So sánh gsuite và office 365 năm 2024

G Suite (gmail) và Office 365 là hai bộ ứng dụng email cho doanh nghiệp phổ biến nhất thời điểm hiện tại. Mỗi ứng dụng có điểm yếu điểm mạnh khác nhau, giá cả cũng không chênh lệch nhiều, vậy ứng dụng nào thích hợp cho doanh nghiệp của bạn? Trong bài viết này Renova Cloud sẽ gởi đến bạn bài so sánh chi tiết, giúp doanh nghiệp có cái nhìn tổng quan hơn để đưa ra lựa chọn thích hợp.

G-Suite và Office 365 Là Gì?

Với Office 365, người dùng thường quen thuộc với tên gọi Outlook, còn với G-Suite, được biết đến nhiều với cái tên Gmail. Với Outlook của 365, đây là công cụ được cài đặt trong máy, còn Gmail của G-Suite được sử dụng trực tiếp trên mọi trình duyệt web.

Đây là 2 công cụ hỗ trợ doanh nghiệp khởi tạo, gởi và nhận email theo tên miền doanh nghiệp, ví dụ: info@renovacloud.com, đồng thời người dùng có thể trực tiếp gõ văn bản, tạo file trình chiếu, video call và lưu trữ điện toán đám mây trên cả 2 ứng dụng.

Giá Cả

Các gói dịch vụ rõ ràng cùng giá cả được niêm yết cùng các dịch vụ, dung lượng,… G Suite làm cho sự lựa chọn trở nên đơn giản và dễ dàng hơn. Khi nói đến giá cả của Office 365 thì mọi thứ trông phức tạp hơn một chút. Trung bình G-Suite sẽ giao động trong khoảng 4usd/ user/ tháng thì Office 365 lại gấp đôi. Về phần giá, lợi thế nghiêng về G-Suite: 1-0

Xử lý văn bản: Microsoft Office Word so với Google Docs

Cũng giống như Word, Google Docs có một loạt các mẫu tài liệu sẵn có, mọi thao tác trên cả 2 ứng dụng đều rất mượt và thân quen với người dùng. 2-1 vẫn nghiêng về G-Suite

So sánh Microsoft Office Excel vs Google Sheets

Excel là ứng dụng bảng tính có thể thực hiện hàng nghìn thứ khác nhau (có thể bạn chưa sử dụng hết khả năng của nó) và thanh công cụ dễ điều hướng cho phép bạn truy cập nhanh các tính năng bạn muốn, biến nó thành công cụ không thể thiếu để lập ngân sách, dự báo tài chính và nhập dữ liệu. Tuy nhiên phần giao diện và thao tác trên G-Suite lại đơn giản hơn nhiều. Lợi thế chính của Google Trang tính nằm ở khả năng cộng tác. Hầu hết mọi người sử dụng Excel để quản lý danh sách dữ liệu đơn giản, chỉ sử dụng 1-5% tiềm năng thực sự của Excel như công thức, lọc, bảng, macro, v.v. Khi bạn được yêu cầu chia sẻ số đơn giản với 10 người khác nhau trong một nhóm, tính năng cộng tác của Google Trang tính vượt trội so với việc gửi lại các tệp Excel qua email giữa mọi người. 3-1 cho G-Suite.

So sánh Microsoft Office PowerPoint và Google Slides

Microsoft PowerPoint có nhiều khả năng hơn Google Slides. Bạn có thể vẽ một bản trình bày từ đầu, chọn từ hàng trăm mẫu và dễ dàng tùy chỉnh hiệu ứng slides (cho phép một mình thực tế là bạn có thể tạo toàn bộ, bản trình chiếu sẵn sàng trình bày từ máy tính bảng).

Google Slides vẫn là một phiên bản ngắn gọn của PowerPoint về những gì nó có thể làm. Tuy nhiên Google Slides hiện tại đã tích hợp đủ các chức năng cơ bản và thường dùng nhất giúp người dùng nhanh chóng tạo được 1 bài thuyết trình. Lý do lớn nhất để lựa chọn với Google Slides là sự cộng tác, khả năng dễ dàng chia sẻ và chỉnh sửa đồng thời các trình chiếu là điểm cộng lớn nhất của nền tảng cùng với việc chia sẻ dễ dàng trên web. Ở phần này mỗi ứng dụng đều có 1 lợi thế riêng, vậy nên tỉ số 4-2 vẫn nghiêng về G-Suite.

Hỗ trợ

Với khả năng vận hành tối ưu của cả 2, nên tài khoản của người dùng sẽ luôn trong trạng thái active lên đến 99.9%, đảm bảo loại bỏ các khả năng ảnh hưởng xấu đến vận hành.

Cả G Suite và Office 365 đều là các tùy chọn khá tuyệt vời. Tuy nhiên, về mặt cộng tác và dễ sử dụng, G Suite sẽ là lựa chọn tốt hơn cho doanh nghiệp vì tính tuỳ biến, dễ sử dụng và là ứng dụng email văn phòng phổ biến nhất.

