Onboarding là hoạt động bước đệm vô cùng quan trọng để duy trì sự cam kết và nuôi dưỡng trung thành từ phía người lao động. Vậy bộ phận nhân sự cần làm gì để giúp nhân viên mới có những trải nghiệm tích cực trong 2 tháng sau khi tiếp nhận công việc?
Giai đoạn hai tháng sau khi tiếp nhận nhân viên mới luôn đem đến những thách thức và khó khăn không nhỏ. Điều này đặt ra một thách thức lớn cho bộ phận nhân sự khi phải đảm bảo rằng nhân viên mới có thể hòa nhập nhanh chóng vào tổ chức, đồng thời thiết lập mối liên kết sâu sắc giữa họ và doanh nghiệp, nhằm cải thiện năng suất, tăng cường sự hài lòng và giúp doanh nghiệp giữ chân nhân viên.
Để giải quyết 2 bài toán này, bộ phận nhân sự cần phải đầu tư không ít thời gian và nỗ lực để xây dựng một quy trình Onboarding mang tính chiến lược và chuyên sâu.
Onboarding, hay còn gọi là nhập môn cho nhân viên mới, là giai đoạn quan trọng giúp họ thích nghi với vai trò và nhiệm vụ mới, không chỉ ở mặt chuyên môn mà còn ở mặt văn hóa tổ chức.
Quá trình onboarding thường khởi đầu khi nhân viên mới ký hợp đồng và kéo dài trong một thời gian cố định, từ vài ngày đến vài tuần. Trong khoảng thời gian này, nhân viên mới sẽ được giới thiệu với các thành viên khác trong tổ chức, nhận thông tin về vai trò, nhiệm vụ cũng như các quy trình làm việc. Họ sẽ được đào tạo về các công cụ và hệ thống sử dụng trong công việc cũng như tham gia vào các hoạt động đào tạo và giao tiếp.
Giá trị khi doanh nghiệp xây dựng & triển khai quy trình onboarding hiệu quả
Công việc của cán bộ tuyển dụng không dừng lại ở giai đoạn ứng viên chấp nhận lời đề nghị việc làm từ doanh nghiệp. Onboarding là hoạt động bước đệm vô cùng quan trọng để chứng minh những nỗ lực tuyển dụng thực sự chứng minh được hiệu quả của nó.
Dưới đây là những lợi ích thực tế mà một quy trình onboarding hiệu quả sẽ mang lại cho doanh nghiệp, bao gồm:
Tiết kiệm chi phí
Để giảm thiểu chi phí đào tạo và học hỏi, việc thiết lập một quy trình onboarding với định hướng đúng đắn là quan trọng. Điều này không chỉ giúp nhân viên nhanh chóng làm quen với công việc (so với chuẩn thông thường là 2 tháng) mà còn tối ưu hóa quá trình học tập. Khi nói đến hiệu suất, eLearning Industry nhận thấy rằng “77% nhân viên trải qua các chương trình giới thiệu đều làm tốt và đạt được mục tiêu trong lần đánh giá hiệu suất đầu tiên của họ”.
Giảm turnover rate (tỷ lệ nghỉ việc)
Theo Forbes, có tới 20% nhân viên mới quyết định nghỉ việc chỉ sau 45 ngày đặt chân tới công ty. Con số này vô cùng đáng báo động, khi tính trung bình, doanh nghiệp đã tiêu tốn chi phí từ 3000$ cho mỗi một cá nhân như vậy.
Cũng theo nghiên cứu của SHRM, những nhân viên mới tham gia chương trình định hướng có cấu trúc có khả năng ở lại công ty tới ba năm cao hơn 69%. Và điều ngược lại cũng đúng với việc hòa nhập kém, điều này làm tăng gấp đôi khả năng nhân viên rời bỏ doanh nghiệp theo Sapling HR.
Một chương trình onboarding hiệu quả không chỉ giúp nhân viên mới cảm nhận sự chào đón, hỗ trợ và quan tâm mà còn tạo ra một môi trường làm việc đem lại hạnh phúc và hài lòng. Kết quả là nhân viên thường phát triển mức độ cam kết và sự gắn bó lâu dài với công ty và công việc của mình.
Xây dựng hình ảnh tích cực về công ty
Tạo ra một chương trình onboarding hiệu quả không chỉ truyền đạt thông điệp tích cực về công ty tới nhân viên mới mà còn có thể lan tỏa tới cộng đồng rộng hơn. Điều này đóng góp vào việc xây dựng hình ảnh tích cực về công ty và thu hút nhân tài vào tổ chức.
