BÁng 2: Trang thiết bá t¿i phòng Hành chính tổng hợp .............................................. 42 Show MĀC LĀCLàI CAM ĐOANLàI CÀM ¡NCH£¡NG 3. GIÀI PHÁP NÂNG CAO HIàU QUÀ CÔNG TÁC Tâ
**Mâ ĐÄU
Lưu trữ Việt Nam, (số 3), tr-27, 2013. - Các công trình nghiên cāu về các nghiệp vụ văn phòng Giáo trình: Quản trị văn phòng , nm 2003, Trưßng Trung học Lưu trữ và Nghiệp vÿ vn phòng I, cāa tác giÁ Nghiêm Hồng Kỳ, Trần Như Nghiêm. Giáo trình: Quản trị văn phòng , nm 2015, Nhà xuất bÁn Đ¿i học Quốc gia thành phố Hồ Chí Minh cāa tác giÁ Nghiêm Hồng Kỳ. Giáo trình : Mấy vấn đề về công tác văn phòng, văn th° và l°u trữ trong thời kỳ đổi mới , nm 2003, Nhà xuất bÁn Chính trá Quốc gia cāa tác giÁ Nghiêm Hồng Kỳ. Một số các đề tài nghiên cāu khoa học cÿa sinh viên Tr°ờng Đại học Nội vụ Hà Nội : Đề tài <Mô hình tổ chāc và hoạt động cÿa Văn phòng Liên hiệp các Hội khoa học và kỹ thuật Việt Nam= do sinh viên Ngô Thá Diên – Lớp 1205QTVB làm chā nhiệm đề tài. Đề tài < Công tác quản trị văn phòng tại Công ty Cổ phần Công nghệ L°u trữ - Số hóa tài liệu HT = do sinh viên Nguyễn Thá Ngọc Anh – Lớp 1205QTVD làm chā nhiệm đề tài Đề tài < Nâng cao hiệu quả công tác văn phòng tại Trung tâm văn hóa thể thao quận Thanh Khê, thành phố Đà Nẵng = do sinh viên Lê BÁo Trân – Lớp 1405QTVD làm chā nhiệm đề tài Đề tài < Hiện đại hóa công tác văn phòng tại Văn phòng Bộ LĐTB và XH = do sinh viên Ngô Thá Diên – Lớp 1205QTVB làm chā nhiệm đề tài Hầu hết các đề tài này đã cung cấp cơ sá lý luận về vn phòng, vai trò quan trọng cāa công tác tổ chăc quÁn lý vn phòng. Tuy nhiên đến nay chưa có công trình nào nghiên cău về công tác tổ chăc và quÁn lý vn phòng t¿i vn phòng công chăng Thng long. Do vậy đề tài khóa luận này không mang tính trùng lÁp. 5. Đß i t¤ÿng và ph¿m vi nghiên cąu căa đÁ tài Đßi t¤ÿng nghiên cąu : Công tác tổ chăc và quÁn lý vn phòng t¿i Vn phòng Công chăng Thng Long, thành phố Hà Nội Ph¿m vi nghiên cąu : - Không gian: Vn phòng Công chăng Thng Long – Hà Nội - Thßi gian: từ nm 2016- 6. GiÁ thuy¿t nghiên cąu Trong bối cÁnh còn nhiều cơ hội và thách thăc, đăng trước sự c¿nh tranh gay gắt giữa các tổ chăc công chăng, nếu vn phòng công chăng Thng Long tổ chăc và quÁn lý vn phòng một cách khoa học sẽ góp phần nâng cao hiệu quÁ ho¿t động, tng khÁ nng c¿nh tranh và thích nghi cao trước những biến động cāa xã hội. Bên c¿nh đó hoàn thành tốt nhiệm vÿ mà nhà nước āy nhiệm đó là cung cấp dách vÿ công, bÁo đÁm an toàn pháp lý cho các bên tham gia hợp đồng giao dách; phòng ngừa tranh chấp; bÁo vệ quyền và lợi ích hợp pháp cāa cá nhân, tổ chăc; ổn đánh và phát triển kinh tế - xã hội. 7. Ph¤¢ng pháp nghiên cąu Khóa luận sử dÿng những phương pháp nghiên cău chung cāa khoa học như: phương pháp duy vật biện chăng, duy vật lách sử; phương pháp phân tích tổng hợp, phương pháp quan sát và ghi chép, phương pháp thu thập và xử lý thông tin, phương pháp hệ thống hòa tài liệu. - Phương pháp phân tích – tổng hợp: nghiên cău các tài liệu, sách báo, t¿p chí chuyên ngành lĩnh vực công chăng, các báo cáo tổng hợp cāa vn phòng công chăng. Trên cơ sá đó có cái nhìn khái quát về thực tiễn công tác tổ chăc và quÁn lý t¿i vn phòng Công chăng Thng Long, so sánh với hệ thống lý luận để chß ra những ưu điểm, nhượ c điểm và đề ra các giÁi pháp phù hợp. - Phương pháp quan sát và ghi chép: khÁo sát thực tế t¿i Vn phòng Công chăng Thng Long để nắm được cách thăc tổ chăc và quÁn lý á đây, ghi chép l¿i những ưu nhược điểm, những bất cập còn tồn t¿i. - Phương pháp thu thập và xử lý thông tin: phương pháp này giúp chúng tôi có thêm kiến thăc sâu rộng về lĩnh vực nghiên cău, làm rõ các vấn đề nêu trong bài tiểu luận, tránh trùng lÁp. - Phương pháp hệ thống hóa tài liệu để có một cách nhìn tổng quan nhất về công tác tổ chăc và quÁn lý t¿i vn phòng công chăng Thng Long 8. Đóng góp mßi căa đÁ tài - Ý nghĩa lý luận: Bài khóa luận này giúp cho sinh viên có thể hiểu được tầm quan trọng trong công tác tổ chăc và quÁn lý vn phòng doanh nghiệp nói chung và cāa Vn phòng Công chăng Thng Long nói riêng. Từ đó làm cơ sá cho nhận thăc vấn đề, có cn că vững chắc cho chuyên môn nghiệp vÿ sau này khi làm việc. Bài khóa luận này là nguồn cung cấp thông tin, nguồn tài liệu tham khÁo cho các đề tài nghiên cău sau này. - Ý nghĩa thực tiễn: Đối với văn phòng công chāng : Bài khóa luận này giúp cho Vn phòng Công chăng Thng Long thấy được tầm quan trọng cāa công tác tổ chăc và quÁn lý vn phòng một cách khoa học sẽ thúc đẩy việc triển khai hiệu quÁ các nhiệm vÿ chuyên môn cāa vn phòng, góp phần không nhỏ trong việc xây dựng giá trá thương hiệu cāa vn phòng công chăng. Đối với cá nhân: Bài khóa luận này giúp chúng tôi nhận thăc sâu sắc hơn về công tác tổ chăc và quÁn lý vn trong việc áp dÿng vào thực tiễn công việc, cÿ thể là việc tổ chăc và quÁn lý sao cho khoa học nhất để đÁm bÁo cho ho¿t động cāa vn phòng một cách hợp lý