vị trí trên dây chuyền cung ứng* Nhà cung ứng – thu mua* Thu mua – sản xuất* Sản xuất – Marketing* Marketing – Phân phối* Phân phối – Trung gian* Trung gian – Người tiêu dùngHình 5.1 cho thấy, để thực hiện quá trình logistics liên tục cần có nhiều loại dự trữ. Trước tiên là nhà cung cấp muốn đảm bảo có đủ nguyên vật liệu để cung ứng theo đơn đặt hàng của người sản xuất thì cần có dự trữ của nhà cung cấp. Khi nguyên vật liệu được giao cho người sản xuất, sau khi kiểm tra và làm thủ tục cần thiết sẽ được nhập kho – dự trữ để đảm bảo cho quá trình sản xuất được tiến hành liên tục, nhịp nhàng, đó là dự trữ nguyên vật liệu. Trong suốt quá trình sản xuất, nguyên vật liệu dưới dự tác động của các yếu tố khác, như: máy móc, sức lao động, … dần biến thành sản phẩm. Để quá trình sản xuất được liên tục, thì trong mỗi công đoạn của quá trình lại có dự trữ bán thành phẩm. Để có đủ sản phẩm theo yêu cầu của các đơn đặt hàng, thì sản phẩm làm ra sẽ được dự trữ tại kho thành phẩm của nhà máy, chờ đến khi đủ số lượng mới xuất đi. Đó là dự trữ sản phẩm tại kho của nhà sản xuất. Trong quá trình lưu thông, phân loại hàng hóa sẽ được dự trữ tại các trung tâm phân phối khu vực, tại kho của các nhà buôn …Dự trữ sản phẩm trong phân phối. Khi sản phẩm đến tay các nhà bán lẻ, để đáp ứng yêu cầu của người tiêu dùng mọi lúc, nhà bán lẻ sẽ tổ chức dự trữ hàng hóa tại các kho, cửa hàng – Dự trữ của nhà bán lẻ, và cuối cùng sản phẩm đến tay người tiêu dùng, họ sẽ tổ chức dự trữ để đáp ứng nhu cầu cá nhân – Dự trữ của người tieu dùng.Theo chiều thuận, quá trình logistics sẽ đi từ người cung cấp nguyên vật liệu cho người tiêu thụ sản phẩm cuối cùng, ở mối khâu của quá trình đều tổ chức dự trữ để đảm bảo cho quá trình liên tục và hiệu quả. Thực tế cho thấy, ở mỗi khâu trong quá trình logistics có thể xuất hiện những sản phẩm không đạt yêu cầu cần phải hoàn trả lại, những sản phẩm hư hỏng, khiếm khuyết, đòi hỏi phải tái chế, bao bì dán nhãn lại. Từ đó dẫn đến nhu cầu phải tổ chức quá trình logistics ngược (reverse logistics) và ở mỗi khâu cũng sẽ hình thành dự trữ. Trong các loại dự trữ ở hình 5.1, có 4 loại dự trữ chủ yếu (hình 5.2)Hình 5.2: Các loại dự trữ chủ yếu phân theo vị trí trong hệ thống logisticsDự trữ bán thành phẩmDự trữ sản phẩm trong sản xuấtDự trữ sản phẩm trong phân phốiDự trữ nguyên vật liệuDự trữ bán thành phẩmDự trữ sản phẩm trong sản xuấtDự trữ sản phẩm trong phân phối dự trữ nguyên vật liệu.Theo hình thái vận động của sản phẩm trong hệ thống logistics người ta còn có thể chia dự trữ làm hai loại: Dự trữ tại các cơ sở Logistics và dự trữ trên đường vận chuyển.Dự trữ tại các cơ sở logistics, bao gồm dự trữ trong kho nguyên vật liệu, phụ tùng, … (gọi chung là kho vật tư); Dự trữ trong các kho bán thành phẩm của các tổ, đội, phân xưởng