Sử dụng Microsoft Exchange cho hệ thống Mail có nhiều tính năng hữu ích dành cho doanh nghiệp, hãy theo dõi bài viết dưới để có thể hiểu hơn về Microsoft Exchange, cũng như cách thiết lập Mail Office 365 trên Outlook thông qua giao thức Exchange nhé.
Microsoft Exchange là gì?
Tài khoản Microsoft Exchange là một tài khoản email cơ quan hoặc trường học. Tổ chức đã cấp cho bạn tài khoản email Exchange đang chạy Microsoft Exchange Server hoặc đang sử dụng Microsoft 365 sử dụng Exchange Server để cung cấp email.
Khi bạn sử dụng tài khoản Exchange, thông điệp email của bạn sẽ được gửi đến và lưu vào hộp thư của bạn trên máy chủ Exchange. Danh bạ và lịch của bạn cũng được lưu ở đó.
Khi doanh nghiệp hoặc trường học của bạn thiết lập máy chủ Exchange, họ chọn phương pháp mà tài khoản Exchange của bạn sử dụng để truy nhập email trên máy chủ. Điều này sẽ xác định cách email của bạn hoạt động.
Tại sao lại chọn Microsoft Exchange?
Hầu hết các doanh nghiệp vừa và nhỏ đang sử dụng email như một kênh giao tiếp chính. Nhưng nhiều công ty trong số này dừng lại ở đó. Họ bỏ lỡ các tính năng thúc đẩy năng suất như lịch dùng chung, thông tin liên hệ và tệp.
Exchange giúp bạn cộng tác trên các tài liệu quan trọng và cung cấp hộp thư đến ưu tiên có tác dụng ưu tiên những thư quan trọng, cũng như thích ứng với phong cách làm việc của bạn để bạn hoàn thành công việc nhanh hơn.
Sắp xếp thời gian của bạn với hệ thống lập lịch cung cấp nhiều tính năng ngoài việc lên lịch cơ bản cho các cuộc hẹn và cam kết. Tự động ghi lại các sự kiện từ email, như các chuyến bay và đặt chỗ khách sạn, đồng thời, nhận các đề xuất về địa điểm họp dựa trên vị trí của bạn.
Cài đặt địa chỉ Mail Microsoft 365 vào Outlook với giao thức Microsoft Exchange
Sau khi khởi tạo địa chỉ Mail Microsoft 365 hoàn tất, bạn có thể tiến hành cài đặt địa chỉ mail vào phần mềm Outlook với giao thức Microsoft Exchange để sử dụng như sau:
Bước 1: Tìm và khởi động ứng dụng Microsoft Outlook đã cài đặt trên máy tính.
Bước 2: Nhấn vào mục File > Add Account
Bước 3: Thêm tài khoản Mail Microsoft 365 vào Outlook.
Bạn tiến hành điền địa chỉ Email Microsoft Office 365, sau đó nhấn vào mục Advance Options và tích chọn Let me set up my account manully.
Bước 4: Tại đây bạn sẽ thấy danh sách các giao thức mà Microsoft Outlook hỗ trợ. Bạn hãy nhấn chọn Exchange.
Bước 4: Máy tính của bạn sẽ cố gắng kết nối với máy chủ Exchange, quá trình này có thể mất vài phút để hoàn thành.
Khi có thông báo “Alow this website to configure server setting“, hãy nhấn chọn Alow để cho phép cài đặt giao thức Exchange một cách tự động.
Bước 5: Lúc này, một popup sẽ yêu cầu bạn nhập mật khẩu của tài khoản Mail Microsoft 365 của bạn. Bạn tiến hành điền mật khẩu và nhấn Ok để tiếp tục.
Khi mọi thứ được thiết lập xong, bạn hãy nhấn OK để hoàn tất việc thêm tài khoản Mail Microsoft 365 vào Outlook.
Tổng kết
Hy vọng bài hướng dẫn này sẽ giúp cho bạn có thể kết nối tài khoản Mail Microsoft 365 vào Outlook bằng giao thức Exchange một cách dễ dàng, chúc các bạn thành công.
Trên mỗi thiết bị, Microsoft 365 Mail sẽ có những thao tác cài đặt khác nhau. Do đó, MSO xin gửi tới bạn hướng dẫn chi tiết các bước thực hiện như sau.
Nội dung bài viết
Lưu ý trước khi cài đặt Microsoft 365 mail
Để quá trình cài đặt Microsoft 365 mail diễn ra thành công, người dùng cần hết sức lưu ý 04 điều dưới đây.
Đăng ký tài khoản Microsoft bản quyền
Trước khi tiến hành cài đặt Microsoft 365 mail, người dùng cần phải đăng ký tài khoản bản quyền từ đơn vị cung cấp tại Việt Nam. Khi đó, người dùng mới có thể trải nghiệm toàn bộ các tính năng đặc biệt để hỗ trợ quá trình làm việc đem lại hiệu quả tốt hơn.