và có hiệu quÁ. 9. Bß cāc đÁ tài Ngoài phần má đầu và phần kết luận, danh mÿc tài liệu tham khÁo, phÿ lÿc đề tài khóa luận có cấu trúc 3 chương: Ch°¡ng 1: C¡ sở lý luận về văn phòng và công tác tổ chāc và quản lý văn phòng. Ch°¡ng 2: Thực trạng công tác tổ chāc và quản lý văn phòng tại văn phòng công chāng Thăng Long. Ch°¡ng 3: Giải pháp nâng cao hiệu quả công tác tổ chāc và quản lý văn phòng tại Văn phòng Công chāng Thăng Long. CH£¡NG 1C¡ Sâ LÝ LU¾N VÀ VN PHÕNG VÀ CÔNG TÁC Tâ CHĄC VÀ QUÀN LÝ VN PHÕNG 1. Mßt sß khái niám c¢ bÁn1.1. Khái niám vn phòng à bất kì một cơ quan, đơn vá nào, để phÿc vÿ cho công tác lãnh đ¿o, quÁn lý cjng cần phÁi có một bộ phận chuyên lo công tác thu thập xử lý, cung cấp truyền đ¿t thông tin (bên ngoài và nội bộ), trợ giúp cho công tác quÁn lý điều hành cāa ban lãnh đ¿o, bÁo đÁm các điều kiện vật chất cần thiết cho ho¿t động cāa cơ quan, đơn vá, bộ phận đó được gọi là vn phòng. Khái niệm vn phòng có rất nhiều cách hiểu khác nhau. Trong các từ điển Tiếng Việt phổ thông, khái niệm vn phòng thưßng được giÁi thích là <bộ phận phụ trách công việc giấy tờ, hành chính trong một c¡ quan= 1 Theo nghĩa hẹp , vn phòng được hiểu là trÿ sá, đáa điểm làm việc, là nơi giao tiếp đối nội và đối ngo¿i cāa một cơ quan, tổ chăc hoÁc một nhà chăc trách nhất đánh. Theo nghĩa rộng , vn phòng là bộ máy giúp việc được lập ra để thực hiện chăc nng giúp các cấp lãnh đ¿o trong việc tổ chăc và điều hành các ho¿t động chung trong cơ quan, tổ chăc và là trung tâm xử lý thông tin phÿc vÿ sự chß đ¿o, điều hành mọi mÁt công tác cāa ngưßi lãnh đ¿o. Ngoài ra còn có thể hiểu vn phòng theo các cách tiếp cận sau:
1 Hoàng Phê, (2000), Từ điển tiếng việt ,, Viện ngôn ngữ học,NXB Hà Nội – Đà N¿ng, tr. 2 Nguyễn Thành Độ, (2012), Giáo trình quản trị văn phòng , NXB Đ¿i học Kinh tế Quốc dân, tr. đó cjng có những cách diễn đ¿t khác nhau về khái niệm này. Trong đó có một khái niệm với tầm khái quát cao, được nhiều nhà nghiên cău về quÁn trá vn phòng cjng như những ngưßi làm công tác vn phòng thừa nhận: <Văn phòng là bộ máy điều hành tổng hợp cÿa một c¡ quan, doanh nghiệp; là n¡i giao tiếp thu nhận và xử lý thông tin nhằm phục vụ cho lãnh đạo, quản lý; là n¡i đảm bảo điều kiện vật chất cho hoạt động cÿa c¡ quan, tổ chāc= 3. Từ những khái niệm vn phòng được nêu á trên, trong đề tài này tôi tiếp cận theo hướng là vn phòng doanh nghiệp. Vn phòng doanh nghiệp là bộ phận trực thuộc cơ cấu tổ chăc cāa doanh nghiệp có trách nhiệm thu thập, xử lý và tổng hợp thông tin phÿc vÿ cho ho¿t động điều hành cāa nhà quÁn lý, giúp nhà quÁn lý điều hành công việc đồng thßi đÁm bÁo các điều kiện vật chất, kỹ thuật cho ho¿t động chung cāa toàn doanh nghiệp đó. 1.1. Khái niám vÁ tã chąc vn phòng <Tổ chăc= là một thuật ngữ được sử dÿng khá phổ biến. Nguyên nghĩa cāa "tổ chăc" <organon= theo tiếng Hy l¿p là để chß một cơ quan nào đó cāa cơ thể ngưßi, có chăc nng nhất đánh, là kết cấu tự nhiên trong chßnh thể ngưßi. Theo sự tiến bộ cāa xã hội, khái niệm tổ chăc được má rộng và được đưa vào trong đßi sống xã hội. Tổ chăc được ghép vào lĩnh vực xã hội, coi <tổ chāc là một tổ hợp xã hội, một tập thể gồm những con ng°ời hợp lại với nhau để thực hiện một mục tiêu nào đó= 4. Từ điển Bách khoa Việt Nam đánh nghĩa: tổ chăc là <hình thăc tập hợp, liên kết các thành viên trong xã hội (cá nhân, tập thể) nhằm đáp ăng yêu cầu, nguyện vọng, lợi ích cāa các thành viên, cùng nhau hành động vì mÿc tiêu chung= 5. Tuy nhiên, cần phÁi nhìn nhận rõ đÁc trưng mang tính phổ biến cāa "tổ chăc" là việc tập hợp, kết hợp, liên kết l¿i bao giß cjng theo hình thăc cơ cấu và quy luật vận động đã đánh hình. Qua đó giúp cho <một hệ thống gồm nhiều phân hệ, có những mối quan hệ hữu c¡ hợp lý, rõ ràng, hợp tác và phối hợp chặt chẽ, tác động lẫn nhau trong một tổng thể, phát sinh một lực tổng hợp tác động cùng chiều lên một đối t°ợng nhằm đạt những mục tiêu chung đã định= 6. Do vậy, Chúng ta có thể đi đến một cách hiểu thống nhất về Tổ chăc như sau: Tổ chăc là sự tập hợp những sự vật, con ngưßi thành nhóm theo những cơ cấu và quy luật vận động nhất đánh vì tính chßnh thể, tính hướng đích trong bÁn thân nhóm đó 3 Đào Xuân Chúc, < văn phòng và quản trị văn phòng – Lý luận và thực tiễn =, Kỷ yếu thội thÁo khoa học <QuÁn trá vn phòng-Lý luận và thực tiễn=, do Trưßng Đ¿i học Khoa học xã hội và Nhân vn, Đ¿i học Quốc gia Hà Nội t 4 ổ chăc ngày 17/12/2004, tr. TS. Dương Quang Trung, Đề tài: < Một số vấn đề c¡ bản cÿa khoa học tổ chāc nhà n°ớc và tổ chāc hành chính nhà n°ớ 5 c =, Hà Nội, 2005, Tr5. 6 Từ điển Bách khoa Việt Nam, (2005), Tập 4. NXB Từ điển Bách khoa. Tr455. Từ điển Pháp - Việt, Pháp luật – Hành chính. NXB Thế Giới 1992. Tr 208. cjng như trong quan hệ cāa nhóm với những nhóm khác, chßnh thế khác. Từ các phân tích, dẫn giÁi nêu trên về khái niệm tổ chăc chúng ta có thể hiểu tổ chăc vn phòng là quá trình sắp xếp và bố trí các công việc, giao quyền h¿n và phân phối các nguồn lực cāa tổ chăc sao cho chúng đóng góp một cách tích cực và có hiệu quÁ vào mÿc tiêu chung cāa doanh nghiệp. 