sản xuất; Dự trữ trong kho thành phẩm của nhà sản xuất; Dự trữ trong các kho của trung tâm phân phối, kho của các nhà bán buôn, bán lẻ; Dự trữ trong cửa hàng bán lẻ … Lượng dự trữ này đảm bảo cho sản xuất được liên tục và đáp ứng yêu cầu kinh doanh của các nhà bán buôn, bán lẻ, cũng như thỏa mãn nhu cầu của người tiêu dùng. Dự trữ hàng hóa trên đường vận chuyển: là dự trữ hàng hóa đang trong quá trình vận động từ điểm đầu đến điểm cuối dây chuyền cung ứng. Thường thời gian vận chuyển trên đường vận chuyển bao gồm: Thời gian hàng hóa được chuyên chở trên các phương tiện vận tải, thời gian bốc dỡ, chuyển tải, thời gian hàng được bảo quản, lưu trữ tại kho bãi của các đơn vị vận tải.b) Phân loại theo các yếu tố cấu thành dự trữ trung bìnhDự trữ chu kỳ : là dự trữ để đảm bảo cho việc tiêu thụ sản phẩm (sản xuất hoặc bán hàng) được tiến hành liên tục giữa hai kỳ đặt hàng (mua hàng) liên tiếpDự trữ định kỳ được xác định bằng công thức: Trong đó: Dck : Dự trữ chu kỳ (Qui mô lô hàng nhập - Qn) : mức bán/ tiêu thụ sản phẩm bình quân 1 ngày đêm. Tdh : thời gian của một chu kỳ đặt hàng (ngày)Như vậy dự trữ chu kỳ phụ thuộc vào cường độ tiêu thụ sản phẩm và độ dài chu kỳ đặt hàng. Khi những yếu tố này thay đổi thì dự trữ chu kỳ sẽ thay đổi theo.Trong trường hợp chỉ có dự trữ chu kỳ, dự trữ trung bình bằng 1/2 qui mô lô hàng nhập ( )dhncktmQD .==mnQD21=+ Dự trữ bảo hiểm: Dự trữ chu kỳ chỉ có thể đảm bảo cho quá trình tiêu thụ sản phẩm được liên tục khi lượng cầu ( ) và thời gian cung ứng/ chu kỳ đặt hàng (tdh) không đổi. Một khi hoặc tdh hoặc cả hai yếu tố này thay đổi, dự trữ chu kỳ không thể đảm bảo cho quá trình diễn ra liên tục, mà cần có dự trữ dự phòng, hay dự trữ bảo hiểm.Dự trữ bảo hiểm được tính theo công thức sau:Db- Dự trữ bảo hiểm Db = δ.z Db- Dự trữ bảo hiểm δ- Độ lệch tiêu chuẩn chung z- Hệ số tương ứng với xác suất có sẵn sản phẩm để tiêu thụ (tra bảng)mmTrong trường hợp doanh nghiệp phải có dự trữ bảo hiểm, dự trữ trung bình sẽ là: Dự trữ trên đường: Dự trữ sản phẩm trên đường được xem là một bộ phận cấu thành nên dự trữ trung bình, nó bao gồm: dự trữ hàng hoá được chuyên chở trên các phương tiện vận tải, trong quá trình xếp dỡ, chuyển tải, lưu kho tại các đơn vị vận tải. Dự trữ trên đường phụ thuộc vào thời gian sản phẩm nằm trên đường và cường độ tiêu thụ hàng hóa, và bên đảm bảo dự trữ trên đường là bên sở hữu sản phẩm trong quá trình vận chuyển.bDQD+=2Dự trữ trên đường được tính theo công thức sau:Nếu doanh nghiệp có dự trữ trên đường thì dự trữ trung bình sẽ là:vvtmD .=Dv- Dự trữ sản phẩm trên đường - Mức tiêu thụ sản phẩm bình quân một ngày - Thời gian trung bình sản phẩm trên đườngmvtvbDDQD++=2c) Phân loại theo mục đích của dự trữ + Dự trữ thường xuyên:Dự trữ thường xuyên nhằm đảm bảo thỏa mãn nhu cầu hàng ngày. Dự trữ thường xuyên phụ thuộc vào cường độ và sự biến đổi của nhu cầu và khoảng thời gian giữa 2 thời kỳ nhập hàng. Dự trữ thường xuyên bao gồm dự trữ chu kỳ và dự trữ bảo hiểm.