Các bước xây dựng một quy trình onboarding hiệu quả
Xác định khung quy trình Onboarding
Trước khi tiến hành việc xây dựng hoặc triển khai quy trình Onboarding cho nhân viên, việc quan trọng là các nhà quản lý và chuyên viên nhân sự phải xác định giá trị cốt lõi của nó thông qua việc đặt những câu hỏi chiến lược:
Hoàn thiện lời giải cho những thách thức trên đây là chìa khóa then chốt để phát triển một quy trình onboarding và hướng dẫn nhân viên có hiệu suất và giá trị cao. Bên cạnh đó, nhân sự cần tìm kiếm và lựa chọn người cố vấn phù hợp là yếu tố quan trọng để hỗ trợ nhân viên mới hòa nhập và làm quen với môi trường làm việc.
Chuẩn bị Pre-boarding
Để tạo ra một quy trình onboarding có hiệu quả, doanh nghiệp cần tiếp cận một cách chiến lược, bắt đầu bằng việc mang đến cho nhân viên những trải nghiệm hấp dẫn qua các bước tiền trạm “pre-boarding”.
Trong khoảng thời gian 1 tuần trước khi nhân viên bắt đầu công việc:
Chuẩn bị chỗ ngồi và thiết bị: Chuẩn bị chỗ ngồi và các trang thiết bị cần thiết như đồng phục, thẻ ID, máy tính cá nhân, hoặc điện thoại cá nhân (nếu có).
Hợp đồng và thông tin nhân sự: Gửi trước những mẫu giấy tờ cần thiết như hợp đồng lao động, thông tin hồ sơ nhân sự cần bổ sung, mã số thuế thu nhập cá nhân và hồ sơ giảm trừ gia cảnh.
Thu thập trước thông tin cần thiết: Tập trung thu thập lại những giấy tờ và thông tin cần thiết từ nhân viên trong khoảng thời gian này để tránh những thủ tục chậm trễ sau này.
Chuẩn bị sớm giúp nhân viên có thêm thời gian để trải nghiệm ngày làm việc đầu tiên thú vị hơn, thay vì phải mất nhiều thời gian trong việc xử lý giấy tờ nhàm chán.
Trước 1 ngày khi nhân viên đến nhận việc:
Để tạo ấn tượng tích cực và một bước onboarding thân thiện, việc chuẩn bị một bộ quà tặng đón nhận sẽ là một cử chỉ quan trọng. Dưới đây là những đề xuất về bộ quà tặng này:
- Thiệp chào mừng nhân viên mới
- Đồng phục công ty
- Sổ tay và bút viết
- Sổ tay hướng dẫn nhân viên (văn hoá, sứ mệnh, thông tin đầu mối các phòng ban)
- Lịch trình onboarding
Ngoài ra, đảm bảo rằng tất cả nhân viên đã được thông báo về việc có thành viên mới sẽ gia nhập đội nhóm của họ. Điều này giúp họ sẵn sàng tinh thần, chuẩn bị tốt nhất để chào đón và hỗ trợ thành viên mới hiệu quả hơn.
Ngày làm việc đầu tiên của nhân viên
Trong ngày làm việc đầu tiên, mục tiêu chính là giúp nhân viên xác định tầm nhìn sắc nét và hiểu rõ về mục tiêu, trách nhiệm và cam kết của họ tại doanh nghiệp. Việc giao tiếp và tương tác với đồng nghiệp mới cũng đóng vai trò quan trọng.
Để đảm bảo sự hiệu quả tối đa, lịch trình onboarding cho ngày đầu tiên cần được tổ chức một cách hợp lý và linh hoạt. Dưới đây là một số hoạt động và lịch trình mẫu mà bạn có thể tham khảo và áp dụng trong quy trình onboarding của doanh nghiệp:
Dưới đây là những bước cơ bản mà một doanh nghiệp có thể thực hiện ngay trong quá trình onboarding. Đồng thời, bạn cũng có thể linh hoạt điều chỉnh lịch trình này, miễn là các hoạt động sau được thực hiện:
Cung cấp và hướng dẫn sử dụng các tài liệu nội bộ: bao gồm mẫu hồ sơ tuyển dụng, các quy chế về lương thưởng, sơ đồ quy trình công việc, tài liệu hướng dẫn sử dụng các phần mềm quản lý và điều hành.
Thiết lập tài khoản và cung cấp truy cập vào các công cụ làm việc của doanh nghiệp cho nhân viên mới.
Giúp nhân viên hiểu rõ tầm nhìn, sứ mệnh và giá trị cốt lõi của doanh nghiệp, cũng như nguyên tắc làm việc và ứng xử phù hợp.
Xác định và thiết lập KPI, kế hoạch công việc, OKRs cho nhân viên.