1.1. Khái niám vÁ quÁn lý vn phòng QuÁn lý là một d¿ng ho¿t động đÁc biệt quan trọng cāa con ngưßi. QuÁn lý chăa đựng nội dung rộng lớn, đa d¿ng phăc t¿p và luôn vận động, biến đổi, phát triển. Vì vậy, khi nhận thăc về quÁn lý, có nhiều cách tiếp cận và quan niệm khác nhau. - Cách đánh nghĩa thă nhất: F Taylor (1856-1915) là một trong những ngưßi đầu tiên khai sinh ra khoa học quÁn lý và là <ông tổ= cāa trưßng phái <quÁn lý theo khoa học=, tiếp cận quÁn lý dưới góc độ kinh tế - kỹ thuật đã cho rằng: <Quản lý là hoàn thành công việc cÿa ng°ời chỉ huy thông qua ng°ời khác và biết đ°ợc một cách chính xác họ đã hoàn thành công việc tốt nhất và rõ nhất= 7 Cách đánh nghĩa thă hai, coi trọng tính hệ thống công việc trong tổ chăc. Tiêu biểu là đánh nghĩa cāa H. Fayol (1886-1925) là ngưßi đầu tiên tiếp cận quÁn lý theo quy trình ,là ngưßi có tầm Ánh hưáng to lớn trong lách sử tư tưáng quÁn lý từ thßi kỳ cận - hiện đ¿i tới nay và được phát triển bái J. Stoner và S. Robbins: < Quản lý là tiến trình bao gồm việc hoạch định, tổ chāc và kiểm tra các hoạt động cÿa các thành viên trong tổ chāc và việc sử dụng tất cả các nguồn lực khác nhau cÿa tổ chāc nhằm đạt đ°ợc mục tiêu đã đề ra= 8. Cách đánh nghĩa thă ba nhấn m¿nh đến phương pháp kĩ thuật quÁn lý tác động vào con ngưßi, điển hình là M Follet (1868-1933) tiếp cận quÁn lý dưới góc độ quan hệ con ngưßi, khi nhấn m¿nh tới nhân tố nghệ thuật trong quÁn lý đã cho rằng: <Quản lý là nghệ thuật đạt đ°ợc mục tiêu thông qua ng°ời khác= 9 à Việt Nam, cjng có rất nhiều tác giÁ đưa ra các khái niệm quÁn lý khác nhau như: - Vj Djng đưa ra khái niệm: <Quản lý là sự tác động có định h°ớng, có mục đích, có kế hoạch và có hệ thống thông tin cÿa chÿ thể đến khách thể cÿa nó=. 10 - Theo Nguyễn Quốc Chí và Nguyễn Thá Mỹ Lộc cho rằng: <Hoạt động quản lý là tác động có định h°ớng, có chÿ đích cÿa chÿ thể quản lý (ng°ời quản lý) đến khách thể quản lý (ng°ời bị quản lý) trong một tổ chāc nhằm làm cho tổ chāc vận hành và đạt mục đích cÿa tổ chāc= 11_._ 7 8 Phan Huy Đưßng (2017), Giáo trình Khoa học quản lý , NXB Đ¿i học Quốc gia Hà Nội, Tr. 9 Phan Huy Đưßng (2017), Giáo trình Khoa học quản lý , NXB Đ¿i học Quốc gia Hà Nội, tr. 10 Phan Huy Đưßng, (2017), Giáo trình Kho học quản lý , NXB Đ¿i học Quốc gia Hà Nội, tr. 11 Vj Djng, (2011), Giáo trình Tâm lý học quản lý , NXB Đ¿i học sư ph¿m, tr. Nguyễn Quốc Chí và Nguyễn Thá Mỹ Lộc (2012), Đại c°¡ng khoa học quản lý , NXB Đ¿i học giáo dÿc, Đ¿i học quốc gia Hà Nội, tr. Kế thừa những nhân tố hợp lý cāa các tiếp cận và quan niệm về quÁn lý trong lách sử tư tưáng quÁn lý cho đến nay, có thể tổng hợp và rút ra đánh nghĩa về quÁn lý như sau: Quản lý là tác động có ý thāc, bằng quyền lực, theo quy trình cÿa chÿ thể quản lý tới đối t°ợng quản lý để phối hợp các nguồn lực nhằm thực hiện mục tiêu cÿa tổ chāc trong điều kiện môi tr°ờng biến đổi. Từ đánh nghĩa này, có thể thấy rằng:
1. Nßi dung công tác tã chąc và quÁn lý vn phòng1.2. Tã chąc bß máy vn phòng Tổ chăc bộ máy vn phòng là việc phân chia hệ thống quÁn lý thành các bộ phận và xác đánh các mối quan hệ giữa chúng với nhau tăc là chúng ta xác đánh chăc nng, quyền h¿n, nhiệm vÿ cāa các bộ phận trong bộ máy vn phòng và lựa chọn, bố trí cán bộ vào các cương vá phÿ trách các bộ phận đó. Bộ máy vn phòng là tổng hợp các bộ phận khác nhau cāa vn phòng bố trí để đÁm nhận những nhiệm vÿ cāa công tác vn phòng. Các bước xây dựng bộ máy vn phòng cÿ thể như sau: B°ớc 1: xác định chāc năng nhiệm vụ Chăc nng có thể được hiểu là những khÁ nng, nng lực cāa một chăc vÿ, vá trí hay bộ phận được t¿o ra để thực thi một mÿc đích nào đó cāa tổ chăc. Thông thưßng, một tổ chăc có hai lo¿i chăc nng: chăc nng nghiệp vÿ và chăc nng quÁn trá. Chăc nng quÁn trá là chăc nng ho¿ch đánh, tham mưu và giám sát nhằm quÁn trá công việc cāa tổ chăc. Trong thực tế, chăc nng được cÿ thể hóa bằng các nhiệm vÿ. Để xác đánh nhiệm vÿ, ngưßi ta sẽ đÁt câu hỏi: chăc nng đó cÿ thể là làm những nhiệm vÿ gì? Thí dÿ một trong những chăc nng cāa bộ phận nhân sự là tuyển dÿng nhân viên đáp ăng nhu cầu lao động cho doanh nghiệp. Chăc nng này được cÿ thể hóa bằng các nhiệm vÿ: thống kê tình hình sử dÿng và biến động nhân sự; đánh giá nng lực nhân sự; xây dựng kế ho¿ch tuyển dÿng; tuyển dÿng; đánh giá nhân sự sau tuyển dÿng. B¤ßc 2: xác l¿p các quy trình thăc hián các nghiáp vā vn phòng Sau khi đã xác đánh được các nhiệm vÿ phÁi thực hiện, cần xác đánh quy trình tiến hành nhiệm vÿ đó ra sao. Để xây dựng các quy trình, ngưßi ta thưßng dùng công cÿ 4W1H (what-who-when-where-how) và được diễn tÁ bằng một lưu đồ (flow chart). Nghĩa là cần xác đánh các bước thực hiện theo thă tự: việc gì (what), ai