Hướng dẫn ghi thông tin hóa đơn năm 2024

Tên, đơn vị tính, số lượng, đơn giá của hàng hóa, dịch vụ là một trong những tiêu thức bắt buộc trên hóa đơn điện tử nhưng cũng có một số ngoại lệ. Cụ thể, cách ghi đơn vị tính trên hóa đơn như thế nào?

Cách ghi đơn vị tính trên hóa đơn điện tử theo Nghị định 123

Đối với hàng hóa, người bán căn cứ vào tính chất, đặc điểm của hàng hóa để xác định tên đơn vị tính của hàng hóa là đơn vị đo lường như: Tấn, tạ, yến, kg, g, mg hoặc lượng, lạng, cái, con, chiếc, hộp, can, thùng, bao, gói, tuýp, m3, m2 , m...

Còn đối với dịch vụ thì không nhất thiết phải có tiêu thức “đơn vị tính” mà đơn vị tính được xác định theo từng lần cung cấp dịch vụ và nội dung dịch vụ cung cấp.

Như vậy, căn cứ theo điểm a khoản 6 Điều 10 Nghị định số 123/2020/NĐ-CP, tiêu thức đơn vị tính trên hóa đơn điện tử chỉ bắt buộc đối với mua bán hàng hóa còn cung cấp dịch vụ thì không nhất thiết phải có.

Đồng thời, theo điểm d khoản 14 Điều 10 Nghị định này cũng quy định, đối với tem, vé, thẻ điện tử có sẵn mệnh giá thì không nhất thiết phải có tiêu thức đơn vị tính, số lượng, đơn giá.

Ghi sai đơn vị tính trên hóa đơn điện tử xử lý thế nào?

Đối với trường hợp chỉ sai đơn vị tính trên hóa đơn điện tử, theo quy định tại Điều 19 Nghị định 123/2020, Điều 7 Thông tư 78/2021/TT-BTC, doanh nghiệp thực hiện như sau:

Trường hợp 1: Người bán tự phát hiện hóa đơn điện tử đã được cấp mã của cơ quan thuế nhưng chưa gửi cho người mua có sai sót: Hủy hóa đơn đã lập và lập hóa đơn mới thay thế.

Bước 1: Lập thông báo hóa đơn sai sót theo mẫu 04/SS-HĐĐT gửi cơ quan thuế.

Cơ quan thuế sẽ hủy hóa đơn điện tử sai sót đã được cấp mã có sai sót lưu trên hệ thống của cơ quan thuế.

Do hóa đơn có sai sót này chưa gửi cho người mua nên khi hủy hóa đơn không cần thông báo cho người mua.

Bước 2: Lập hóa đơn mới, ký số gửi cơ quan thuế cấp mã hóa đơn mới thay thế cho hóa đơn sai sót.

Xem thêm: Thời hạn nộp mẫu 04/SS-HĐĐT có phải thời hạn kê khai thuế GTGT?

Trường hợp 2: Người bán/người mua phát hiện hóa đơn điện tử đã gửi cho người mua có sai sót: Lập hóa đơn điều chỉnh/thay thế

*** Lập hóa đơn điều chỉnh hóa đơn bị sai đơn vị tính

- Hóa đơn điện tử điều chỉnh hóa đơn điện tử đã lập có sai sót phải có dòng chữ “Điều chỉnh cho hóa đơn Mẫu số… ký hiệu… số… ngày… tháng… năm”.

- Nội dung cần ghi trên hóa đơn điều chỉnh: Với điều chỉnh tăng thì ghi dấu dương, với điều chỉnh giảm thì ghi dấu âm đúng với thực tế điều chỉnh.

- Người bán ký số trên hóa đơn điện tử mới điều chỉnh cho hóa đơn điện tử đã lập có sai sót sau đó gửi cho người mua (với hóa đơn điện tử không có mã)/gửi cho cơ quan thuế cấp mã và sau đó gửi cho người mua (với hóa đơn điện tử có mã).

*** Lập hóa đơn thay thế hóa đơn bị sai đơn vị tính

Bên bán lập hóa đơn điện tử mới để thay thế cho hóa đơn điện tử có sai sót để gửi cho bên mua.

- Hóa đơn điện tử mới thay thế hóa đơn điện tử đã lập có sai sót phải có dòng chữ “Thay thế cho hóa đơn Mẫu số… ký hiệu… số… ngày… tháng… năm”.

- Người bán ký số trên hóa đơn điện tử mới điều chỉnh cho hóa đơn điện tử đã lập có sai sót sau đó gửi cho người mua (với hóa đơn điện tử không có mã)/gửi cho cơ quan thuế cấp mã và sau đó gửi cho người mua (với hóa đơn điện tử có mã).

Chú ý:

- Trường hợp người bán và người mua có thỏa thuận về việc lập văn bản thỏa thuận trước khi lập hóa đơn điều chỉnh/thay thế hóa đơn có sai sót thì 02 bên lập văn bản thỏa thuận ghi rõ sai sót.