Với vai trò là đối tác cao cấp của Google, Renova Cloud sẵn sàng hỗ trợ bạn trong việc cài đặt, thiết lập trọn bộ ứng dụng email theo tên miền doanh nghiệp và tư vấn, hỗ trợ trong suốt quá trình doanh nghiệp sử dụng dịch vụ G-Suite. Mọi thông tin vui lòng liên hệ:

Trong thời đại công nghệ số hiện nay, Google Workspace và Microsoft 365 là hai ứng dụng phổ biến mà các người dùng doanh nghiệp đa dạng các quy mô, lĩnh vực lựa chọn làm công cụ để hỗ trợ trong công việc và tăng năng suất hiệu quả. Ngoài ra, thế giới ngày càng cải tiến và phát triển các kỹ thuật chuyển đổi số, vậy nên chúng ta cũng cần phải áp dụng để vươn lên trong thị trường. Tuy nhiên, giữa Google Workspace và Microsoft 365, đâu mới là sự lựa chọn hợp lý cho doanh nghiệp? Hãy cùng đọc bài viết này để tìm hiểu những điểm khác biệt của hai ứng dụng này nhé!

Giới thiệu chung về Google Workspace và Microsoft 365

1. Google Workspace

Google Workspace là một không gian làm việc trực tiếp bao gồm các ứng dụng cộng tác giúp tăng năng suất hiệu quả cũng như thuận tiện hơn trong việc trao đổi công việc nội bộ và đối tác. Google Docs, Sheets, Slides, Gmail, Meet, Chat, Drive… là những ứng dụng phổ biến trong Google Workspace. Mọi người dùng Google đều có quyền truy cập vào Google Workspace của riêng họ, nhưng đối với những người cần nhiều tính năng và khả năng hơn những gì gói miễn phí cung cấp, Google cũng có sẵn các tùy chọn dành cho công ty bao gồm các gói: Business, Enterprise, Essentials, Frontline.

Một trong những lợi ích của việc sử dụng ứng dụng Google Workspace là có sự tích hợp mạnh mẽ giữa tất cả các sản phẩm của Google. Ví dụ: bạn có thể nhanh chóng đưa liên kết tới tệp từ Google Drive vào email bạn đang viết trong Gmail để các bạn có thể cùng nhau làm việc trên các tài liệu. Bạn có thể dễ dàng đánh giá tài liệu trong Google Docs bằng cách thêm nhận xét và gắn thẻ người khác vào tệp của mình.

Sau đây là bảng tóm tắt ưu điểm và nhược điểm của Google Workspace bạn cần biết:

Ưu điểm Nhược điểm Hoạt động độc lập với thiết bị Tốn kém đối với một số doanh nghiệp hoặc cá nhân nhỏ. Tên miền email chuyên nghiệp có trong Gmail Không có phiên bản ứng dụng dành cho máy tính để bàn. Cơ hội hợp tác rộng mở Bao gồm lưu trữ đám mây

Google Workspace dành cho ai?

Loại hình doanh nghiệp nào nên sử dụng Google Workspace trong bối cảnh này? Rất đơn giản: Google Workspace là dành cho những doanh nghiệp đã có thói quen cộng tác từ xa trên tài liệu giữa các đội nhóm. Khả năng cộng tác trực tiếp của nó vượt trội hơn đáng kể so với bất kỳ tính năng nào có sẵn trong Microsoft 365. Các ứng dụng đó hầu như không mất thời gian để thiết lập và sử dụng vì đó cũng là là thành phần cơ bản trong thiết kế của bộ phần mềm và cực kỳ dễ sử dụng.

Nếu công ty của bạn không yêu cầu tất cả chức năng nâng cao do các ứng dụng riêng lẻ của Microsoft 365 cung cấp thì Google Workspace cũng là một lựa chọn tuyệt vời. Tất cả các ứng dụng khác nhau của Google Workspace đều dễ sử dụng hơn Microsoft 365, trong đó Gmail đặc biệt dễ sử dụng hơn Outlook. Ngoài ra, chức năng tìm kiếm của Google dành cho Google Drive còn vượt trội hơn chức năng tìm kiếm của Microsoft 365 dành cho người dùng thường xuyên tìm kiếm tài liệu.

2. Microsoft 365

Ngoại trừ việc là bộ sản phẩm văn phòng độc quyền của Microsoft, Microsoft 365 và Google Workspace có thể so sánh được với nhau về các khía cạnh khác nhau. Các sản phẩm như Microsoft Word và Excel có thể được nhiều khách hàng doanh nghiệp dễ nhận biết, điều này khiến chúng trở thành một lựa chọn phổ biến cho bộ ứng dụng văn phòng. Phần lớn các ứng dụng của Microsoft đều có sẵn dưới dạng phiên bản dành cho máy tính để bàn và web, cho phép hoạt động kết hợp trực tuyến và ngoại tuyến.

Trong nhiều năm, Microsoft đã là lựa chọn hàng đầu của nhiều tổ chức nhờ bộ ứng dụng văn phòng phong phú. Google Workspace đang trở thành giải pháp thay thế có tính cạnh tranh cho Microsoft 365 dành cho các công ty mong muốn giao tiếp và làm việc.

Nếu bạn đang tìm kiếm công cụ chỉnh sửa tài liệu mạnh mẽ hoặc quản lý email nâng cao thì bạn có thể xem xét sử dụng Microsoft Word hoặc Outlook.

Sau đây là bảng tóm tắt ngắn gọn ưu điểm và hạn chế của Microsoft 365:

Ưu điểm Nhược điểm Có các ứng dụng Office trong văn phòng, doanh nghiệp phổ biến Hệ thống cấp phép có phần phức tạp Giải pháp đám mây và phù hợp cho những người hay dùng máy tính để bàn Hạn chế sử dụng các tính năng. Bạn nên thanh toán hàng năm để tận dụng tối đa Office 365. Cơ hội hợp tác rộng mở Không phải mọi gói trong Office 365 đều có phiên bản có thể cài đặt của bộ sản phẩm Office. Ví dụ: gói 'Business Basic' cho phép phiên bản di động và trực tuyến. Giá cả hợp lý

Microsoft 365 dành cho ai?