thực hiện (who), thă tự và thßi gian giÁi quyết (when), đáa điểm thực hiện (where), cách thăc tiến hành (how). Quy trình có mÿc đích rõ ràng giúp mọi ngưßi trong tổ chăc hiểu và thống nhất một cách làm. Đồng thßi, nó cjng là công cÿ giám sát và chẩn đoán ho¿t động cāa tổ chăc có đồng bộ hay không. B¤ßc 3: l¿p s¢ đá tã chąc và đánh biên nhân să Khi đã hình dung rõ vn phòng có những chăc nng gì và được cÿ thể hóa bằng các nhiệm vÿ gì thì tùy tình hình thực tế, có thể gom các nhiệm vÿ đó l¿i thành từng nhóm có mối liên quan với nhau về con ngưßi, nghiệp vÿ chuyên môn... để hình thành một sơ đồ tổ chăc hay còn gọi là bộ máy. Khi thiết kế sơ đồ, cần lưu ý bộ máy phÁi đÁm bÁo chuyển tÁi thông tin thông suốt, không bá sai lệch giữa các cấp. Do vậy, sơ đồ càng có nhiều cấp thì nguy cơ sai lệch hoÁc tắc nghẽn thông tin càng cao. Ngoài ra, cần chú ý xác đánh tầm h¿n quÁn trá cho phù hợp. Tầm quÁn trá là khÁ nng quán xuyến hoÁc quÁn lý hệ thống cāa ngưßi quÁn lý. Công việc đơn giÁn thì tầm quÁn trá rộng; càng phăc t¿p thì càng phÁi hẹp. Sau khi xác đánh được mô hình tổ chăc, tùy theo khối lượng công việc và tính chất nghiệp vÿ đòi hỏi mà xác đánh cần bao nhiêu ngưßi và trình độ ra sao. B¤ßc 4: xác đánh bÁng mô tÁ công viác cho từng vá trí Sơ đồ đã được đánh biên và quy trình nghiệp vÿ được xác đánh á bước 2 sẽ giúp xác đánh yêu cầu về trình độ hiểu biết, kỹ nng nghiệp vÿ, trách nhiệm xử lý những lo¿i nghiệp vÿ nào cāa từng vá trí và cÁ việc phÁi báo cáo cho ai. Đây là cơ sá để hình thành bÁng mô tÁ công việc cho từng vá trí. B¤ßc 5: bß trí nhân să Có sơ đồ tổ chăc, có bÁng mô tÁ công việc, có hồ sơ nhân sự, vấn đề còn l¿i là xác đánh nhân sự hiện t¿i có đÁm đương được vá trí này hay không. Để làm được điều này, cần tiến hành đánh giá sự phù hợp. Nếu phù hợp trên 70% thì có thể bố trí vào vá trí đó và lên kế ho¿ch bồi dưỡng, đào t¿o bổ sung. Nếu dưới 70% thì nên bố trí sang vá trí khác và thay ngưßi khác. Ngoài ra, nếu công việc chß mang tính thßi vÿ, ngắn h¿n hoÁc cần độ chuyên nghiệp cao thì phương án thuê ngoài đôi khi là phương án tối ưu. 1.2. Tã chąc nhân să vn phòng Lực lượng nhân sự trong cơ quan vn phòng được hiểu là tất cÁ những ngưßi tham gia vào ho¿t động cāa vn phòng, bất kể họ làm gì, giữ vá trí hay cương vá gì trong cơ quan vn phòng đó. Nhân sự trong cơ quan vn phòng có vai trò to lớn. Bất kỳ tổ chăc nào cjng cần đến một yếu tố đÁc biệt quan trọng đó là lao động. Lao động vừa là một yếu tố tham gia cấu thành tổ chăc (xét về mÁt cơ cấu tổ chăc), vừa là chā thể trong quá trình ho¿t động cāa cơ quan, đơn vá (xét về đáa vá các yếu tố, mối quan hệ nội t¿i trong tổ chăc). Bái vì, lao động không chß t¿o ra nng lực ho¿t động theo số lượng săc lao động hiện có mà còn chā động sáng t¿o làm cho nng lực ho¿t động được tng cưßng hơn rất nhiều trong những điều kiện, hoàn cÁnh cÿ thể. Do có vai trò quan trọng như vậy nên các cơ quan, đơn vá luôn chú trọng đến công tác tổ chăc nhân sự nói chung, nhân sự cơ quan vn phòng nói riêng. Muốn phát huy được săc m¿nh cāa mỗi nhân sự trong việc thực hiện thắng lợi mÿc tiêu cāa tổ chăc thì cần phÁi xếp đÁt phối hợp các nhân sự theo một trật tự nào đó, việc làm đó gọi là công tác tổ chăc nhân sự trong cơ quan, đơn vá. Từ đó, đã có rất nhiều những quan điểm khác nhau về quÁn trá nhân sự QuÁn trá nhân sự: là một lĩnh vực đÁc biệt quan trọng vì: "Mọi quÁn trá nhân sự suy cho cùng là quÁn trá con ngưßi". Chính vì vậy, mà nội dung cāa quÁn trá nhân sự rất phăc t¿p và liên quan đến nhiều vấn đề. Theo Nguyễn Hữu Thân: "QuÁn trá nhân sự là việc tuyển mộ, tuyển chọn, duy trì, phát triển, sử dÿng, động viên và cung cấp những tiện nghi cho tài nguyên nhân sự thông qua tổ chăc= 12. Theo PGS. PTS Đỗ Hoàng Toàn: "QuÁn trá nhân sự là việc bố trí, sử dÿng những ngưßi lao động, cùng với máy móc, thiết bá, những phương pháp công nghệ, công nghệ sÁn xuất, những nguồn nguyên nhiên liệu một cách có hiệu quÁ nhất trong cơ quan, đơn vá" 13. Theo Trần Kim Dung thì: "QuÁn trá nhân sự chính là chăc nng cán bộ, một trong những chăc nng cơ bÁn cāa quÁn trá nhân sự là đi sâu nghiên cău, khai thác mọi tiềm nng có trong mỗi nhân viên, khuyến khích họ làm việc chā động, sáng t¿o với hiệu suất cao, làm việc tận tâm trung thành với công ty" 14 Từ khái niệm khác nhau chúng ta có thể đưa ra một khái niệm ngắn gọn và đầy đā về quÁn trá nhân sự như sau: "QuÁn trá nhân sự được hiểu là một quá trình tổ chăc 12 13 Nguyễn Hữu Thân (2012 ), Quản trị nhân sự , NXB Thống Kê, Tr. PGS Đỗ Hoàng Toàn, (1994), Trích trong cuốn Những vấn đề c¡ bản cÿa Quản trị kinh doanh , (1994), NXB Khoa h 14 ọc và Kĩ thuật Trích trong cuốn QuÁn trá nhân sự, tác giÁ Trần Thá Kim Dung, NXB Thống Kê. và sử dÿng nguồn lao động trong doanh nghiệp nói chung và đối với vn phòng nói riêng một cách có khoa học, nhằm khai thác có hiệu quÁ nguồn lực nhân sự thông qua phân