- Đối với trường hợp chỉ sai đơn vị tính thì nên lập hóa đơn điều chỉnh.

Trường hợp 3: Cơ quan thuế phát hiện sai sót và thông báo cho người bán

Bước 1: Cơ quan thuế phát hiện sai sót trên hóa đơn điện tử của đơn vị, cơ quan thuế sẽ thông báo cho người bán theo mẫu 01/TB-RSĐT Nghị định 123/2020/NĐ-CP qua email để người bán kiểm tra sai sót.

Bước 2: Theo thời hạn ghi trên thông báo, người bán thực hiện thông báo với cơ quan thuế theo mẫu 04/SS-HĐĐT về việc kiểm tra hóa đơn điện tử đã lập có sai sót.

Bước 3: Lập hóa đơn điều chỉnh/thay thế hóa đơn có sai sót gửi cho người mua (với hóa đơn điện tử không có mã)/gửi cho cơ quan thuế cấp mã và sau đó gửi cho người mua (với hóa đơn điện tử có mã).

9. Hóa đơn doanh nghiệp vận chuyển hàng không xuất cho đại lý là hóa đơn xuất ra theo báo cáo đã đối chiếu giữa hai bên và theo bảng kê tổng hợp thì trên hóa đơn không nhất thiết phải có đơn giá. Cách viết hóa đơn điện tử theo quy định mới nhất tại Thông tư 78/2021/TT-BTC và Nghị định 123/2020/NĐ-CP như thế nào? Từ 1/7/2022, toàn bộ các doanh nghiệp, tổ chức, cá nhân, hộ kinh doanh phải sử dụng hóa đơn điện tử. Tuy nhiên, một số ngành kinh doanh đặc biệt như dịch vụ ăn uống, nhà hàng - khách sạn, nhiều kế toán vẫn khá lúng túng khi áp dụng hóa đơn điện tử. Dưới đây là hướng dẫn xuất hóa đơn điện tử dịch vụ ăn uống.

1. Dịch vụ ăn uống dùng hóa đơn điện tử loại nào?

Theo Điều 11, Nghị định 123/2020/NĐ-CP, hóa đơn điện tử có mã của cơ quan Thuế được khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu với cơ quan Thuế cần đảm bảo một số nguyên tắc theo quy định. Cụ thể, doanh nghiệp, hộ, cá nhân kinh doanh nộp thuế theo phương pháp kê khai, hoạt động kinh doanh thuộc 8 lĩnh vực sau đây sẽ thuộc đối tượng sử dụng hóa đơn điện tử được khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế bao gồm:

• Trung tâm thương mại.
• Siêu thị.
• Bán lẻ hàng tiêu dùng.
• Ăn uống.
• Nhà hàng.
• Khách sạn.
• Bán lẻ thuốc tân dược.
• Các dịch vụ vui chơi, giải trí và các dịch vụ khác.

Mặt khác, theo Điều 8, Thông tư 78/2021/TT-BTC, đối tượng được lựa chọn áp dụng hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền bao gồm các doanh nghiệp, hộ, cá nhân kinh doanh nộp thuế theo phương pháp kê khai có hoạt động cung cấp hàng hóa, dịch vụ trực tiếp đến người tiêu dùng theo mô hình kinh doanh như: Trung tâm thương mại, bán lẻ hàng tiêu dùng, siêu thị, dịch vụ ăn uống, nhà hàng, khách sạn, bán lẻ thuốc tân dược, dịch vụ vui chơi giải trí. Như vậy, dịch vụ ăn uống thuộc đối tượng sử dụng hóa đơn điện tử từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu với cơ quan thuế.

2. Hướng dẫn cách viết hóa đơn dịch vụ ăn uống

Để lập hóa đơn điện tử cho dịch vụ ăn uống, kế toán cần lưu ý một số vấn đề như sau:

2.1. Thời điểm lập hóa đơn điện tử dịch vụ ăn uống

Căn cứ theo Điều 9, Nghị định 123/2020/NĐ-CP, thời điểm lập hóa đơn điện tử đối với một số trường hợp cụ thể được quy định: “4. Thời điểm lập hóa đơn đối với một số trường hợp cụ thể như sau: ...