Nếu bạn chọn các chức năng mạnh mẽ và nâng cao thay vì làm việc nhóm tối ưu thì Microsoft 365 là lựa chọn phù hợp cho bạn. Tất cả các ứng dụng của nó đều hoạt động tốt hơn các đối tác Google Workspace. Ngoài ra, Microsoft 365 không loại trừ khả năng cộng tác trực tiếp. Việc này không đơn giản như trong Google Workspace và cần phải thực hiện thêm một chút thao tác. Ngoài ra, Microsoft 365 còn có các tính năng đánh dấu tuyệt vời, khiến nó trở thành lựa chọn tuyệt vời để đánh giá ngang hàng với Google Workspace.

Có những lý do khác nhau để một công ty sử dụng Microsoft 365. SharePoint cung cấp không gian làm việc mang tính cộng tác khác biệt so với Google Drive của Google Workspace, mặc dù những ứng dụng đó rất hữu ích trong việc trao đổi giấy tờ và những thứ khác. Ngoài ra, bạn sẽ cần Microsoft 365 nếu muốn quản trị máy chủ của riêng mình thay vì email được lưu trữ. Ngoài ra, Microsoft Teams còn cung cấp một nền tảng tuyệt vời để các nhóm trao đổi công việc.

So sánh Google Workspace và Microsoft 365

Sau đây GCS Vietnam sẽ đi vào so sánh Google Workspace và Microsoft 365 bao gồm giá cả, hỗ trợ, so sánh từng ứng dụng, khả năng cộng tác, tích hợp ứng dụng, giá cả, v.v. Ở đây, chúng tôi quan tâm nhiều hơn đến cách thức hoạt động của các bộ ứng dụng dành cho doanh nghiệp hơn là mục đích sử dụng cá nhân.

Với phần mềm năng suất Google Workspace, Google đang nhắm mục tiêu vào phân khúc kinh doanh – một lời tuyên chiến với công ty dẫn đầu thị trường Microsoft và sản phẩm đối thủ cạnh tranh của họ là Microsoft 365. GCS Vietnam sẽ đi vào so sánh cả hai sản phẩm trên các khía cạnh sau:

• Tính năng ứng dụng
• Lưu trữ đám mây
• Chia sẻ file
• Sự hợp tác
• E-mail
• Bảo vệ và quản lý dữ liệu
• Khả dụng
• Hỗ trợ
• Chi phí
• Hỗ trợ
• Chi phí

Dưới đây chúng ta sẽ đi vào từng phần so sánh chi tiết Google Workspace và Microsoft 365 theo từng phần nhé.

1. Google Workspace và Microsoft 365: Tính năng ứng dụng

Danh mục sản phẩm của hai gói ứng dụng doanh nghiệp cho thấy phạm vi tính năng gần như giống hệt nhau. Về bản chất, Google cung cấp giải pháp thay thế tương tự cho từng ứng dụng Microsoft 365.

Tính năng Microsoft 365 Google Workspace Xử lý văn bản Microsoft Word Google Docs Tính toán bảng tính Microsoft Excel Google Sheets Bài thuyết trình Microsoft PowerPoint Google Slides Email Microsoft Outlook Gmail Sổ tay kỹ thuật số Microsoft OneNote Google Keep Web hosting Microsoft Sharepoint Google Sites Hội nghị truyền hình, hội thảo Microsoft Teams Google Meet Dịch vụ nhắn tin tức thời, trò chuyện nhóm Microsoft Teams Google Chat Truyền thông tin tức nội bộ cho các công ty Yammer Google Currents

Tuy nhiên, các tùy chọn tải xuống là một tính năng đặc biệt của sản phẩm Microsoft. Nếu cần, các phiên bản dành cho máy tính để bàn của từng ứng dụng doanh nghiệp Microsoft 365 nói trên cũng được cung cấp. Tùy thuộc vào gói sản phẩm đã chọn, các phiên bản này có thể được cài đặt cục bộ trên các thiết bị trực tiếp từ đám mây và nếu khả thi, có thể sử dụng ngoại tuyến.

Ngoài ra, Google Workspace còn cung cấp khả năng ngoại tuyến cho Google Docs, Sheets, Slides. Đây là những tính năng của dịch vụ web chứ không phải là phiên bản dành cho máy tính để bàn. Cần phải sử dụng trình duyệt web Chrome cùng với tiện ích mở rộng hoạt động ngoại tuyến để thực hiện việc này.

2. Google Workspace và Microsoft 365: Lưu trữ đám mây và chia sẻ tệp

Các giải pháp dựa trên đám mây, chẳng hạn như Microsoft 365 và Google Workspace, có lợi thế trong môi trường doanh nghiệp chủ yếu vì chúng cung cấp khả năng lưu trữ dữ liệu trực tuyến tập trung. Đối với Microsoft 365, Microsoft phụ thuộc vào dịch vụ lưu trữ tệp OneDrive. Bên cạnh đó, người dùng Google Workspace có thể truy cập vào hạn mức bộ nhớ tăng lên trên nền tảng lưu trữ đám mây Google Drive.

Trong khi Microsoft cung cấp 1TB bộ nhớ đám mây cho tất cả người dùng Microsoft 365, Google Workspace lại có dung lượng bộ nhớ khác nhau tùy theo các phiên bản khác nhau: Có thể mua từ 30 GB đến 5TB cho mỗi người dùng trong phiên bản Business. Phiên bản Enterprise sẽ có dung lượng không giới hạn.

