Từ “Số” được trình bày bằng chữ in thường, cỡ chữ 13, kiểu chữ đứng; sau từ “Số” có dấu hai chấm (:); với những số nhỏ hơn 10 phải ghi thêm số 0 phía trước. Show
- Số của văn bản là số thứ tự văn bản do cơ quan, tổ chức ban hành trong một năm được đăng ký tại Văn thư cơ quan theo quy định. Số của văn bản được ghi bằng chữ số Ả Rập. Trường hợp các Hội đồng, Ban, Tổ của cơ quan, tổ chức (sau đây gọi chung là tổ chức tư vấn) được ghi là “cơ quan ban hành văn bản” và được sử dụng con dấu, chữ ký số của cơ quan, tổ chức để ban hành văn bản thì phải lấy hệ thống số riêng. - Số trang văn bản: Được đánh từ số 1, bằng chữ số Ả Rập, cỡ chữ 13 đến 14, kiểu chữ đứng, được đặt canh giữa theo chiều ngang trong phần lề trên của văn bản, không hiển thị số trang thứ nhất. 2. Ký hiệu: Ký hiệu của văn bản được trình bày bằng chữ in hoa, cỡ chữ 13, kiểu chữ đứng. Giữa số và ký hiệu văn bản có dấu gạch chéo (/), giữa các nhóm chữ viết tắt trong ký hiệu văn bản có dấu gạch nối (-), không cách chữ. Ký hiệu của văn bản bao gồm chữ viết tắt tên loại văn bản và chữ viết tắt tên cơ quan, tổ chức hoặc chức danh nhà nước có thẩm quyền ban hành văn bản. Đối với công văn, ký hiệu bao gồm chữ viết tắt tên cơ quan, tổ chức hoặc chức danh nhà nước ban hành công văn và chữ viết tắt tên đơn vị soạn thảo hoặc lĩnh vực được giải quyết. Chữ viết tắt tên cơ quan, tổ chức và các đơn vị trong mỗi cơ quan, tổ chức hoặc lĩnh vực do người đứng đầu cơ quan, tổ chức quy định cụ thể, bảo đảm ngắn gọn, dễ hiểu. Số, ký hiệu là một phần không thể thiếu trong các thành phần chính cấu thành một văn bản. Theo đó, việc ghi số và ký hiệu văn bản phải đảm bảo các yêu cầu. Cách trình bày số của văn bảnTừ “Số” được trình bày bằng chữ in thường, cỡ chữ 13, kiểu chữ đứng. Sau từ “Số” có dấu hai chấm (:). Với những số nhỏ hơn 10 phải ghi thêm số 0 phía trước (theo điểm c khoản 3 mục II Phần I Phụ lục I Nghị định số 30/2020/NĐ-CP).  Văn bản có số nhỏ hơn 10 phải thêm số 0 phía trước (Ảnh minh họa)Trong đó, số của văn bản là số thứ tự văn bản do cơ quan, tổ chức ban hành và là duy nhất trong một năm, được ghi bằng chữ số Ả Rập và được đăng ký tại Văn thư cơ quan. Số của văn bản phải thống nhất giữa văn bản giấy và văn bản điện tử. Trường hợp các Hội đồng, Ban, Tổ của cơ quan, tổ chức (sau đây gọi chung là tổ chức tư vấn) được ghi là “cơ quan ban hành văn bản” và được sử dụng con dấu, chữ ký số của cơ quan, tổ chức để ban hành văn bản thì phải lấy hệ thống số riêng. Cách trình bày ký hiệu của văn bảnCách ghi số và ký hiệu văn bản đúng chuẩn Nghị định 30 (Ảnh minh họa)Ký hiệu của văn bản được trình bày bằng chữ in hoa, cỡ chữ 13, kiểu chữ đứng. Giữa số và ký hiệu văn bản có dấu gạch chéo (/), giữa các nhóm chữ viết tắt trong ký hiệu văn bản có dấu gạch nối (-), không cách chữ. Ký hiệu của văn bản bao gồm chữ viết tắt tên loại văn bản và chữ viết tắt tên cơ quan, tổ chức hoặc chức danh nhà nước có thẩm quyền ban hành văn bản. Đối với công văn, ký hiệu bao gồm chữ viết tắt tên cơ quan, tổ chức hoặc chức danh nhà nước ban hành công văn và chữ viết tắt tên đơn vị soạn thảo hoặc lĩnh vực được giải quyết. Chữ viết tắt tên cơ quan, tổ chức và các đơn vị trong mỗi cơ quan, tổ chức hoặc lĩnh vực do người đứng đầu cơ quan, tổ chức quy định cụ thể, bảo đảm ngắn gọn, dễ hiểu. Số và ký hiệu văn bản được trình bày ở vị trí nào?Số, ký hiệu của văn bản được đặt canh giữa dưới tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản. Số