Quản lý kho hiệu quả là vấn đề nhiều doanh nghiệp quan tâm và luôn muốn cải thiện để tối ưu quy trình vận hành, giúp tiết kiệm thời gian và tăng kết quả kinh doanh. Một trong những cách đang được nhiều người lựa chọn là quản lý kho bằng mã vạch vì nhiều lợi ích vô cùng tiện lợi của nó mang lại. cũng là vấn đề các doanh nghiệp đang băn khoăn khi bắt đầu áp dụng hình thức này. Show
1. Quản lý kho bằng mã vạch là gì?Quản lý kho bằng mã vạch là gì? Mã vạch là phương pháp biểu diễn thông tin trên sản phẩm hoặc hàng hóa thông qua các dãy vạch đen và trắng, có thể được đọc bởi máy móc. Ban đầu, mã vạch lưu trữ dữ liệu dựa trên độ rộng của các vạch được in sát nhau và khoảng trống giữa chúng, nhưng hiện nay đã có nhiều mẫu mã vạch phức tạp hơn, bao gồm các vòng tròn đồng tâm hoặc ẩn chứa trong các hình ảnh. Máy đọc mã vạch sử dụng công nghệ quang học để đọc thông tin từ mã vạch hoặc thông qua phần mềm chuyên dụng để quét từ hình ảnh. Quản lý kho bằng mã vạch là hình thức doanh nghiệp sử dụng mã vạch cho các sản phẩm, hàng hóa trong kho và thông qua phần mềm quản lý để theo dõi, cải thiện đáng kể độ chính xác và hiệu quả trong quá trình quản lý hàng hóa và bán hàng. 2. Lợi ích của việc quản lý hàng hóa bằng mã vạch:Ngày nay, khi nhu cầu mua sắm của người tiêu dùng tăng cao, có những đợt flash sale lớn trong năm, khi này đơn hàng lại càng tăng cao, do đó nhiều doanh nghiệp lựa chọn hình thức quản lý tồn kho bằng mã vạch để đảm bảo kiểm soát được hàng hóa và cung ứng đủ nhu cầu của khách hàng. Những lợi ích to lớn của hình thức này như:
Lợi ích của quản lý kho bằng mã vạch
3. So sánh ứng dụng quản lý kho bằng QR Code/ Barcode và quản lý kho truyền thống:Đặc điểmQuản lý kho truyền thốngQuản lý kho bằng BarcodeHình thứcQuản lý bằng sổ sách, giấy tờ, excel. Phù hợp với những doanh nghiệp nhỏ, chưa có nhiều thông tin cần xử lý và quản lý.Thông tin về hàng hóa, sản phẩm, lô, lot sản xuất, thậm chí vị trí giá kệ, ngày giờ xuất nhập kho đều có thể được mã hóa chỉ bằng một chiếc tem BarcodeƯu điểmHoàn toàn miễn phí, không cần chi phí sử dụng phần mềmTính chính xác cao, tiết kiệm thời gian quản lý, giảm thiểu rủi ro và sai sót khi kiểm kho, tránh tình trạng thất thoát hàng hóa.Nhược điểmDễ sai sót khi thực hiện, mất nhiều thời gian để kiểm tra lại thông tin nếu sai sót. Tài liệu dễ bị mấtMất chi phí để sử dụng phần mềm quản lý kho. 4. Hướng dẫn tạo và in barcode sản phẩm tại Haravan:4.1 Tạo Barcode bằng Barcode Generator:Khi bán hàng tại Haravan, một thông số mà người bán cần quản lý tốt, chính là barcode. Bên cạnh SKU, barcode giúp người bán "nhận diện" được sản phẩm một cách chuẩn xác. Barcode đặc biệt hữu ích khi người bán bán hàng tại cửa hàng POS. Barcode giúp giảm thiểu thao tác và thời gian thực hiện cũng như tăng tính chính xác cho công việc. Hơn thế nữa, khi liên kết bán hàng đa kênh với KiotViet, Lazada, Facebook Shop, Zalo OA,... barcode là thông số bắt buộc để người bán thực hiện được đồng bộ sản phẩm giữa hai hệ thống. Ứng dụng Barcode Generator được Haravan phát triển dựa trên nhu cầu tạo và in mã vạch, giúp cho người bán dễ dàng tạo mã barcode và in barcode