Ngoài ra, vì ngày đầu tiên làm việc là cơ hội quan trọng để tạo ấn tượng tốt, hãy kết hợp những trò chơi vui nhộn để giúp nhân viên cảm nhận được bầu không khí tích cực và văn hóa doanh nghiệp:
Trò chơi “Truy Tìm Chữ Ký”: Cung cấp danh sách tên các đồng nghiệp để nhân viên mới tìm và xin chữ ký. Người có số lượng chữ ký nhiều nhất sẽ chiến thắng, giúp nhân viên tạo mối quan hệ với đồng nghiệp cũ, tạo tiền đề cho việc làm việc sau này.
Trò chơi “Nhìn Hình Đoán Tên”: Cung cấp hình ảnh và tên của đồng nghiệp, người đoán đúng nhiều nhất sẽ nhận phần thưởng. Mục tiêu của trò chơi này là thúc đẩy tương tác giữa nhân viên mới, xây dựng tinh thần làm việc nhóm và giao lưu từ ngày đầu tiên.
Sau khi nhân viên đã vào làm việc
Để đảm bảo hiệu quả công việc ngay từ những ngày đầu làm việc, doanh nghiệp có thể xem xét việc sử dụng “on-the-job training” – hình thức đào tạo dựa trên công việc thực tế, nhằm cân nhắc giữa việc truyền đạt thông tin và việc thực hành.
Một giải pháp tốt có thể là thiết lập chương trình mentorship hoặc người hướng dẫn cho nhân viên mới trong doanh nghiệp. Việc này giúp họ nhanh chóng thích nghi với môi trường làm việc và học hỏi từ những người có kinh nghiệm. Có thể sắp xếp một nhân viên có kinh nghiệm cùng với nhân viên mới hoặc tạo một nhóm nhỏ giúp trả lời những câu hỏi từ người mới.
Đừng bỏ qua việc đưa nhiệm vụ đào tạo vào quy trình onboarding. Khi nhân viên làm việc từ 1 đến 3 tháng, bộ phận nhân sự cần tiếp tục liên lạc để đảm bảo họ hài lòng và gắn bó với công việc. Hãy theo dõi hoạt động của họ và cung cấp đánh giá về hiệu suất làm việc trong thời gian đầu. Điều này thường được nhân viên đánh giá cao, giúp họ có động lực để hoàn thiện công việc.
Đánh giá nhân viên mới sau 6 tháng là quan trọng để xem họ có phù hợp lâu dài với doanh nghiệp hay không. Nếu họ tiếp tục ở lại, hãy tiếp tục hỗ trợ họ trong việc thăng tiến. Nếu họ rời đi, hãy thảo luận với họ về lý do. Đôi khi, việc họ không phù hợp có thể do quá trình onboard không hiệu quả, và việc trao đổi này có thể giúp tối ưu hoá quy trình onboarding trong tương lai.
Lời khuyên cho bạn khi triển khai quy trình onboarding nhân viên mới: Dùng công nghệ để đảm bảo mọi thứ “chạy” trơn tru
Theo một khảo sát từ Gallup, có tới 88% nhân viên cảm thấy không hài lòng với quá trình onboarding khi họ mới bắt đầu công việc. Điều này là đáng tiếc bởi doanh nghiệp thường tập trung mạnh mẽ vào quá trình tuyển dụng và giữ chân nhân tài, nhưng ít chú trọng đến trải nghiệm của nhân viên khi họ chính thức gia nhập tổ chức.
Dưới đây là một số lưu ý khi xây dựng quy trình Onboarding
Tạm kết
Có một “insight” khá thú vị là bất kỳ nhân viên mới trong giai đoạn đầu gia nhập tổ chức đều
muốn tận tâm cống hiến. Thế nhưng trong rất nhiều trường hợp, nhân sự mới không nắm được đầy đủ hoặc nắm bắt không chính xác các quy định, nguyên tắc làm việc của công ty dẫn đến những trải nghiệm thiếu tích cực. Nhiệm vụ của phòng Nhân sự lúc này là cần đảm bảo nhân viên mới sẽ được đón chào và hòa nhập nhanh nhất vào ngày hôm sau, góp phần gắn kết nhân sự và thúc đẩy văn hóa doanh nghiệp tích cực.
Song hành với việc xây dựng quy trình Onboarding khoa học, thì việc lựa chọn ra những ứng viên có hiệu suất tốt đóng vai trò rất quan trọng. Hệ thống quản trị tuyển dụng Applicant Tracking System, với sự cộng hưởng về sức mạnh của tự động hóa, xử lý dữ liệu, cùng khả năng kết nối-cộng tác sẽ giúp doanh nghiệp có thể tìm ra những ứng viên có hiệu suất tốt trong quá trình làm việc.
Để nhận tư vấn 1-1 và tham gia demo trải nghiệm tính năng các phần mềm quản trị tuyển dụng của iVIEC, bạn có thể ĐĂNG KÝ TẠI ĐÂY.