Để hoàn thành việc xuất hay nhập khẩu một lô hàng chúng ta cần một bộ chứng từ xuất nhập khẩu chứng minh sự việc, làm cơ sở cho việc thanh toán tiền hàng hoặc khiếu nại đòi bồi thường… Thông thường, trong một bộ chứng từ sẽ có chứng từ bắt buộc và chứng từ thường có. Trong bài viết này chúng tôi sẽ liệt kê những chứng từ xuất nhập khẩu phổ biến. a. Chứng từ bắt buộcĐây là những chứng từ mà gần như bắt buộc với tất cả các lô hàng xuất nhập khẩu. Hợp đồng thương mại (Sales Contract) là văn bản thỏa thuận giữa người mua và người bán về các nội dung liên quan: thông tin người mua & người bán, thông tin hàng hóa, điều kiện cơ sở giao hàng, thanh toán v.v… Hóa đơn thương mại (Commercial Invoice): chứng từ cơ bản của khâu thanh toán, do người xuất khẩu làm để đòi tiền người mua cho lô hàng theo thỏa thuận trong hợp đồng. Hóa đơn thương mại cần thể hiện rõ những nội dung như: đơn giá, tổng số tiền, phương thức thanh toán, thông tin ngân hàng người hưởng lợi... Vận đơn (Bill of Lading): Là chứng từ do người chuyên chở cấp nhằm xác nhận việc đã nhận được để vận chuyển. Tờ khai hải quan (Customs Declaration): chứng từ kê khai hàng hóa xuất nhập khẩu để hàng đủ điều kiện để xuất khẩu hoặc nhập khẩu vào một quốc gia với cơ quan hải quan. b. Chứng từ thường cóĐây là những chứng từ có thể có hoặc không, tùy theo trường hợp thực tế của hợp đồng thương mại. Hóa đơn chiếu lệ (Proforma Invoice): Là chứng từ được soạn bởi người bán để xác nhận về lô hàng và số tiền cần thanh toán, nhưng không phải để đòi tiền. Tín dụng thư (L/C): thư do ngân hàng phát hành theo yêu cầu của người mua, trong đó cam kết người mua sẽ trả tiền cho người bán trong một thời gian nhất định. Chứng từ bảo hiểm (Insurance Certificate): do tổ chức bảo hiểm cấp, bao gồm đơn bảo hiểm, và giấy chứng nhận bảo hiểm. Tùy theo điều kiện cơ sở giao hàng (ví dụ: CIF hay FOB), mà bảo hiểm sẽ được mua bởi người bán hay người mua. Thực tế, nhiều chủ hàng không mua bảo hiểm, để tiết kiệm chi phí. Giấy chứng nhận xuất xứ (C/O): là chứng từ quan trọng, cho biết nguồn gốc xuất xứ của hàng hóa được sản xuất tại vùng lãnh thổ, hay quốc gia nào. Điều này quan trọng với chủ hàng, C/O hợp lệ sẽ giúp họ được hưởng ưu đãi về thuế nhập khẩu. Chứng thư kiểm dịch (Phytosanitary Certificate): Là loại chứng nhận do cơ quan kiểm dịch (động vật hoặc thực vật) cấp, nhầm xác nhận lô hàng xuất nhập khẩu đã được kiểm dịch, để ngăn chặn sự lây lan của dịch bệnh giữa các quốc gia, vùng lãnh thổ. Một số chứng từ xuất nhập khẩu khác Giấy chứng nhận chất lượng (CQ - Certificate of Quality) Chứng nhận kiểm định (CA - Certificate of analysis ) Giấy chứng nhận vệ sinh (Sanitary Certificate) Chứng thư hun trùng (Fumigation