Khả năng đồng bộ hóa bộ nhớ đám mây với thiết bị được cung cấp bởi Google và Microsoft. Nếu cần, các tệp và thư mục tệp được lưu trực tuyến cũng có thể được truy cập ngoại tuyến.

Về quản lý tệp trực tuyến, cả hai tùy chọn lưu trữ đám mây đều hoạt động tuyệt vời với bộ tính năng mở rộng. Tính năng chia sẻ và tạo các phiên bản thực sự hữu ích cho hoạt động kinh doanh hàng ngày. Người dùng có thể chia sẻ tệp với bất kỳ ai trong hoặc ngoài tổ chức của họ chỉ bằng một cú nhấp chuột và họ có thể đặt giới hạn thời gian nếu cần.

Ngoài ra, Google Workspace cung cấp công cụ tìm kiếm dựa trên xử lý ngôn ngữ tự nhiên (NLP) cho tất cả ứng dụng.

Tính năng Microsoft 365 Google Workspace Dung lượng lưu trữ trên mỗi giấy phép người dùng 1TB Tùy thuộc vào từng phiên bản, có từ 30 GB, 2 TB, 5TB, hoặc không giới hạn Đồng bộ hóa Có Có Phiên bản Có Có Chia sẻ file qua link bao gồm ngày hết hạn Có Có Chức năng tìm kiếm Có Được hỗ trợ bởi NLP

3. Google Workspace và Microsoft 365: Các công cụ cộng tác, kết nối

Cả Google Workspace và Microsoft 365 đều cung cấp các công cụ mạnh mẽ để làm việc nhóm và liên lạc trong khi làm việc với khách hàng, đồng nghiệp và đối tác kinh doanh/ Những công nghệ này cho phép cộng tác chỉnh sửa văn bản, bảng tính và bản trình bày dựa trên đám mây bên cạnh tính năng gọi điện video và trò chuyện tức thời.

Google Meet là giải pháp hội nghị truyền hình của công ty. Ngoài ra, Google Chat còn cung cấp cho người dùng quyền truy cập vào nền tảng trò chuyện nhóm và nhắn tin trực tiếp.

Các trang web công ty và các ứng dụng mạng nội bộ khác có thể được triển khai một cách chuyên nghiệp với Google Workspace cũng như với Microsoft 365. Google sử dụng hệ thống mẫu trực quan với phạm vi thiết kế hạn chế với các trang web. Mặt khác, Microsoft SharePoint ít trực quan hơn nhưng cung cấp nhiều khả năng hơn đáng kể cho việc triển khai các ứng dụng web nội bộ của công ty.

Với Yammer và Google Currents, cả hai nhà cung cấp đều cung cấp giải pháp đám mây hỗ trợ mạng xã hội nội bộ và giữa các công ty.

Tính năng Microsoft 365 Google Workspace Quản lý cuộc hẹn và liên hệ phù hợp với doanh nghiệp ✔ ✔ Chỉnh sửa chung văn bản, bảng biểu và bản trình bày ✔ ✔ Trò chuyện video ✔ ✔ Trò chuyện, nhắn tin nhóm ✔ ✔ Các cuộc gọi video hội thảo ✔ ✔ Các website mạng nội bộ công ty ✔ ✔ Truyền thông mạng xã hội cho công ty ✔ ✔

4. Google Workspace và Microsoft 365: Email

Cả Microsoft 365 và Google Workspace đều cung cấp các tính năng email chuyên nghiệp cấp doanh nghiệp. Người dùng Microsoft 365 có thể kiểm soát lưu lượng email của họ bằng ứng dụng email Outlook, Outlook trên web hoặc Outlook trên thiết bị di động, nếu cần. Quản lý email trong Google Workspace được cung cấp bởi phần mềm Gmail.

Người dùng Google Workspace có thể truy cập Gmail, ứng dụng có miền email riêng và giao diện không có quảng cáo, trái ngược với tài khoản Google miễn phí. Miền email cá nhân chỉ có thể đạt được một phần với Microsoft 365.

Tính năng Microsoft 365 Google Workspace Không quảng cáo ✔ ✔ Tên miền doanh nghiệp riêng ✘ ✔ Ứng dụng di động ✔ ✔ Bao gồm ứng dụng thư khách trên máy tính để bàn Tùy thuộc vào gói dịch vụ ✘ Bí danh email ✔ ✔ Nhóm/nhà phân phối email ✔ ✔

5. Google Workspace và Microsoft 365: Bảo mật và quyền quản lý riêng tư

Sản phẩm nào bảo mật tốt hơn, Microsoft 365 hay Google Workspace? Các sản phẩm này dành cho khách hàng doanh nghiệp có chính sách bảo vệ dữ liệu và chặn nghe lén được điều chỉnh bởi các quy tắc tuân thủ nghiêm ngặt.

Đối với cả việc truyền dữ liệu giữa máy khách và máy chủ cũng như lưu trữ dữ liệu trong trung tâm dữ liệu, cả hai nhà cung cấp đều dựa vào các giải pháp mã hóa đáng tin cậy.

Hơn nữa, Google Workspace và Microsoft 365 đều được tạo ra để tuân thủ các tiêu chuẩn và luật kinh doanh quan trọng liên quan đến việc xử lý dữ liệu nhạy cảm.