cho sản phẩm, cũng như chỉnh sửa việc in barcode với ứng dụng Print Barcode trong ứng dụng được cài đặt. Phần mềm quản lý kho bằng mã vạch Sau khi cài đặt thành công ứng dụng Barcode Generator, người bán có thể tạo Barcode hàng loạt cho tất cả sản phẩm dựa vào Loại sản phẩm, giúp cho việc quản lý sản phẩm của bạn sẽ dễ dàng hơn. Cấu trúc của một Barcode có bao gồm Tiếp đầu ngữ và Ký tự barcode. (Barcode = "Tiếp đầu ngữ" + “Ký tự barcode”). Mỗi tiếp đầu ngữ chỉ thuộc một loại sản phẩm. Tiếp đầu ngữ có tối đa 7 ký tự. Các ký tự này có thể là chữ hoặc số tùy thuộc vào kiểu barcode mà người bán lựa chọn. Khuyến nghị không nên chèn kí tự đặc biệt để tránh gây khó khăn trong việc quét mã vạch. Mẹo: Người bán nên tạo barcode có độ dài 5 ký tự trở lên để tương thích với ứng dụng HaraRetail (chỉ nhận diện barcode tối thiểu 5 ký tự). Ứng dụng Barcode Generator Người bán truy cập vào ứng dụng Barcode Generator và thực hiện cấu hình cho việc tạo barcode. Tại đây, người bán tùy chỉnh các giá trị: Loại sản phẩm: Thay đổi loại sản phẩm
Kiểu Barcode: Haravan hỗ trợ 3 kiểu barcode:
Mã Barcode CODE128
Mã Barcode EAN13
Mã Barcode UPC Tiếp đầu ngữ:
Độ dài Barcode:
Barcode mẫu: Đây là bản xem trước minh họa cho người bán hình dung về mẫu barcode trước khi in. Tạo barcode cho: người bán lựa chọn tạo barcode cho một trong hai lựa chọn:
Sau khi chọn xong cấu hình, người bán nhấn chọn Lưu cấu hình. Hệ thống cần một ít thời gian để tổ hợp barcode và so sánh số lượng sản phẩm cần tạo barcode để tạo barcode mới. Khi đó, có trường hợp xảy ra: Trường hợp 1: Nếu số lượng barcode tạo ra ít hơn số lượng sản phẩm hệ thống sẽ ngừng tạo barcode và hiển thị thông báo lỗi cho người bán chỉnh sửa lại cấu hình bên trên. Trường hợp 2: Nếu việc tạo barcode hợp lệ hệ thống sẽ chuyển sang màn hình thông báo số lượng sản phẩm tương ứng có thể tạo barcode.
Tạo barcode cho sản phẩm
Chọn loại sản phẩm mới cần tạo Barcode 4.2 In Barcode:Bên cạnh việc tạo barcode, ứng dụng còn hỗ trợ người bán in barcode hàng loạt, đồng thời tùy chỉnh được cấu hình barcode. Việc này đặc biệt hữu ích khi người bán cần in hàng loạt Barcode theo Lô mỗi khi nhập sản phẩm về kho hay sử dụng cho bán hàng tại cửa hàng. Người bán thực hiện thao tác như sau: B1: Truy cập vào admin Haravan, chọn Sản phẩm > Chọn Tất cả sản phẩm. B2: Chọn Sản phẩm cần in Barcode. B3: Chọn Ứng dụng > chọn app In Barcode. B4: Chọn Cấu hình Barcode. B5: Điều chỉnh các thông số. B6: Chọn Lưu khổ in. B7: Chọn Số lần in và các mẫu cần in. B8: Chọn In tất cả. B9: Điều chỉnh máy in và chọn Print. Lưu ý: Tùy hệ điều hành, nhấn tổ hợp phím Ctrl + P (Window) & Command + P (Mac) để đến giao diện in. Một số thông tin nhà bán hàng cần lưu ý:
5. Gợi ý quy trình quản lý kho bằng mã vạch:Bước 1: Đánh giá nhu cầu và vấn đề của doanh nghiệp Đầu tiên, điều quan trọng là phải đánh giá nhu cầu và thách thức của doanh nghiệp, không chỉ bao gồm các quy trình và mục tiêu kho hàng mà còn cả nhu cầu của các hoạt động và bộ phận sản xuất. Bạn cần dành thời gian để tổng hợp và nhận định những vấn đề khi quản lý hàng tồn kho mà doanh nghiệp bạn đang gặp, từ đó đưa ra kế hoạch mới giúp tối ưu quy trình vận hành. Bạn có thể trả lời những câu hỏi như:
Đánh giá nhu cầu của doanh nghiệp Bước 2: Xác định kế hoạch dán nhãn sản phẩm Tiếp theo, đưa ra một kế hoạch rõ ràng để triển khai mã vạch các sản phẩm trong kho của bạn. Hãy kiểm tra lại xem quy trình của bạn gặp vấn đề ở đâu và bạn sẽ triển khai mã vạch cho sản phẩm nào để thử nghiệm trước hay bạn sẽ áp dụng cho tất cả sản phẩm trong kho. Bắt đầu quy trình bằng cách sử dụng mã vạch trên các vị trí thực tế, sản phẩm chính và tài liệu của bạn. Hãy xem xét những điều sau:
Hãy cùng nhau xem xét các quy trình hiện tại của bạn để xác định bước nào là tốt nhất để thay thế bằng mã vạch trước. Bước 3: Xác định Định dạng và Dữ liệu Nhãn của bạn Tiếp theo bạn nên xác định dữ liệu cần thiết cho các nhãn của mình. Thông tin nào bạn cần thu thập hoặc hiển thị bên trong hoặc bên ngoài khi sản phẩm được vận chuyển đến khách hàng? Điều quan trọng nữa là chọn loại mã vạch và định dạng phù hợp nhất cho doanh nghiệp của bạn dựa trên loại và lượng dữ liệu bạn cần mã hóa.
Mã vạch 2D có thể chứa nhiều phần thông tin trong một mã vạch để người vận hành quét. Ví dụ, nó có thể bao gồm mã chứng khoán, số lô và số lượng. Vì mã vạch 2D có thể lưu trữ nhiều lượng thông tin hơn trong một khoảng không gian nhỏ hơn, điều này sẽ đơn giản hóa và đẩy nhanh quá trình quét. Các ví dụ phổ biến về mã vạch 2D là Ma trận dữ liệu và Mã QR. Xác định định dạng và dữ liệu nhãn của bạn Bước 4: Tạo nhãn của bạn bằng nền tảng thiết kế nhãn Bây giờ bạn đã xác định định dạng nhãn của mình, đã đến lúc tạo mã vạch. Có một số cách để tạo nhãn:
Khi bạn đã tạo nhãn, hãy chắc chắn xem xét chất liệu và phương pháp đính kèm trước khi in các nhãn đó.
Nếu vậy, bạn có thể muốn sử dụng nhãn chống thấm nước hoặc nhôm để đảm bảo độ bền thêm. Bước 5: Tự động hóa việc sử dụng mã vạch của bạn Giải pháp phần mềm quản lý kho cho phép bạn có quyền truy cập và khả năng hiển thị thông tin theo thời gian thực. Hơn nữa, nó làm giảm các thủ tục giấy tờ kho chờ được nhập vào hệ thống. Tất cả những cải tiến này giúp hợp lý hóa hoạt động kho hàng của bạn và cuối cùng, cải thiện độ chính xác của hàng tồn kho. Bạn có được quy trình làm việc được cải thiện, tạo ra các giao dịch hiệu quả hơn. Bước 6: Thiết lập quy trình nhãn Cuối cùng, điều cần thiết là phát triển một quy trình chuẩn về cách thức và thời điểm dán nhãn hàng tồn kho của bạn. Hãy nhớ xem lại quy trình của bạn thường xuyên để kiểm tra các lỗ hổng trong quy trình của bạn và xác định các vấn đề trong kho hàng. Đảm bảo rằng quy trình tiêu chuẩn của bạn bao gồm cách giữ các sản phẩm được dán nhãn chính xác và nhất quán, chẳng hạn như cách thức và thời điểm dán nhãn lại sản phẩm hoặc in lại nhãn bị hỏng. Cũng đừng quên gắn nhãn các vị trí và thùng của bạn! 6. Kết luận:Quản lý kho bằng mã vạch, kiểm kho bằng mã vạch không chỉ giúp chủ cửa hàng tiết kiệm được nhiều chi phí, thời gian cho hoạt động kiểm kê mà còn giúp quá trình hoạt động của cửa hàng diễn ra suôn sẻ hơn. Bên cạnh đó lựa chọn phần mềm quản lý kho bằng mã vạch phù hợp sẽ giúp doanh nghiệp tăng thêm hiệu quả khi sử dụng hình thức này. |