tích công việc, tuyển dÿng, đào t¿o và phát triển nhân sự, đãi ngộ nhân sự và đánh giá kết quÁ công việc". Trên cơ sá tiến hành tuyển dÿng, phát triển đào t¿o nhân sự thì công tác quÁn trá vn phòng gồm dự thÁo chiến lược, chính sách, thực hiện kế ho¿ch, cung cấp káp thßi chính xác những thông tin, đôn đốc các bộ phận tiến hành thực hiện có hiệu quÁ các quyết đánh cāa lãnh đ¿o, đề xuất, kiểm tra, giám sát toàn bộ ho¿t động cāa cơ quan, đơn vá. Những nội dung c¡ bản cÿa quản trị nhân sự trong văn phòng. Ho¿t động quÁn trá nhân sự có Ánh hưáng lớn đến sự thành b¿i cāa mỗi một cơ quan, đơn vá. Vì thế mà ho¿t động quÁn trá nhân sự trong vn phòng rất phăc t¿p đòi hỏi phÁi có sự quan tâm thích đáng cāa các nhà quÁn trá. Ho¿t động quÁn trá nhân sự bao gồm 5 nội dung chā yếu sau: - Phân tích công viác : Là một quá trình (bao gồm công việc và thā tÿc) nhằm xác đánh các lo¿i công việc phÁi thực hiện, tính chất và đÁc điểm cāa mỗi công việc đó, quyền h¿n, trách nhiệm, kỹ nng thực hiện theo yêu cầu cāa công việc đó là gì? phăc t¿p hay đơn giÁn, chăc trách đÁm đương công việc đó là gì? công việc đó đòi hỏi những kỹ nng gì? mà khi thực hiện công việc cần phÁi có. - TuyÃn dāng nhân să : Là quá trình tìm kiếm, lựa chọn nhân sự để đáp ăng nhu cầu lao động cāa đơn vá về số lượng, chất lượng và cơ cấu tổ chăc trong một thßi kỳ nhất đánh. - Đào tạo và phát triển nhân sự: Đào t¿o và phát triển nhân sự là quá trình giÁng d¿y, hướng dẫn bồi dưỡng, nhằm nâng cao trình độ chuyên môn tay nghề, trình độ hiểu biết và các phẩm chất khác đối với mỗi ngưßi nhân viên trong vn phòng. Mỗi nghiệp vÿ vn phòng đều cần đến lao động có trình độ, chuyên môn vững vàng. Do vậy phÁi có kế ho¿ch đào t¿o cÿ thể giúp cho ngưßi lao động làm quen với công việc, đúng chuyên môn, sá trưßng và thích nghi với công việc được giao. Ho¿t động cāa cơ quan diễn ra thưßng xuyên liên tÿc đòi hỏi các bộ phận hành chính nhân sự phÁi bố trí hợp lý, cân đối với các yếu tố vật chất và giữa các bộ phận. Ngày nay với sự phát triển cāa khoa học kỹ thuật thì yêu cầu và đòi hỏi về ngưßi làm công tác vn phòng ngày càng cao, muốn vậy mỗi cơ quan, đơn vá cần coi trọng và quan tâm chú ý tới vấn đề nhân sự trong công tác vn phòng. - Đãi ng ộ nhân sự Trong vn phòng, đãi ngộ nhân sự quyết đánh sự hng hái hay không cāa ngưßi lao động và qua đó Ánh hưáng tới hiệu quÁ công việc vn phòng. Đãi ngộ nhân sự có thể được thông qua bằng đãi ngộ về vật chất (tiền lương, tiền thưáng, phúc lợi xã hội...), đãi ngộ bằng tinh thần (thoÁ mãn nhu cầu tinh thần cāa con ngưßi như: có niềm vui trong công việc, được tôn trọng và quý trọng, được thng tiến trong công việc, được quan tâm giúp đỡ, khuyến khích mỗi khi gÁp khó khn hoÁc có sự rāi ro xÁy ra đối với bÁn thân và gia đình họ). - Đánh giá kết quả thực hiện công việc : Trước công việc được giao, Lãnh đ¿o vn phòng cần đánh giá đúng mực, trung thực công bằng những thành tích mà ngưßi lao động đ¿t được, động viên khuyến khích káp thßi, đồng thßi rút ra những tồn t¿i yéu kém để họ có thể tiếp thu và rút ra kinh nghiệm làm tốt hơn. 1.2. Tã chąc mua sắm trang thi¿t bá và ąng dāng CNTT 1.2.3. Tổ chāc mua sắm trang thiết bịTrang thiết bá vn phòng là những công cÿ, dÿng cÿ, phương tiện phÿc vÿ trực tiếp cho công việc cāa cán bộ, nhân viên trong cơ quan, đơn vá. Hay nói cách khác trang thiết bá vn phòng là yếu tố vật chất cần thiết cho ho¿t động vn phòng. Tùy theo măc độ phát triển cāa nền kinh tế và nhu cầu thực tiễn cāa công tác vn phòng mà ngưßi ta trang bá những máy móc, đồ dùng cần thiết. Vn phòng là nơi tập hợp mọi nhu cầu về trang thiết bá, phương tiện làm việc từ các bộ phận, phòng ban. Vn phòng là đơn vá rà soát, chā trì việc mua sắm, quÁn lý trang thiết bá cāa cơ quan, đơn vá. Tuy nhiên t¿i một số doanh nghiệp có bộ phận chuyên môn quÁn lý sẽ có nhiệm vÿ tham gia phối hợp mua sắm trang thiết bá có giá trá lớn hoÁc kỹ thuật phăc t¿p Trang thiết bá vn phòng: bao gồm máy vi tính, máy in, máy scan, máy photocopy, máy fax, máy chiếu, máy hāy hồ sơ, máy ghi âm ghi hình, thiết bá hội nghá, thiết bá dân dÿng điều hoà, tā l¿nh, ti vi và các lo¿i công cÿ, dÿng cÿ, vn phòng phẩm, tài sÁn cố đánh như ô tô& phÿc vÿ cho sinh ho¿t, điều kiện làm việc trong quá trình ho¿t động cāa cơ quan, đơn vá. Tổ chăc mua sắm và quÁn lý trang thiết bá vn phòng cần phÁi xác đánh nhu cầu mua sắm trang thiết bá; phê duyệt kế ho¿ch mua sắm; đánh giá, chọn lựa nhà cung cấp; ký hợp hợp đồng mua tài sÁn, làm thā tÿc thanh toán; kiểm tra, nhận hàng và bàn giao cho đơn vá sử dÿng; Trong quá trình sử dÿng cần phÁi sử dÿng đúng cách, đúng mÿc đích và bÁo dưỡng đánh kì các máy móc thiết bá: lập bÁng danh mÿc các thiết bá; lập kế ho¿ch bÁo dưỡng máy móc thiết bá; duyệt kế ho¿ch tiến hành bÁo dưỡng, sửa chữa; nghiệm thu thiết bá; lập biên bÁn nghiệm thu đưa thiết bá đi vào ho¿t động. Đối với trưßng hợp khi máy móc thiết bá xÁy ra sự cố, cần phÁi kiểm tra và tiến hành lập biên bÁn đánh giá măc độ hỏng hóc, sau đó làm công vn đề xuất sửa chữa hoÁc mua mới thay thế káp thßi bÁo đÁm tiến độ công việc cāa các phòng ban. Cần kiểm kê tài sÁn đánh kì hàng nm. Đối với các thiết bá đã cj, hỏng hoÁc không còn phù hợp với điều kiện và ho¿t động cāa cơ quan, đơn vá, cần phÁi lập kế ho¿ch thanh lý trình lãnh đ¿o vn phòng xét duyệt. 