• Cả hai nền tảng đều đáp ứng các tiêu chuẩn quốc tế ISO/IEC 27001, ISO/IEC 27017 và ISO 27018 về bảo mật thông tin, bảo mật đám mây và bảo vệ dữ liệu đám mây.
• Các tiêu chuẩn bảo mật hoạt động kiểm soát của tổ chức dịch vụ (SOC 1, 2 và 3) bao gồm các biện pháp kiểm soát hàng năm về bảo mật dữ liệu, tính khả dụng, xử lý tính toàn vẹn và bảo mật, đồng thời tất cả các dịch vụ đám mây của Microsoft đều đáp ứng các biện pháp kiểm soát này. Hơn nữa, Google Workspace còn có chứng chỉ SOC 2 và 3.
• Cả hai nhà cung cấp đều đủ điều kiện sử dụng dịch vụ đám mây của mình trong các tổ chức liên bang của Hoa Kỳ vì họ đã hoàn thành quy trình kiểm tra và phê duyệt với tư cách là người tham gia Chương trình quản lý ủy quyền và rủi ro liên bang (FedRAMP).
• Để đảm bảo xử lý an toàn các giao dịch thẻ tín dụng, cả hai nền tảng đám mây đều hỗ trợ Tiêu chuẩn bảo mật dữ liệu ngành thẻ thanh toán (PCI DSS).
• Tất cả các công cụ đám mây trong dòng sản phẩm của Microsoft cũng như các giải pháp của Google đều được điều chỉnh theo HIPAA – Health Insurance Portability and Accountability Act, Đạo luật về trách nhiệm giải trình và cung cấp thông tin bảo hiểm y tế của Hoa Kỳ đưa ra các quy tắc nghiêm ngặt để xử lý dữ liệu người bệnh.

Với chính sách bảo mật của riêng mình, Google và Microsoft cung cấp cho các doanh nghiệp các dịch vụ tuân thủ GDPR (Quy định chung về bảo mật thông tin).

6. Google Workspace và Microsoft 365: Hỗ trợ khách hàng

Tương tự như Microsoft Corporation, người tiêu dùng có thể tin tưởng vào độ khả dụng 99,9% với Google Workspace. Bạn có thể liên hệ với nhóm hỗ trợ trên cả hai nền tảng bằng cách trò chuyện, email hoặc điện thoại bất kỳ lúc nào trong ngày.

Tất cả những vấn đề thắc mắc cũng như sự cố gặp phải đều có đội ngũ chuyên gia của Microsoft và Google Workspace hỗ trợ 24/7.

7. Google Workspace và Microsoft 365: Chi phí các gói dịch vụ

Giá Google Workspace và giá Microsoft 365 đều tùy thuộc vào từng gói dịch vụ mà doanh nghiệp sử dụng vì sẽ có những nâng cấp cũng như dung lượng khác nhau. Tùy thuộc vào quy mô doanh nghiệp mà bạn có thể lựa chọn gói phù hợp với mình.

Tuy nhiên, khi đăng ký tại GCS Technology Vietnam – đối tác ủy quyền cấp cao tại Việt Nam của Google Cloud, bạn sẽ nhận được những mức giá ưu đãi hấp dẫn hơn so với khi mua trực tiếp với Google.

Bảng giá Google Workspace tại GCS Vietnam hiện tại sẽ như sau:

Các gói Google Workspace Business Starter Business Standard Business Plus Enterprise Frontline Chi phí (VND/ người dùng/ tháng) 86.000đ/user /tháng 204.000đ/user /tháng 500.000đ/user /tháng 281.000đ/user /tháng 153.900đ/user /tháng

Còn đối với Microsoft 365, các bạn có thể tham khảo bảng giá của MSO – một trong những đối tác ủy quyền cấp cao của Microsoft 365 tại Việt Nam thuộc công ty con của HVN Group với bề dày hơn 12 năm kinh nghiệm trong cùng lĩnh vực cung cấp dịch vụ.

Sau đây là bảng giá của Microsoft 365 tại MSO dành cho các doanh nghiệp, tổ chức có quy mô nhỏ:

Các gói Microsoft 365 Business Basic Business Standard Business Premium Ứng dụng cho doanh nghiệp Chi phí (VND/ người dùng/tháng) (thanh toán theo năm) 64.000 289.000 549.000 219.000

Đối với các doanh nghiệp lớn, bảng giá Microsoft 365 tại MSO sẽ bao gồm các dịch vụ sau:

Các gói Microsoft 365 Microsoft 365 E3 Microsoft 365 E5 Office E1 Office E3 Office E5 Chi phí (VND/ người dùng/tháng) 990.000 1.590.000 289.000 669.000 1.090.000

Nên lựa chọn Google Workspace hay Microsoft 365?

Thật khó để xác định Microsoft 365 hay Google Workspace vượt trội hơn. Mặc dù có nhiều yếu tố giữa hai dịch vụ có vẻ tương tự nhau nhưng chúng có những tính năng khác nhau để cung cấp.

Các công cụ do Microsoft 365 và Google Workspace cung cấp được đối chiếu ở đây:

• Gmail: tương ứng với Microsoft Outlook
• Google Slides: tương ứng với Microsoft Powerpoint (trình chiếu)
• Google Sheets: tương ứng với Microsoft Excel (bảng tính)
• Google Sites: tương ứng với Microsoft SharePoint (website)
• Google Keep: tương ứng với Microsoft OneNote (ghi chú cuộc họp)
• Google Drive: tương ứng với Microsoft OneDrive (lưu trữ và chia sẻ tệp)

So với Google Workspace, Microsoft 365 có nhiều tính năng phức tạp hơn, đặc biệt khi nói đến phiên bản máy tính để bàn của các ứng dụng phổ biến. Tuy nhiên, nhiều người có thể hài lòng hơn với Google Workspace, trừ khi công việc của họ yêu cầu họ thường xuyên làm việc với bảng tính, trong trường hợp đó Microsoft 365 có thể là một lựa chọn ưu việt hơn.