Để đăng ký tài khoản vui lòng click chọn đăng ký tại đây:
Sau khi đã đăng ký thành công, người dùng cần quan tâm thêm 03 lưu ý tiếp theo dưới đây để có thể tiến hành cài đặt và đăng nhập tài khoản sử dụng.
Gỡ bỏ cài đặt cũ
Trong trường hợp người dùng đã sử dụng Microsoft 365 mail trên máy tính, việc tiếp đến là cần gỡ bỏ các cài đặt trước đó. Quá trình này sẽ giúp cho việc cài đặt mail của Microsoft 365 diễn ra dễ dàng hơn vì khi thiết bị vẫn còn phần mềm cũ, hệ thống sẽ không thể thực hiện cài đặt mới phiên bản mới.
Kiểm tra thông số thiết bị
Riêng với thiết bị cài đặt Microsoft 365 mail, người dùng cần phải đặc biệt kiểm tra các thông số quan trọng như sau:
- Máy tính và bộ xử lý: Windows có bộ vi xử lý từ 1,6 gigahertz (GHz) và 2 lõi, macOS: Sử dụng bộ Intel.
- Bộ nhớ lưu trữ: Windows: RAM 4GB hoặc RAM 2GB (32 bit), macOS: RAM 4GB.
- Hệ điều hành: Windows 7 Service Pack 1, Windows 8.1, Windows 10, Windows Server 2016, Windows Server 2012, Windows Server 2012 R2 hoặc Windows Server 2008 R2.
Kết nối nguồn điện và internet ổn định
Ngoài 03 lưu ý trên, người dùng cũng cần chú ý đến kết nối về nguồn điện mà mạng internet để đảm bảo luôn ở trạng thái ổn định. Đây được xem là một trong những yếu tố vô cùng quan trọng nếu bạn không muốn quá trình cài đặt Microsoft 365 mail gặp sự cố.
Cài đặt Microsoft 365 Mail trên máy tính
Microsoft 365 Mail thường xuyên được sử dụng trên máy tính để phục vụ công việc cũng như quản lý hiệu quả làm việc dễ dàng hơn. Tuy nhiên, việc thiết lập tính năng này trên máy tính có lẽ chưa được phổ biến rộng rãi.
Thiết lập Microsoft 365 Mail trên PC
Đối với thiết bị máy tính sử dụng hệ điều hành Windows, bạn sẽ có 2 cách để tiến hành đăng nhập Microsoft 365 Mail để nhanh chóng sử dụng.
- Cách 1: Đăng nhập Microsoft 365 Mail bằng Outlook
Bước 1: Tiến hành truy cập vào Outlook
Bước 2: Đến đây bạn click chọn Tập tin >> sau đó chọn Thêm tài khoản để tiến hành thêm tài khoản mới.
Trong trường hợp với những bạn chưa từng mở ứng dụng Outlook trên thiết bị máy tính, khi bắt đầu truy cập cửa sổ đầu tiên sẽ hiện ra “Chào mừng”.
Bước 3: Giao diện hiện ra với thông tin đăng nhập tài khoản, bạn sẽ tiến hành nhập đầy đủ địa chỉ email >> sau đó click chọn Kết nối
Bước 4: Nhập mật khẩu tài khoản Microsoft 365 Mail của bạn và click chọn Đăng nhập
Lưu ý: Với các bạn đã có sẵn tài khoản có thể tiến hành đăng nhập nhanh chóng, còn với các bạn chưa có tài khoản đăng nhập vui lòng đăng ký với MSO – 024.9999.7777.
Bước 5: Với các tài khoản Microsoft 365 Mail của doanh nghiệp, tổ chức nếu quản trị viên của bạn bật xác thực yếu tố MFA, bạn cần nhanh chóng liên hệ với quản trị viên để được xác thực và tiến hành đăng nhập. Còn với tài khoản cá nhân, bạn chỉ cần đăng nhập mật khẩu và xác thực yếu tố nếu như bạn đã cài đặt trước đó.
