Trong hướng dẫn này, chúng ta sẽ tìm hiểu chuyên sâu về cách Merge thư trong Outlook 365, Outlook 2021, Outlook 2019, Outlook 2016 và các phiên bản cũ hơn. Show
Bất cứ khi nào bạn cần gửi email được cá nhân hóa cho nhiều người, sử dụng Mail Merge là một cách tiết kiệm thời gian nhất. Sau đây là một số cách để sử dụng Mail Merge Mục lục Mail Merge là gì?Mail Merge là một quá trình tạo hàng loạt email phù hợp với từng người nhận bằng cách lấy dữ liệu từ Database, bảng tính hoặc tệp có cấu trúc khác. Nhờ có mail merge, thay vì bạn phải ngồi điền tên từng người một, dữ liệu sẽ được tự động điền vào từng lá thư tương ứng với từng người nhận. Về cơ bản, bạn chuẩn bị mẫu mail của mình thêm vào thông tin chi tiết của người nhận (chẳng hạn như tên, địa chỉ email, v.v.) từ tệp nguồn và chèn chúng vào email. Cách sử dụng Mail merge trong OutlookNếu tất cả những người bạn muốn gửi thư đến đều đã có trong Danh bạ Outlook của bạn, bạn có thể thực hiện Mail merge trực tiếp từ Outlook. Thực hiện nhu sau. Bước 1. Chọn danh bạ trong OutlookTrước hết, bạn cần chọn địa chỉ liên hệ của của những người mà bạn muốn gửi mail tới. Đối với điều này, hãy chuyển sang Danh bạ Outlook của bạn (phím tắt CTRL + 3), chọn thư mục mong muốn trên ngăn bên trái, sau đó chọn những người bạn muốn gửi thư. Ảnh bên dưới hiển thị các liên hệ Outlook được nhóm theo Category, với các liên hệ trong danh mục Business: Bước 2. Mở Mail Merge trong OutlookVới danh bạ đã chọn, bạn đi tới tab Home > Actions, và nhấn vào nút Mail Merge. Bước 3. Cài đặt Mail merge Trong OutlookTrong hộp thoại Mail Merge Contacts, hãy chọn các tùy chọn phù hợp nhất với bạn Mục Contacts::
Mục Fields to merge:
Mục Document file:
Mục Contact data file,chọn hộp kiểm Permanent file nếu bạn muốn lưu các liên hệ và trường đã chọn để sử dụng trong tương lai. Dữ liệu được phân tách bằng dấu phẩy sẽ được lưu trong tài liệu Word (* .doc) Mục Merge options:
Hình dưới là các cài đặt Merge mail của chúng tôi: Khi hoàn tất, hãy nhấp vào OK. Mail merge sẽ được mở trong Word. Bước 4. Tạo thử gửi mail merge trong WordThông thường, Thư sẽ được mở trong Word với tab Mailings đang được chọn, sẵn sàng để bạn chọn dữ liệu thêm vào. Để thêm trường phối vào tài liệu, hãy sử dụng một trong các nút sau trong nhóm Write & Insert Fields: Thêm lời chàoNhấn vào nút Greeting Line và chọn định dạng lời chào bạn muốn. Nhấn OK, và lời chào sẽ được thêm vào thư Nhập nội dung mailSau dòng lời chào, Bạn có thể viết nội dung email của bạn. Hãy nhớ thêm chữ ký vào cuối, vì chữ ký Outlook mặc định của bạn sẽ không được chèn. Chèn các trường dữ liệuĐể chèn dữ liệu cá nhân của từng người vào mail, các bạn làm như sau:
Ví dụ: Chúng tôi thêm một trường Tên và Số điện thoại: Khi tất cả hoàn tất, tài liệu đã hoàn thiện của bạn có thể trông giống như sau: Bước 5. Xem trước kết quả Mail MergeTrước khi gửi các thư, bạn nên xem trước kết quả để đảm bảo nội dung của mỗi email đều ổn. Để hoàn tất, hãy bấm vào nút Preview Results trên tab Maillings, sau đó sử dụng các nút mũi tên để xem tất cả các email Bước 6. Gửi email hàng loạt được cá nhân hóa
Nhấp tiếp vào OK để gửi email đến thư mục Outbox. Việc gửi thư sẽ được thực hiện. Cách dùng Mail Merge từ Word sử dụng danh bạ OutlookTrong tình huống khi bạn đã có văn bản email của mình được viết bằng Word, bạn có thể bắt đầu quá trình Mail Merge từ đó. Kết quả cuối cùng sẽ giống hệt như khi bắt đầu từ Outlook. Trong Word, Mail Merge có thể được thực hiện theo hai cách: bằng cách sử dụng Mail Merge Wizard hoặc các tùy chọn tương đương trên thanh ribbon. Nếu bạn thực hiện Mail Merge lần đầu tiên, Sử dụng Mail Merge Wizard có thể sẽ dễ dàng cho bạn hơn, vì vậy chúng tôi sẽ sử dụng nó.
Chú ý: Để có thể sử dụng danh bạ Outlook để sử dụng Mail Merge từ Word, Outlook phải được đặt làm chương trình email mặc định của bạn.
Cách thực hiện mail merge từ dữ liệu ExcelBạn có thể sử dụng dữ liệu từ file excel để thêm vào Mail Merger trên Word. C ác bước sẽ giống hệt như trong ví dụ trên. Sự khác biệt duy nhất là bước 4 của Mail Merge Wizard. Tại đây, bạn chọn tùy chọn Use an existing list, sau đó tìm tệp Excel của bạn. Đối với ví dụ này, bảng Excel sau được sử dụng: Kết quả trả về sẽ như sau: Giới hạn thư gửi đi của Outlook Mail MergeTrong Outlook không có giới hạn số người nhận. Tuy nhên trên, Office 365 và Outlook.com thì có. Outlook 365
Bạn có thể tìm thêm thông tin tại đây . Outlook.com Đối với tài khoản miễn phí, các giới hạn khác nhau tùy thuộc vào lịch sử sử dụng. Đối với người đăng ký Microsoft 365, các hạn chế là:
Đọc thêm thông tin tại đây Sending limits in Outlook.com. Ngoài ra, giới hạn số lượng thư đi được đặt ra bởi các nhà cung cấp dịch vụ Internet và email để giảm thư rác và ngăn chặn tình trạng quá tải của các máy chủ email. Vì vậy, trước khi thực hiện phối thư, hãy nhớ kiểm tra với quản trị viên thư hoặc nhà cung cấp dịch vụ Internet của bạn xem bạn được phép gửi bao nhiêu email mỗi ngày và trong vòng một giờ. Nói chung, bạn sẽ không gặp phải bất kỳ sự cố nào miễn là bạn ở dưới 500 tin nhắn mỗi ngày. |