Đối tượng mục tiêu chính của Google Workspace là các nhóm muốn làm việc cùng nhau trên bộ nhớ đám mây. Nếu làm việc cùng nhau là mục tiêu chính của bạn thì bạn nên xem xét Workspace một cách nghiêm túc thay vì Microsoft 365. Khách hàng của Google Workspace thấy dễ dàng tìm hiểu cách cộng tác trên các tài liệu trực tuyến và các tính năng của nó rất đơn giản và dễ sử dụng.

Nếu bạn đang tìm kiếm các giải pháp giàu tính năng để nâng cao năng suất của mình thì Microsoft 365 có thể là lựa chọn tốt hơn. Cuối cùng, Microsoft 365 phức tạp hơn Google Workspace khi nói đến bộ năng suất văn phòng. Và điều quan trọng cần lưu ý là Google Workspace không có gì có thể cạnh tranh với Microsoft Teams về mặt những ứng dụng văn phòng được tiêu chuẩn hóa.

Cuối cùng, cả Google Workspace hay Microsoft 365 đều có những lợi ích riêng – mức độ phù hợp của hai ứng dụng sẽ phụ thuộc nhiều vào nhu cầu của doanh nghiệp.

Lời kết

Bài viết trên đây đã cung cấp cho các bạn những so sánh chi tiết về Google Workspace và Microsoft 365. Mong rằng các khách hàng sẽ có sự cân nhắc kỹ lưỡng về các tính năng, giá cả, bảo mật cũng như là quy mô doanh nghiệp để có thể lựa chọn gói sản phẩm phù hợp với tổ chức công ty mình. Nếu cần sự hỗ trợ và tư vấn về các phiên bản Google Workspace hoặc có những thắc mắc về bài viết này, các bạn có thể nhắn tin trực tiếp với đội ngũ CSKH qua Livechat ngay bên dưới.

Bài viết gần đây

0 0 Các bình chọn

Đánh giá

Phản hồi nội tuyến

Xem tất cả bình luận

Đăng ký nhận tin tức hằng ngày

Email Tracking là gì? Top 7 công cụ theo dõi Email hiệu quả

Bạn có bao giờ tự hỏi liệu email của mình có bị lạc trong hàng trăm, hàng nghìn hộp thư đến không? Email vẫn là một công cụ liên lạc quan trọng, nhưng với tình trạng hộp thư đến tràn ngập, thật khó để đánh giá xem thư của bạn có được xem hay không. Đây chính là lúc tính năng theo dõi email phát huy tác dụng. Trong bài viết này, chúng ta sẽ đi sâu vào Email Tracking là gì, cách thức hoạt động và nó có thể mang lại lợi ích cho bạn như thế nào. Khám phá ngay.

Email Tracking là gì?

Email tracking là công cụ cung cấp một giải pháp công nghệ cho phép người gửi theo dõi cách người nhận tương tác với email của họ. Điều này có thể bao gồm nhiều số liệu khác nhau, chẳng hạn như email có được mở hay không, ngày và giờ mở, thiết bị nào được sử dụng để mở và thậm chí cả vị trí của người nhận (mặc dù thông tin này thường kém chính xác hơn).

Cách thức hoạt động của Email Tracking

Vậy chính xác thì Email Tracking hoạt động như thế nào? Chúng ta cùng tìm câu trả lời trong phần này nhé.

Nền tảng của việc theo dõi email nằm ở sự khéo léo về mặt công nghệ – pixel theo dõi.

Hãy tưởng tượng một hình ảnh cực nhỏ, nhỏ hơn dấu chấm ở cuối câu này và hoàn toàn vô hình trước mắt mọi người. Đó chính là pixel theo dõi, được nhúng khéo léo vào nội dung email của bạn bằng phần mềm Email tracking. Khi bạn nhấn gửi, pixel nhỏ này sẽ đi cùng với tin nhắn

Bây giờ chính là lúc quá trình Email Tracking bắt đầu hoạt động.

• Khi người nhận mở email, chương trình email của họ sẽ tự động tìm nạp và hiển thị tất cả nội dung, bao gồm cả hình ảnh. Trong đó sẽ bao gồm pixel theo dõi được che giấu khéo léo.
• Khi chương trình cố gắng tải xuống pixel này từ máy chủ của phần mềm theo dõi email, phần mềm Email Tracking sẽ tiếp nhận.
• Phần mềm này sẽ ghi lại thông tin có thể xác định được bao gồm ngày giờ email được mở. Trong một số trường hợp, tùy thuộc vào cài đặt quyền riêng tư, phần mềm thậm chí có thể lấy địa chỉ IP của người nhận, cho biết vị trí gần đúng của họ.

Các Email Tracking thậm chí có thể vượt xa những lần mở và nhấp chuột cơ bản. Một số dịch vụ nâng cao cung cấp các tính năng theo dõi bổ sung, như:

• Nhận biết vị trí: Bằng cách phân tích địa chỉ IP của người nhận (nếu cài đặt quyền riêng tư cho phép), phần mềm có thể cung cấp vị trí ước tính về nơi email được mở. Điều này có thể hữu ích để hiểu được phạm vi địa lý của khán giả.
• Phát hiện thiết bị: Phần mềm có thể xác định loại thiết bị (máy tính để bàn, thiết bị di động, máy tính bảng) được sử dụng để mở email. Doanh nghiệp có thể tận dụng tính năng này để điều chỉnh các chiến dịch email trong tương lai cho phù hợp với các thiết bị cụ thể.