1.2.3. Āng dụng công nghệ thông tin vào hoạt động văn phòngVn phòng thực hiện chăc nng thông tin thông qua hàng lo¿t các ho¿t động như tìm kiếm thông tin, tiếp nhận, xử lý thông tin (bao gồm phân tích, so sánh, hệ thống hóa, tổng hợp&); cung cấp thông tin cho các cấp lãnh đ¿o để ban hành các quyết đánh quÁn lý; phổ biến thông tin và lưu giữ thông tin. Hệ thống thông tin là hệ thống sử dÿng nguồn lực con ngưßi và công nghệ thông tin để tiếp nhận các nguồn dữ liệu như yếu tố đầu vào và xử lý chúng thành các sÁn phẩm thông tin là các yếu tố đầu ra. Ăng dÿng công nghệ thông tin trong công tác vn phòng (Information Technology) là việc con ngưßi sử dÿng máy tính và phần mềm máy tính để chuyển đổi, lưu trữ, bÁo vệ, xử lý, truyền, thu thập thông tin và cung cấp giÁi pháp xử lý thông tin trên nền công nghệ để thực hiện công tác vn phòng một cách phù hợp và tối ưu nhất, nhằm nâng cao hiệu quÁ công việc, hoàn thành tốt nhất các nhiệm vÿ được giao cāa vn phòng. Ngày nay với sự phát triện cāa CNTT thì việc thực hiện những công việc thu thập và xử lý thông tin cāa vn phòng trá nên nhanh chóng, hiệu quÁ hơn rất nhiều. CNTT đã góp phần giÁi phóng cho cán bộ, nhân viên vn phòng giÁm bớt nhiều thao tác mang tính sự vÿ để có thể tập trung cho những nhiệm vÿ quan trọng khá, giúp ho¿t động quÁn lý và điều hành vn phòng đ¿t hiệu quÁ cao hơn. Đà ąng dāng CNTT trong công tác vn phòng yêu cÅu: Vấn đề nhân lực : cần phÁi có đội ngj cán bộ nhân viên vn phòng có trình độ tin học cao, sử dÿng thông th¿o máy vi tính và các phần mềm ăng dÿng cùng những kiến thăc cơ bÁn về m¿ng máy tính, internet vv&. Vấn đề trang thiết bị tin học : cần phÁi trang bá hệ thống trang thiết bá tin học như máy ví tính, máy in, máy scan& có kết nối m¿ng Internet và hệ thống cơ sá h¿ tầng m¿ng bao gồm đưßng truyền, server, các thiết bá m¿ng. Vấn đề xây dựng và sử dụng phần mềm máy tính : xây dựng phần mềm chuyên biệt để giÁi quyết các nhiệm vÿ cÿ thể do công tác vn phòng đÁt ra. Các phần mềm phÁi tích hợp để sử dÿng chung một đầu mối truy cập qua <Cổng thông tin điện tử=; và có kế ho¿ch bÁo mật dữ liệu, thưßng xuyên bÁo trì, nâng cấp phần mềm cho phù hợp với nhu cầu công việc thực tế. Ăng dÿng công nghệ thông tin là giÁi pháp hỗ trợ đắc lực cho công tác vn phòng, giúp xử lý lượng lớn thông tin một cách hiệu quÁ, káp thßin phòng ăng dÿng công nghệ thông tin trong công tác tham mưu bằng việc thực hiện theo dõi các chương trình công tác, sắp xếp lách làm việc thông qua các phần mềm theo dõi công việc, phần mềm nhắc nhá.. công tác hành chính, tổ chăc, ăng dÿng công nghệ thông tin đÁm bÁo quÁn lý chÁt chẽ hồ sơ, tài liệu; sử dÿng biểu mẫu vn bÁn có s¿n tiết kiệm được chi phí phát hành và thßi gian triển khai công tác quÁn trá, tài vÿ: ăng dÿng công nghệ thông tin trong việc quÁn lý cá sá vật chất kỹ thuật một cách khoa học, thuận lợi cho việc kiểm tra, kiểm soát tài sÁn cơ quan, doanh nghiệp trách thất thoát. Ăng dÿng CNTT trong công tác vn phòng trước hết giúp cho công việc vn phòng được giÁi quyết nhanh chóng, chính xác, hiệu quÁ và tiết kiệm. Ăng dÿng công nghệ thông tin trong công tác vn phòng là sự cần thiết, tất yếu trong ho¿t động tổ chăc và quÁn lý vn phòng. 1.2. Tã chąc thăc hián các nghiáp vā vn phòng Các nghiệp vÿ vn phòng cần được xây dựng với quy trình chÁt chẽ, khoa học kết hợp trang thiết bá vn phòng hiện đ¿i để thúc đẩy ho¿t động vn phòng được vận hành trôi chÁy, thông suốt và hiệu quÁ. Các nghiệp vÿ vn phòng bao gồm: - Tổ chăc công tác thông tin phÿc vÿ lãnh đ¿o, quÁn lý cơ quan tổ chăc - Tổ chăc và quÁn lý công tác hội họp - Tổ chăc các chuyến đi công tác - Tổ chăc quÁn lý vn bÁn - Công tác lễ tân Để tổ chăc và quÁn lý nghiệp vÿ vn phòng cần phÁi đÁm bÁo các vấn đề sau: Thā nhất , Hình thành các bộ phận nghiệp vÿ Thā hai , Bố trí nhân sự thực hiện nghiệp vÿ Thā ba , Xây dựng quy trình nghiệp vÿ Thā t° , Kiểm tra đánh giá thực hiện nghiệp vÿ Tất cÁ các nghiệp vÿ đều được xây dựng các quy trình nghiệp vÿ riêng cÿ thể á từng nghiệp vÿ: 1.2.4. Tổ chāc công tác thông tin phục vụ lãnh đạo, quản lý c¡ quan tổ chāc Trong thßi đ¿i bùng nổ thông tin hiện nay trên thế giới cjng như á Việt Nam, vấn đề sử dÿng thông tin trong lãnh đ¿o quÁn lý đã trá thành đòi hỏi tất yếu cāa sự phát triển đối với cơ quan, tổ chăc để thực hiện tốt chăc nng thu thập, xử lý thông tin một cách nhanh chóng, káp thßi, chính xác và có hiệu quÁ, vn phòng phÁi tổ chăc công tác thông tin