Certificate) Chứng từ xuất nhập khẩu rất đa dạng tùy theo từng lô hàng. Trong bài viết này, ngoài những chứng từ bắt buộc, chúng tôi đã liệt kê những chứng từ phổ biến thường gặp nhất. Để có một bộ chứng từ hoàn chỉnh cho lô hàng của mình, bạn nên tham khảo ở các điều luật và những chuyên gia, công ty xuất nhập khẩu trong ngành. Xem thêm: Các kiến thức xuất nhập khẩu cơ bản cần biết dành cho người mới Vừa rồi là bài viết giới thiệu về các loại giấy tờ không thể thiếu trong bộ chứng từ xuất nhập khẩu. Nếu bạn gặp khó khăn trong giải quyết các loại giấy tờ trong bộ chứng từ xuất nhập khẩu, hãy liên ngay với chúng tôi, Nguyên Đức sẽ tư vấn và đưa ra các giải pháp phù hợp nhất với doanh nghiệp của bạn. Tại Nguyên Đức, chúng tôi không chỉ giúp bạn thực hiện các nghiệp vụ xuất nhập khẩu cơ bản mà còn hỗ trợ doanh nghiệp bạn tìm kiếm nguồn hàng từ xưởng sản xuất nước ngoài. Giờ đây doanh nghiệp bạn không cần phải chuyên về XNK cũng có thể dễ dàng nhập khẩu hàng hóa theo yêu cầu. Bộ chứng từ trong thanh tóan quốc tế và giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu là khâu rất quan trọng trong nghiệp vụ ngọai thương. Bộ chứng từ trong thanh tóan quốc tế chính xác sẽ giúp doanh nghiệp tiết kiệm được thời gian, hạn chế tối đa rủi ro trong xuất nhập khẩu hàng với đối tác. Sau đây là những chứng từ thanh tóan quốc tế quan trọng :
Hóa đơn thương mại là chứng từ hàng hóa do Người bán, Nhà xuất khẩu lập ra trao cho người mua để chứng minh thật sự việc cung cấp hàng hóa hay dịch vụ sau khi hoàn thành nghĩa vụ giao hàng và để đòi tiền Người mua, Nhà nhập khẩu chuyển trả tiền.  Hóa đơn thương mại thường bao gồm những nôi dung sau:
Các loại hóa đơn: Hóa đơn chiếu lệ (Proforma Invoice): Là loại chứng từ có hình thức như hóa đơn, nhưng không dùng để thanh toán như hóa đơn thương mại. Hóa đơn chiếu lệ thường dùng làm chứng từ để khai hải quan, xin giấy phép xuất khẩu, làm cơ sở cho việc khai giá trị hàng hóa đem đi triển lãm, hoặc để gửi bán,… Hóa đơn tạm tính (Provisional Invoice): Là hóa đơn dùng trong việc thanh toán sơ bộ tiền hàng trong các trường hợp như: Giá hàng chỉ mới là giá tạm tính, tạm thu tiền hàng vì việc thanh toán cuối cùng sẽ căn cứ vào trọng lượng xác định ở khâu dỡ hàng, hàng hóa được giao nhiều lần mà mỗi lần chỉ thanh toán một phần cho đến khi bên bán giao xong hàng mới thanh lý. Hóa đơn chính thức (Final Invoice): Trong những trường hợp sử dụng đến hóa đơn tạm thời thì khi thanh toán cuối cùng, người bán phải lập hóa đơn chính thức. Hóa đơn chi tiết (Detail invoice): Là hóa đơn dùng để mô tả chi tiết hàng hóa trong trường hợp mặt hàng đa dạng, nhiều chủng loại,…Trong hóa đơn chi tiết, giá cả được phân chia ra thành những mục rất chi tiết.