Tóm lại, khi được trang bị kiến thức về cách hoạt động của tính năng theo dõi email, bạn có thể tận dụng khả năng của nó để tạo các chiến dịch email có tác động mạnh mẽ đến khán giả của mình.

Lợi ích của Email Tracking

Bằng cách cung cấp những hiểu biết sâu sắc có giá trị về mức độ tương tác qua email, Email Tracking cho phép bạn tinh chỉnh cách tiếp cận của mình và đạt được kết quả tốt hơn. Dưới đây là cái nhìn chi tiết hơn về những lợi ích chính của việc theo dõi email:

Tăng hiệu suất chiến dịch

Theo dõi email cho phép bạn đo lường hiệu quả của các chiến dịch email của mình. Bạn có thể xem email nào có tỷ lệ mở và tỷ lệ nhấp cao hơn, từ đó tiết lộ những gì gây được ấn tượng với khán giả của bạn. Dữ liệu này cho phép bạn điều chỉnh các chiến dịch trong tương lai để có tác động tối đa.

Hãy tưởng tượng bạn gửi hai email tiếp thị: một email có dòng chủ đề hấp dẫn và email còn lại có dòng tiêu đề nhạt nhẽo. Theo dõi cho thấy dòng chủ đề hấp dẫn mang lại tỷ lệ mở cao hơn đáng kể. Điều này yêu cầu bạn ưu tiên tạo các dòng chủ đề rõ ràng và hấp dẫn trong các chiến dịch trong tương lai.

Nắm vững việc theo dõi

Theo dõi email giúp loại bỏ việc phỏng đoán tự hỏi liệu email của bạn có đạt được mục tiêu hay không. Bạn có thể xem liệu nó đã được mở hay chưa, cho phép bạn lập kế hoạch chiến lược tiếp theo của mình một cách chiến lược. Đối với các email chưa mở, việc theo dõi đúng lúc và được cá nhân hóa có thể cải thiện đáng kể mức độ tương tác.

Ngược lại, nếu một email đã được mở nhưng không có nhấp chuột nào được đăng ký, bạn có thể xem xét một cách tiếp cận khác trong quá trình theo dõi của mình, chẳng hạn như cung cấp thông tin chi tiết hơn hoặc nêu bật một lợi ích cụ thể.

Tối ưu hóa thời gian

Theo dõi email sẽ làm sáng tỏ thời điểm người nhận có nhiều khả năng mở email của bạn nhất. Bằng cách phân tích tỷ lệ mở vào các thời điểm khác nhau trong ngày hoặc các ngày trong tuần, bạn có thể xác định thời gian gửi tối ưu cho khán giả của mình. Điều này đảm bảo email của bạn sẽ đến hộp thư đến khi người nhận dễ tiếp nhận nhất, dẫn đến mức độ tương tác và chuyển đổi được cải thiện.

Tạo nội dung tốt hơn

Theo dõi email vượt xa tỷ lệ mở đơn giản. Tỷ lệ nhấp vào các liên kết cụ thể trong email của bạn sẽ tiết lộ nội dung nào thu hút sự quan tâm của khán giả. Phản hồi có giá trị này giúp bạn điều chỉnh nội dung trong tương lai để tạo được thông điệp tốt hơn với người nhận. Ví dụ: nếu bạn thấy tỷ lệ nhấp vào nút kêu gọi hành động thấp, bạn có thể sửa đổi văn bản hoặc vị trí của nút để làm cho nút đó hấp dẫn hơn.

Cải thiện doanh số bán hàng và tạo khách hàng tiềm năng

Trong thế giới bán hàng, giao tiếp kịp thời là chìa khóa. Tính năng theo dõi qua email cho phép nhân viên bán hàng xác định các khách hàng tiềm năng đã tương tác và ưu tiên các nỗ lực tiếp cận của họ. Bằng cách biết khách hàng tiềm năng nào đã mở email chứa đề xuất hoặc thông tin sản phẩm, nhân viên bán hàng có thể tập trung năng lượng vào những người dễ tiếp thu thông điệp của họ nhất, dẫn đến tỷ lệ chuyển đổi cao hơn.

Tóm lại, theo dõi email là một công cụ mạnh mẽ không chỉ đơn giản là biết liệu có ai đó đã mở email của bạn hay không. Nó cung cấp những hiểu biết có giá trị giúp bạn tạo ra các email hấp dẫn, có mục tiêu, gây được tiếng vang với khán giả và mang lại kết quả thực sự.

Hạn chế của Email Tracking

Mặc dù việc theo dõi email cung cấp cái nhìn thoáng qua về hành vi của người nhận nhưng điều quan trọng là phải hiểu những hạn chế của nó. Dưới đây là cái nhìn sâu hơn về các vết nứt trong bộ giáp theo dõi email:

Mối quan tâm về quyền riêng tư và Trình chặn

• Người nhận quan tâm đến quyền riêng tư: Những người nhận am hiểu công nghệ ưu tiên quyền riêng tư có thể sử dụng các chương trình email hiển thị email ở định dạng văn bản thuần túy. Điều này giúp loại bỏ việc tải hình ảnh, khiến pixel theo dõi trở nên vô dụng.
• Bảo vệ nhà cung cấp: Nhiều nhà cung cấp email, như Gmail và Outlook, cung cấp các tính năng bảo mật tích hợp chặn việc tự động tải xuống hình ảnh từ các nguồn bên ngoài. Điều này cản trở đáng kể chức năng của pixel theo dõi, có khả năng dẫn đến tỷ lệ mở không chính xác.