một cách khoa học. Khi tổ chăc thông tin phÁi káp thßi, chính xác, đầy đā; có tính hệ thống và tổng hợp, thông tin phÁi đơn giÁn, dễ đọc, dễ hiểu, dễ tiếp nhận, phù hợp; bÁo mật và đÁm bÁo tính hiệu quÁ. Quy trình tổ chāc công tác thông tin Bước 1: Xây dựng và tổ chăc nguồn tin Bước 2: Thu thập thông tin Bước 3: Phân tích và xử lý thông tin Bước 4: Cung cấp, phổ biến thông tin Bước 5: Lưu trữ, bÁo quÁn thông tin Hệ thống thông tin chính là phương tiện quan trọng để vn phòng thực hiện tốt nhiệm vÿ đÁm bÁo thông tin cho ho¿t động quÁn lý và chăc nng tổng hợp, tham mưu giúp cho lãnh đ¿o trong việc quÁn lý, điều hành công việc. 1.2.4. Tổ chāc và quản lý công tác hội họpHội họp là một hình thăc cāa ho¿t động quÁn lý, một cách thăc giÁi quyết công việc. Thông qua, nhà quÁn lý, lãnh đ¿o trực tiếp chß đ¿o điều hành để giÁi quyết các công việc cần thiết, quan trọng. Tổ chăc khoa học công tác hội họp cāa cơ quan, đơn vá có tác động rất lớn đến chất lượng, hiệu quÁ ho¿t động cāa cơ quan, tổ chăc và nó gắn liền với chăc nng, nhiệm vÿ cāa vn phòng. Họp thưßng có họp tham mưu tư vấn, họp làm việc, họp chuyên môn, họp giao ban, hội nghá tập huấn, hội nghá sơ kết tổng kết. Ngoài việc họp để chß đ¿o, điều hành công việc, trao đổi thông tin, kiểm soát công việc cāa các phòng ban, cá nhân; hội họp còn nhằm t¿o ra sự phối hợp hành động, đề cao tinh thần tập thể, phát huy sự tham gia rộng rãi cāa các bộ phận, cá nhân góp phần tng nng suất hiệu quÁ công việc. Trong cuốn <Tổ chăc làm việc theo khoa học cāa Kerry Gleeson có đưa ra quan điểm rất sâu sắc: <Mọi ngưßi đều phÁi nhß đến nhau để giÁi quyết công việc nên hội họp là điều kiện lý tưáng nhất để mọi ngưßi có thể trao đổi và phổ biến những cái mới, nhiệm vÿ mới= 15. Nguyên tắc tổ chāc hội họp BÁo đÁm giÁi quyết công việc đúng thẩm nguyền và ph¿m vi trách nhiệm được phân công. Chß tiến hành họp khi thật sự cần thiết Xác đánh rõ mÿc đích, yêu cầu, nội dung, thành phần tham dự, trách nhiệm trong từng công việc. Điều hành họp theo chương trình kế ho¿ch, đÁm bÁo hiệu quÁ tiết kiệm Thực hiện lồng ghép các nội dung vấn đề, công việc cần xử lý; kết hợp các lo¿i cuộc họp với nhau. Quản lý việc tổ chāc hội họp Ban hành các quy đánh pháp lý về hội họp. Nhà quÁn lý lãnh đ¿o cần phÁi ban hành các quy chế, quy đánh về chế độ hội họp t¿i cơ quan, đơn vá mình. Các quy chế, quy đánh đó có thể là một vn bÁn riêng hoÁc là một phần trong quy chế ho¿t động chung cāa cơ quan, đơn vá. 15 Kerry Glesson (2003), Tổ chāc làm việc theo khoa học , NXB Thanh Niên, tr= Xây dựng kế ho¿ch tổ chăc hội họp thưßng kỳ cāa cơ quan, đơn vá. Đây là công việc cần thiết trong quÁn lý hội họp, giúp cho việc tổ chăc hội họp được ho¿ch đánh một cách khoa học, đÁm bÁo tính chā động và mang l¿i hiệu quÁ thiết thực. Các cơ quan, đơn vá cần tng cưßng đôn đốc kiểm tra việc tổ chăc hội họp theo đúng quy đánh cāa pháp luật, chống lãng phí. Thực hiện quy trình tổ chāc hội họp B°ớc 1 : Chuẩn bá cho cuộc họp ( lập kế ho¿ch, chương trình tổ chăc hội họp; so¿n thÁo và gửi giấy mßi họp; chuẩn bá cơ sá vật chất cho cuộc họp) B°ớc 2 : Tiến hành cuộc họp (đón tiệp đ¿i biểu, điều hành cuộc họp, ghi biên bÁn họp) B°ớc 3 : Kết thúc cuộc họp (tổng hợp các vn bÁn, tài liệu trong cuộc họp để lập hồ sơ công việc; hoàn thiện biên bÁn họp gửi các bộ phận, các nhân liên quan triển khai công việc; thông báo kết quÁ cuộc họp, các vn bÁn quyết đánh được thông qua; tổng kết rút kinh nghiệm; thanh quyết toán và lập hồ sơ cuộc họp) Hội họp là hình thăc ho¿t động phổ biến và rất quan trọng nhằm phÿc vÿ công việc điều hành và quÁn lý cāa ngưßi lãnh đ¿o. Do vậy mỗi cơ quan đơn vá, cá nhân và nhất là bộ phận vn phòng cần trau dồi nâng cao kỹ nng tổ chăc hội họp, giúp cho công tác tổ chăc hội họp đ¿t chất lượng, hiệu quÁ. 1.2.4. Tổ chāc các chuyến đi công tácVn phòng với chăc nng nhiệm vÿ cāa mình là bộ phận tham mưu, giúp việc trong ho¿t động quÁn lý điều hành cāa các cấp lãnh đ¿o, trong đó có việc tổ chăc các chuyến đi công tác cāa cơ quan, đơn vá. Đây là một hình thăc ho¿t động được tổ chăc phổ biến, thưßng xuyên và rất cần thiết với mÿc đích để giÁi quyết công việc, kiểm tra, đôn đốc, chß đ¿o công việc cāa đơn vá cấp dưới hoÁc nghiên cău thá trưßng, ký kết hợp đồng. Do vậy vn phòng cần tích cực, chā động, chuẩn bá chu đáo cho quá trình tổ chăc chuyến đi công tác được hiệu quÁ, thiết thực. Để tổ chăc chuyến đi công tác cần lập kế ho¿ch tổ chăc chuyến đi công tác có nghĩa là dự kiến các công việc cần chuẩn bá và các công việc phÁi làm như: mÿc đích chuyến đi, nội dung chuyến công tác, thành phần tham dự, hồ sơ tài liệu, thßi gian chuyến đi, đáa điểm đến, kinh phí cho chuyến công tác. Bên c¿nh đó vn phòng cần xác đánh trách nhiệm cāa từng bộ phận, cá nhân liên quan đến việc chuẩn bá và tổ chăc chuyến đi công tác. Kế ho¿ch phÁi được lập chi tiết cÿ thể và gửi sớm trước tới