Bước 6: Khi tài khoản Microsoft 365 Mail của bạn đã xuất hiện trong Outlook, việc bạn cần làm tiếp theo là click chọn Hoàn tất
- Cách 2: Đăng nhập Microsoft 365 Mail bằng Mail
Bước 1: Từ thanh Menu Bắt đầu >> tiến hành click chọn Mở thư
Bước 2: Trong trường hợp bạn chưa từng đăng nhập tài khoản trên thiết bị có thể bỏ qua bước này và chuyển sang bước tiếp theo. Với những bạn đã đăng nhập một tài khoản nào trước đó sẽ click chọn Cài đặt >> Sau đó là Quản lý tài khoản
Bước 3: Lựa chọn Thêm tài khoản
Bước 4: Click chọn Office 365
Bước 5: Tiến hành nhập đầy đủ địa chỉ tài khoản Microsoft 365 Mail của bạn và click chọn Tiếp theo
Bước 6: Click chọn tài khoản cơ quan và doanh nghiệp và tiến hành chọn Tiếp tục
Bước 7: Nhập đầy đủ email và mật khẩu tài khoản của bạn sau đó click chọn Đăng nhập
Bước 8: Thực hiện giống như bước 5 và 6 theo cách 1 đăng nhập Microsoft 365 Mail
Thiết lập Microsoft 365 Mail trên MacOS
Riêng với máy tính sử dụng hệ điều hành MacOS sẽ tiến hành cài đặt tài khoản Microsoft 365 Mail nhanh chóng chỉ với 08 bước cơ bản:
Bước 1: Truy cập mở hộp thư Mail trên máy
Bước 2: Tiến hành click chọn Thêm tài khoản
Bước 3: Click chọn Microsoft Exchange >> sau đó chọn Tiếp tục
Bước 4: Cửa sổ mới mở ra với giao diện đăng nhập, yêu cầu điền đầy đủ địa chỉ email và tên tài khoản >> click chọn Đăng nhập
Bước 5: Trong trường hợp quản trị viên của bạn đã bật xác minh MFA, bạn cần liên hệ ngay với quản trị viên để được xác thực.
Bước 6: Cửa sổ được chuyển hướng sang giao diện đăng nhập mới trên Microsoft 365. Tương tự như vậy, bạn cũng nhập địa chỉ email và mật khẩu sau đó chọn Đăng nhập.
Bước 7: Chấp nhận quyền truy cập ứng dụng bằng cách click chọn Chấp nhận
Bước 8: Click chọn Xong. Vậy là bạn đã hoàn tất quy trình thiết lập Microsoft 365 Mail, bạn có thể quay lại cài đặt và chỉnh sửa bất cứ lúc nào.
Cài đặt Microsoft 365 Mail trên thiết bị di động
Có thể nói,ngoài máy tính ra rất nhiều bạn cũng thường xuyên sử dụng và thiết lập Mail trên thiết bị di động. Việc đăng nhập Microsoft 365 Mail trên điện thoại giúp bạn có thể kiểm soát công việc ngay cả khi đi xa hoặc không tiện mang theo máy tính bên mình.
Thiết lập Microsoft 365 Mail trên Android
Đối với điện thoại sử dụng hệ điều hành Android, MSO hướng dẫn bạn đăng nhập Microsoft 365 Mail với 02 cách đơn giản dưới đây:
- Cách 1: Đăng nhập bằng ứng dụng Outlook trên thiết bị
Bước 1: Tải ứng dụng Outlook trên cửa hàng CH Play
Bước 2: Click chọn Menu sau đó chọn Cài đặt
Bước 3: Tiếp đến click chọn Thêm tài khoản thư và chọn Thêm một tài khoản email
Bước 4: Nhập địa chỉ email của bạn vào ô trống và click chọn Tiếp tục
Bước 5: Nhập mật khẩu của bạn và tiến hành click chọn Đăng nhập
Bước 6: Xác minh tài khoản MFA từ quản trị viên (nếu có)
Bước 7: Vào mục cài đặt để kiểm tra tài khoản xã xuất hiện trên Outlook hay chưa, sau đó di chuyển vào hộp thư để kiểm tra.
- Cách 2: Đăng nhập bằng Gmail
Microsoft 365 Mail còn có thể đăng nhập trực tiếp trên Gmail, bạn có tin không? Thao tác cùng MSO với 07 bước như sau:
Bước 1: Truy cập mở ứng dụng Gmail trên điện thoại của bạn và click chọn Thêm tài khoản
Bước 2: Tiếp đến click chọn Exchange and Office 365
Bước 3: Tiến hành nhập địa chỉ email và click chọn Tiếp tục
Bước 4: Nhập mật khẩu của bạn và chọn Đăng nhập
Bước 5: Xác thực MFA Microsoft 365 Mail Server từ quản trị viên của bạn (nếu có)
Bước 6: Người sử dụng tài khoản Microsoft 365 Mail đầu tiên của bạn sẽ tiến hành Chấp nhận để cho phép Gmail truy cập tài khoản trên thiết bị của bạn
Bước 7: Click chọn Xong. Bạn đã hoàn tất quá trình đăng nhập Microsoft 365 Mail trên Android
Thiết lập Microsoft 365 Mail trên IOS
Chỉ với 09 bước đơn giản, bạn đã có thể đăng nhập thành công tài khoản trên chính thiết bị Iphone hoặc Ipad của mình.