7. Đối với cơ sở kinh doanh thương mại bán lẻ, kinh doanh dịch vụ ăn uống theo mô hình hệ thống cửa hàng bán trực tiếp đến người tiêu dùng nhưng việc hạch toán toàn bộ hoạt động kinh doanh được thực hiện tại trụ sở chính (trụ sở chính trực tiếp ký hợp đồng mua, bán hàng hóa, dịch vụ; hóa đơn bán hàng hóa, dịch vụ từng cửa hàng xuất cho khách hàng xuất qua hệ thống máy tính tiền của từng cửa hàng đứng tên trụ sở chính), hệ thống máy tính tiền kết nối với máy tính chưa đáp ứng điều kiện kết nối chuyển dữ liệu với cơ quan thuế, từng giao dịch bán hàng hóa, cung cấp đồ ăn uống có in Phiếu tính tiền cho khách hàng, dữ liệu Phiếu tính tiền có lưu trên hệ thống và khách hàng không có nhu cầu nhận hóa đơn điện tử thì cuối ngày cơ sở kinh doanh căn cứ thông tin từ Phiếu tính tiền để tổng hợp lập hóa đơn điện tử cho các giao dịch bán hàng hóa, cung cấp đồ ăn uống trong ngày, trường hợp khách hàng yêu cầu lập hóa đơn điện tử thì cơ sở kinh doanh lập hóa đơn điện tử giao cho khách hàng.”

2.2. Cách xuất hóa đơn điện tử đối với dịch vụ ăn uống

Theo quy định tại Nghị định 123/2020/NĐ-CP, khi lập Hóa đơn điện tử, người bán cần phải ghi rõ tên hàng hóa, dịch vụ trên hóa đơn. Trường hợp hàng hóa, dịch vụ có mã quy định riêng thì trên hóa đơn cần thể hiện cả mã hàng hóa, dịch vụ. Lưu ý: Trên hóa đơn mỗi mặt hàng đi một dòng, không hạn chế số lượng trang của một hóa đơn. Hóa đơn điện tử dịch vụ ăn uống cần có đầy đủ các nội dung bao gồm:

• Tên hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, ký hiệu mẫu số hóa đơn, số thứ tự hóa đơn.
• Tên, địa chỉ, mã số thuế của người bán.
• Tên, địa chỉ, mã số thuế của người mua.
• Thông tin hàng hóa: Tên hàng hóa, dịch vụ, đơn vị tính, đơn giá, thành tiền (ghi bằng cả số và thành tiền bằng chữ).

Căn cứ theo Công văn số 431/CTQNI-TTHT ngày 18/1/2022 của Cục thuế Quảng Ninh, phần tên và đơn vị tính của hàng hóa, dịch vụ, kế toán cần lưu ý:

• Đối với doanh nghiệp, tổ chức, hộ, cá nhân kinh doanh dịch vụ ăn uống theo hình thức phục vụ tại chỗ, khách đặt dịch vụ thì ghi tên hàng hóa, dịch vụ các món ăn như thịt, rau, cua, tôm,... và đồ uống như bia, rượu, nước ngọt,... và các dịch vụ phát sinh.
• Trường hợp doanh nghiệp, tổ chức, hộ, cá nhân kinh doanh dịch vụ ăn uống theo hình thức bán suất, hộp, cơm văn phòng thì khi lập hóa đơn, kế toán ghi đơn vị tính là hộp, đĩa, suất,...

Lưu ý: Dịch vụ ăn uống không phải tên hàng hóa, do vậy hóa đơn điện tử không được ghi “Dịch vụ ăn uống”. \>> Có thể bạn quan tâm: Báo giá hóa đơn điện tử.

3. Hướng dẫn xuất hóa đơn điện tử dịch vụ ăn uống trên E-invoice

Vì ngành dịch vụ ăn uống thuộc đối tượng sử dụng hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền nên nếu doanh nghiệp đang sử dụng giải pháp phần mềm hóa đơn điện tử E-invoice do ThaisonSoft phát hành thì có thể áp dụng cách xuất hóa đơn như sau: Cách khởi tạo hóa đơn điện tử từ máy tính tiền qua website E-invoice:

• Bước 1: Đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử từ máy tính tiền trên website E-invoice.
• Bước 2: Khởi tạo mẫu hóa đơn điện tử từ máy tính tiền.
• Bước 3: Phát hành dải hóa đơn máy tính tiền.
• Bước 4: Tạo và xuất hóa đơn từ máy tính tiền.
• Bước 5: Ký số.
• Bước 6: Gửi hóa đơn lên cơ quan thuế & khách hàng.
• Bước 7: Xử lý hóa đơn và gửi thông báo sai sót (trong trường hợp hóa đơn có sai sót).

Cách khởi tạo hóa đơn điện tử từ máy tính tiền qua app E-invoice (mobile):

• Bước 1: Lập hóa đơn
• Bước 2: Xuất hóa đơn
• Bước 3: Ký số từ xa và gửi hóa đơn lên cơ quan thuế
• Bước 4: Xem trước hóa đơn
• Bước 5: Gửi hóa đơn cho khách hàng

Trên đây là hướng dẫn cách viết hóa đơn điện tử dịch vụ ăn uống theo quy định tại Nghị định 123/2020/NĐ-CP và Thông tư 78/2021/TT-BTC. Kế toán doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực này cần lưu ý để xuất loại hóa đơn điện tử, nội dung hóa đơn phù hợp và đúng quy định.