Vận đơn đường biển là chứng từ xác nhận việc vận chuyển hàng hóa bằng đường biển do người vận chuyển cấp cho Người gửi hàng. Tác dụng của vận đơn:
Nội dung của vận đơn: Vận đơn được in sẳn theo mẫu. Có 02 mặt, với những nội dung cơ bản sau: Ở mặt trước:
Ở mặt sau: Là những ghi chú về các điều khoản chuyên chở. Các loại vận đơn:
Là một chứng từ hàng hóa liệt kê những mặt hàng, loại hàng được đóng gói trong một kiện hàng nhất định. Nội dung của phiếu đóng gói gồm: Tên người bán, tên hàng, tên người mua, số hiệu hóa đơn, số thứ tự của kiện hàng, cách đóng gói, số lượng hàng đựng trong kiện, trọng lượng, thể tích của kiện hàng. Ngoài ra, đôi khi hối phiếu đóng gói còn ghi rõ tên xí nghiệp sản xuất, người đóng gói và người kiểm tra kỷ thuật. Tùy theo loại hàng hóa mà thiết kế một Packing List với các nội dung thích hợp. Phiếu đóng gói được lập thành 03 bản. Một bản gửi trong kiện hàng sao cho người nhận hàng khi cần kiểm tra hàng hóa trong kiện có thể thấy được ngay chứng từ để đối chiếu giữa hàng hóa thực tế và hàng hóa do người bán đã gửi. Bản thứ hai, dùng để tập hợp cùng với các bản của kiện hàng khác, làm thành một bộ đầy đủ toàn bộ các kiện hàng trong lô hàng người bán đã gửi. Bộ này được xếp trong kiện hàng thứ nhất của lô hàng nhằm tạo điều kiện cho người nhận hàng dễ dàng kiểm tra các kiện hàng hoặc dễ dàng rút tỉa một số kiện hàng nào đó ra khỏi lô hàng. Bản thứ ba cũng lập thành 01 bộ để kèm chung với Hóa đơn thương mại trong Bộ chứng từ hàng hóa thanh toán, để xuất trình với Ngân hàng.
Là chứng từ xác nhận xuất xứ, nguồn gốc hàng hóa do Nhà xuất khẩu, hoặc do Phòng Thương mại của nước xuất khẩu cấp, nếu như trong L/C có quy định. Tại Việt Nam, loại chứng từ này do Phòng Thương mại và Công nghiệp Việt Nam (VCCI) phát hành. Nội dung của Chứng thư xuất xứ gồm các các mục cơ bản gồm: Tên địa chỉ Nhà xuất khẩu, Nhà nhập khẩu, Tên hàng, Số lượng, Trọng lượng, Ký mã hiệu, lời khai của chủ hàng và xác nhận của Phòng thương mại về nơi sản xuất, xuất xứ của hàng hóa.
(Certificate of Quanlity/Quantity (or Weight)/Bags/Crop) Do một cơ quan giám định độc lập kiểm nghiệm. Tại Việt nam có nhiều cơ quan như: Vinacontrol, SGS, FCC, ICT, DAVI,…
Là chứng từ do Cơ quan bảo vệ và kiểm dịch thực vật cấp cho chủ hàng để xác nhận hàng hóa có nguồn gốc từ thực vật là không có bệnh dịch, nấm độc,…có thể gây ra dịch bệnh cho cây cối ở nơi đường đi của hàng hóa hoặc ở nơi hàng đến.
Hoá đơn thương mại (comercial invoice) Hóa đơn lãnh sự (Consular invoice) Hóa đơn hải quan (Customs invoice) Bảng kê bao bì hàng hóa (Packing List) Bảng kê chi tiết (Specification) Vận đơn (Bill of lading) vận đơn đường bộ (Way bill) Vận đơn đường sắt (Railway bill) Vận đơn đường biển (Marine Bill) Vận đơn đường hàng không (Airway Bill) Hợp đồng bảo hiệm (Insurance policy) Các loại giấy chứng nhận Giấy chứng nhận trọng lượng hàng hóa (Certificate of weight) Giấy chứng nhận chất lượng hàng hóa (Certificate of quality) Giấy chứng nhận số lượng hàng hóa (Certificate of quantity) Giấy chứng nhận xuất xứ (Certificate of origin) Giấy chứng nhận vệ sinh phòng dịch (Certificate of sanitary health) Giấy chứng nhận hạn ngạch xuất khẩu (Export quota Certificate) Giấy chứng nhận kiểm dịch thực vật (Phytosanitary Certificate) Giấy chứng nhận hun trùng ( Fumigation Certificate ) Giấy chứng nhận kiểm dịch động vật (Veterinary Certificate) Mọi thông tin chi tiết xin vui lòng liên hệ với công ty chúng tôi: Xem thêm vận chuyển hàng nhanh Các dịch vụ khác : Vận chuyển đường hàng không;vận chuyển đường biển; Vận chuyển đường bộ;Dịch vụ Hải quan; Vận chuyển nội địa; Vận Chuyển Hàng siêu trường siêu trọng; ủy thác xuất nhập khẩu. |