và ký hiệu của văn bản được trình bày tại ô số 3 Mục IV Phần I Phụ lục này. Cụ thể, vị trí trình bày các thành phần thể thức của văn bản như sau: trong văn bản phải được đăng ký tại văn thư cơ quan có quy định. Vậy để trình bày số và ký hiệu văn bản như thế nào để phù hợp với quy định pháp luật? Hãy cùng CoDX đi tìm hiểu cách ghi số và ký hiệu văn bản theo đúng quy định pháp luật trong bài viết sau đây. Bạn đang đọc bài viết trên trang kiến thức quản trị doanh nghiệp của CoDX – nền tảng chuyển đổi số doanh nghiệp toàn diện. Cùng chủ đề: Nghị định 23 về chứng thực – cập nhật điểm mới Kí hiệu văn bản mật được xác định như thế nào theo quy định? Số và ký hiệu văn bản là dạng kí hiệu riêng trong mỗi văn bản hành chính được ban hành bởi cơ quan, tổ chức có thẩm quyền. Tùy vào thể loại văn bản mà có cách ghi số và ký hiệu văn bản khác nhau. Đây là nội dung chính cần có của mọi văn bản được soạn thảo. Số và ký hiệu được thể hiện dưới tên cơ quan, tổ chức chủ quản (nếu có) và tên của cơ quan, tổ chức ban hành. Theo Điều 8 tại Nghị định 30/2020/NĐ-CP ban hành. 1.1 Số hiệu văn bản hành chính là gì?Số hiệu văn bản là tập hợp các dãy số mang ý nghĩa đại diện cho thể loại văn bản ban hành, được đăng ký tại Văn thư cơ quan, tổ chức nhất định. Các số hiệu của văn bản được viết bằng chữ số Ả-rập, số được bắt đầu từ 01 vào ngày đầu năm (tức là ngày 01 tháng 1) và kết thúc vào ngày 31 tháng 12 mỗi năm. Mỗi số hiệu được ghi trên văn bản giúp người quản lý có thể căn cứ vào đó để xác định được nội dung theo pháp lý. 1.2 Ký hiệu văn bản hành chính là gì?Ký hiệu văn bản là các chữ cái được viết in hoa theo thể thức quy định của Chính phủ. Trong đó bao gồm các chữ cái viết tắt nhằm thể hiện tên loại văn bản và tên viết tắt tên cơ quan tổ chức nhưng vẫn đảm bảo gắn gọn, dễ hiểu. Cỡ chữ chuẩn được sử dụng trong văn bản là 13, kiểu đứng. Đây được xem như ký hiệu văn bản riêng của từng thể loại văn bản được ban hành. Cách ghi số và ký hiệu văn bản cần thực hiện dựa theo thể thức của thông tư 01 của Chính phủ. Thông qua hướng dẫn, CoDX mong rằng các cơ quan, tổ chức, cá nhân có thể thực hiện công tác văn thư theo đúng pháp luật, cũng như các quy định cách trình bày số và ký hiệu văn bản. 2. Cách ghi số và ký hiệu văn bản đúng vị trí theo Nghị Định 30/2020/NĐ-CPCách ghi số và ký hiệu văn bản cần đảm bảo rõ ràng, rành mạch. Các thành phần có trong văn bản như Quốc hiệu và Tiêu ngữ, địa danh, ngày tháng năm ban hành văn bản,…được phân bổ đồng nhất theo quy định Chính Phủ. Trong đó, số và ký hiệu của văn bản được trình bày rõ ở ô số 3, đặt giữa dưới tên của cơ quan, tổ chức ban hành văn bản. Theo Điều 8 tại Nghị định 30/2020/NĐ-CP số và ký hiệu được trình bày bằng cỡ chữ 13 in thường, kiểu đứng. Riêng kí hiệu bằng chữ in hoa, giữa số và ký hiệu được ngăn giữa dấu gạch chéo (/) không cách trống và sau chữ “Số” phải có dấu hai chấm (:), thêm số 0 trước những số nhỏ hơn 10. Đối với các nhóm ký tự viết tắt trong văn bản, ở giữa sẽ có dấu gạch nối (-) không tách chữ, giúp phân rõ tên loại văn bản cụ thể. Ví dụ về vị trí trình bày số, ký hiệu văn bản:
Việc đánh số và ký hiệu văn bản cần đảm bảo tuân thủ các quy định của Pháp luật. Trên đây là cách ghi số và ký hiệu văn bản áp dụng với các cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp Nhà nước. Mong rằng qua bài viết của CoDX doanh nghiệp nắm được được những quy định về ký hiệu và số hiệu. |