+ Dự trữ thời vụ:Có những loại hàng hoá tiêu thụ quanh năm, nhưng sản xuất có tính thời vụ như: nông sản, ngược lại có những sản phẩm chỉ tiêu dùng theo mùa vụ nhưng có thể sản xuất quanh năm như : quần áo thời trang. Để đáp ứng những nhu cầu nêu trên thì phải có dạng dự trữ theo mùa vụ. Một số ví dụ về dạng dự trữ này, như: ở xứ lạnh người ta dự trữ rau để phục vụ cho mùa đông; các công ty thiết bị trường học dự trữ sách, vở, dụng cụ học sinh để phục vụ cho ngày khai trường.d) Phân loại theo giới hạn của dự trữ:Theo tiêu thức này có các loại dự trữ:* Dự trữ tối đa;* Dự trữ tối thiểu;* Dự trữ bình quân.- Dự trữ tối đa: Là mức dự trữ sản phẩm lớn nhất cho phép công ty kinh doanh có hiệu quả. Nếu dự trữ vượt quá mức dự trữ tối đa sẽ dẫn đến hiện tượng hàng hóa bị ứ đọng, vòng quay vốn chậm, kinh doanh không hiệu quả.- Dự trữ tối thiểu: Là mức dự trữ sản phẩm thấp nhất đủ cho phép công ty hoạt dộng liên tục. Nếu dự trữ sản phẩm dưới mức này sẽ không đủ nguyên vật liệu cung cấp cho sản xuất, không đủ hàng hóa cung cấp cho khách hàng, làm gián đoạn quá trình sản xuất cung ứng.- Dự trữ bình quân: Là mức dự trữ sản phẩm bình quân của công ty trong một kỳ định (Thường là một năm).Dự trữ bình quân được xác định bằng công thức:Trong đó: : Dự trữ trung bình - mức dực trữ ở những thời điểm quan sát; 1,2, …, n – thời điểm quan sát mức dự trữ 121...2121−+++=ndddDnDnddd ,...,,215.3 CÁC YÊU CẦU ĐỐI VỚI QUẢN TRỊ DỰ TRỮQuản trị dự trữ trong doanh nghiệp phải đảm bảo 2 yêu cầu sau: Yêu cầu trình độ dịch vụ: yêu cầu giảm chi phí dự trữ. 5.3.1 Yêu cầu dịch vụTrình độ dịch vụ là việc xác định các mục tiêu hoạt động mà dự trữ phải có khả năng thực hiện. Trình độ dịch vụ được xác định bằng thời gian thực hiện đơn đặt hàng; hệ số thoả mãn mặt hàng, nhóm hàng và đơn đặt hàng (sản xuất, bán buôn); hệ số ổn định mặt hàng kinh doanh hệ số thoả mãn nhu cầu mua hàng của khách (bán lẻ). Những chỉ tiêu trình độ dịch vụ khách hàng trên đây phụ thuộc khá lớn vào việc quản trị dự trữ. Trình độ dịch vụ do dự trữ thực hiện được tính toán theo công thức sau: ctMmd−=1d- Trình độ dịch vụ (một loại sản phẩm)mt- Lượng sản phẩm không thỏa mãn yêu cầu tiêu thụ Mc- Nhu cầu tiêu thụ sản phẩm của cả kỳTrường hợp một đối tượng tiêu thụ nhiều loại sản phẩm thì trình độ dịch vụ chung được tính như sau: Chỉ tiêu trình độ dịch vụ kế hoạch được xác định theo công thức sau: inicdd1=∏= dc- Trình độ dịch vụ chung cho một đối tượng tiêu thụ sản phẩm di- Trình độ dịch vụ của mặt hàng i n- Số sản phẩm cung cấp( )Qzfd.1δ−= d - độ lệch tiêu chuẩn chungf(z) - Hàm phân phối chuẩnQ - Qui mô lô hàng nhập