các bộ phận, cá nhân có liên quan để nắm bắt và káp thßi điều chßnh khi cần thiết. Vn phòng cần phÁi phối hợp với các bộ phận, cá nhân có liên quan để lưßng trước những khó khn, phát sinh, lên phương án dự trù và s¿n sàng giÁi quyết mọi vấn đề một cách káp thßi. Tổ chāc và quản lý chuyến đi công tác Liên hệ với cơ quan, tổ chăc nơi đến công tác: đây là yêu cầu bắt buộc trừ các chuyến đi kiểm tra đột xuất. Liên hệ bằng điện tho¿i trước nếu đối tác chấp nhận thì gửi vn bÁn tới sau. Trong vn bÁn cần đÁm bÁo thông tin một cách chính xác, đầy đā để t¿o điều kiện cho phía cơ quan tiếp nhận có sự chuẩn bá đón tiếp cjng như chuẩn bá về mÁt nội dung công việc. Nếu trưßng hợp chuyến đi công tác bá hāy hoÁc thay đổi một số nội dung, vn phòng cần thông báo káp thßi cho cơ quan tiếp nhận được biết. Đối với những chuyến công tác nước ngoài, vn phòng cần sớm thực hiện các thā tÿc cấp hộ chiếu, giấy phép xuất nhập cÁnh và liên hệ cơ quan nước sá t¿i. Trước khi đoàn xuất phát cần káp thßi thông báo bằng điện tho¿i hoÁc email về ngày giß đoàn sẽ đến cho cơ quan tiếp nhận công tác biết. Chuẩn bá hồ sơ, tài liệu và giÁi quyết các thā tÿc hành chính: Việc chuẩn bá hồ sơ, tài liệu phÁi kỹ càng, cẩn thận và tránh sai sót. Sử dÿng phương tiện phÿc vÿ chuyến công tác: vn phòng phÁi nắm vững các chÁng dừng chân và các hệ thống dách vÿ để lựa chọn phương tiện cho phù hợp, an toàn. Chuẩn bá kinh phí phÿc vÿ chuyến đi công tác: Khi lập dự trù kinh phí phÁi lưu ý đến chi phí thực tế và các khoÁn dự phòng cho những chi phí phát sinh. Cần nắm vững các quy đánh cāa nhà nước về công tác phí. Khi đi công tác, các thành viên tham gia cần lưu ý về việc lưu giữ chăng từ hóa đơn để quyết toán tài chính sau chuyến đi. Kiểm tra l¿i công việc chuẩn bá: Trước ngày chuyến đi công tác diễn ra vn phòng cần kiểm tra l¿i lách trình chuyến đi, thßi gian khái hành kết thúc, phương tiện vận chuyển, các tài liệu quan trọng và các giấy tß cần thiết mang theo. Khi đoàn công tác trá về, vn phòng cần báo cáo tóm tắt ho¿t động cāa cơ quan đơn vá trong thßi gian lãnh đ¿o đi công tác. Chuyển các vn bÁn, thư từ vn phòng nhận, báo cáo lãnh đ¿o tiến độ giÁi quyết công việc trong quá trình lãnh đ¿o đi công tác. Vn phòng cần nhận l¿i các chăng từ chi phí từ chuyến công tác để làm thā tÿc thanh toán. Vn phòng tập hợp các vn bÁn, hồ sơ về chuyến đi công tác để lập hồ sơ lưu trữ. 1.2.4. Tổ chāc quản lý văn bảnVn bÁn là nguồn tư liệu cung cấp thông tin quan trọng, phong phú, có độ tin cậy và chính xác cao, gắn liền với ho¿t động quÁn lý cāa mỗi cơ quan, đơn vá, doanh nghiệp. Vn bÁn là cơ sá pháp lý để tiến hành kiểm tra, đánh giá hiệu quÁ ho¿t động cāa mỗi cơ quan, đơn vá. Tất cÁ các vn bÁn đi và vn bÁn đến cāa cơ quan, đơn vá phÁi được quÁn lý tập trung thống nhất t¿i bộ phận vn thư cāa cơ quan, đơn vá. Vn bÁn đi và vn bÁn đến vào ngày nào phÁi đng ký, phát hành và chuyển giao trong ngày, chậm nhất là trong ngày làm việc tiếp theo. Vn bÁn đến phÁi đóng dấu đến, tùy theo măc độ khẩn như Hỏa tốc, Hỏa tốc hẹn giß, Thượng khẩn và Khẩn, phÁi được đng ký trình và chuyển giao tới bộ phận, cá nhân liên quan ngay sau khi nhận được. Vn bÁn, tài liệu mang bí mật nhà nước được đng ký, quÁn lý theo quy đánh pháp luật hiện hành về bÁo vệ bí mậ t nhà nước. Theo dõi chÁt chẽ việc giÁi quyết công vn tài liệu, không để sót việc, chậm việc. QuÁn lý vn bÁn đến: Tiếp nhận, đng ký vn bÁn đến: tiếp nhận vn bÁn đến, phân lo¿i sơ bộ, bóc bì, đóng dấu đến, đng ký vn bÁn đến bằng sổ hoÁc phần mềm quÁn lý vn bÁn. Trình và chuyển giao vn b Quản trị văn phòng lấy bao nhiêu điểm?Các ngành như: Quản trị văn phòng, Quản lý văn hóa, Thông tin - thư viện, Quản lý nhà nước, Chính trị học, Lưu trữ học, Kinh tế... đều có điểm rất cao dao động từ 21,25 điểm đến 25,70 điểm. Duy nhất tổ hợp xét tuyển D01 ngành Thông tin Thư viện và Lưu trữ học lần lượt lấy điểm là 19,50 và 18,75 điểm. Quản trị văn phòng thuộc khối ngành gì?Ngành Quản trị văn phòng tuyển sinh khối nào? Một số tổ hợp môn xét tuyển ngành Quản trị văn phòng có thể kể tới như: C00; D01; D14, v.v. Tùy vào quy định tuyển sinh của các cơ sở đại học, khối xét tuyển có thể có sự khác biệt nhất định. Đại học Nội vụ Hà Nội có những ngành gì?Trường đào tạo các ngành như: Quản trị Nguồn nhân lực, Quản trị Văn phòng, Quản lý Nhà Nước, Chính trị học, Xây dựng Đảng & Chính quyền Nhà Nước, Luật, Lưu trữ học, Quản lý Văn hoá, Hệ thống Thông tin, Thông tin - Thư viện, Ngôn ngữ Anh, Văn hóa học, Kinh tế học, v.v... .Trải qua 45 năm hình thành và phát triển, trường ... Quản trị văn phòng có mức lương bao nhiêu?Mức lương ngành Quản trị văn phòng là bao nhiêu? – Đối với sinh viên mới tốt nghiệp, chưa có nhiều kinh nghiệm thì mức lương rơi vào khoảng 6-9 triệu đồng/tháng. – Đối với người đã làm việc từ 1-2 năm thì mức lương sẽ tăng lên tùy theo năng lực, khoảng 10-12 triệu đồng/tháng. |