Độ chính xác và không nhất quán

• Nguy cơ tải trước: Một số chương trình email tải trước hình ảnh để mang lại trải nghiệm xem nhanh hơn. Điều này có thể dẫn đến kết quả sai, đăng ký mở ngay cả khi người nhận chỉ đọc lướt qua email hoặc không mở hết email.
• Bắt chước nhấp chuột: Mặc dù việc theo dõi các nhấp chuột vào liên kết có vẻ đơn giản nhưng không phải là không thể sai lầm. Một số người nhận có thể vô tình nhấp vào liên kết mà không có ý định thực sự, làm tăng tỷ lệ nhấp.

Thông tin chi tiết và bối cảnh hạn chế

• Tín hiệu mở mail không tương đương: Việc mở email không nhất thiết có nghĩa là người nhận đã đọc toàn bộ thư hoặc hiểu nội dung của nó. Theo dõi email thiếu khả năng đo lường mức độ hiểu hoặc mức độ tương tác thực sự.
• Không linh hoạt: Mặc dù việc theo dõi email có thể cung cấp một số dữ liệu trên các thiết bị được sử dụng để mở email nhưng nó có thể không hoàn toàn chính xác. Ngoài ra, nó không nắm bắt được cách người nhận tương tác với email trên thiết bị di động của họ, nơi họ có thể đọc lướt hoặc xóa chúng nhanh chóng.

Những cân nhắc về mặt đạo đức

Việc sử dụng tính năng theo dõi email có thể gây ra những lo ngại về mặt đạo đức, đặc biệt nếu người nhận không biết về điều đó. Điều quan trọng là bạn phải minh bạch về việc sử dụng công nghệ theo dõi và nhận được sự đồng ý bất cứ khi nào có thể.

Bằng cách hiểu được những hạn chế này, bạn có thể sử dụng tính năng theo dõi email hiệu quả hơn. Đây là một công cụ có giá trị để hiểu xu hướng tương tác, nhưng nó không phải là thước đo duy nhất để đánh giá sự thành công của hoạt động tiếp cận email của bạn.

Email tracking phù hợp với những đối tượng nào?

Theo dõi email có thể là yếu tố thay đổi cuộc chơi cho nhiều chuyên gia và tổ chức khác nhau bằng cách cung cấp dữ liệu có giá trị về cách người nhận tương tác với email của họ. Dưới đây là cái nhìn sâu hơn về một số người hưởng lợi chính:

1. Đội ngũ Marketing và Sales
2. Tối ưu hóa chiến dịch

Tiếp thị qua email xoay quanh việc tạo ra các thông điệp hấp dẫn gây được tiếng vang với đối tượng mục tiêu. Theo dõi tỷ lệ mở và tỷ lệ nhấp cho phép các nhà tiếp thị đánh giá hiệu quả của chiến dịch và xác định các lĩnh vực cần cải thiện. Bạn có thể biết dòng chủ đề nào thu hút người xem mở ra, nội dung nào thúc đẩy lượt nhấp chuột và phân khúc đối tượng nào của họ tương tác nhiều nhất.

• Xác định khách hàng mục tiêu

Hãy tưởng tượng bạn gửi một email quảng cáo và thấy nó vẫn chưa được mở. Theo dõi email trao quyền cho các nhóm bán hàng và tiếp thị ưu tiên các nỗ lực của họ. Nếu một email không được mở, họ có thể điều chỉnh cách tiếp cận của mình bằng email theo dõi vào thời điểm thích hợp phù hợp với nhu cầu cụ thể của người nhận.

1. Chuyên gia phát triển kinh doanh
2. Đo lường sự quan tâm

Đối với các chuyên gia tiếp cận khách hàng hoặc đối tác tiềm năng, việc theo dõi email cung cấp cái nhìn thoáng qua về mức độ quan tâm của họ. Việc thấy một email được mở có thể cho biết đối tượng dễ tiếp thu, nhắc nhở bạn gửi một email tiếp theo hoặc lời kêu gọi hành động được chuẩn bị kỹ lưỡng. Ngược lại, việc thiếu lượt mở có thể gợi ý một cách tiếp cận khác hoặc nhắm mục tiêu đến đối tượng phù hợp hơn.

• Xây dựng mối quan hệ

Giao tiếp hiệu quả là điều tối quan trọng trong việc xây dựng mối quan hệ. Theo dõi email có thể cho biết liệu các email tiếp cận của bạn có được gửi đến hộp thư đến và được nhìn thấy hay không. Nhờ đó, doanh nghiệp có thể tinh chỉnh phong cách và nội dung giao tiếp của mình để thúc đẩy các kết nối mạnh mẽ hơn.

1. Người tổ chức sự kiện
2. Theo dõi RSVP

Lời mời sự kiện thường dựa vào phản hồi qua email. Theo dõi mở ra và nhấp chuột vào liên kết RSVP cung cấp thông tin chi tiết có giá trị về khả năng tham dự. Điều này cho phép người tổ chức điều chỉnh hậu cần, phục vụ ăn uống hoặc nhân sự dựa trên số lượng khách dự kiến.

• Đo lường mức độ tương tác

Đối với các sự kiện có thông tin tiếp theo hoặc tài liệu bổ sung, việc theo dõi email có thể tiết lộ số lượng người nhận đã truy cập nội dung sau sự kiện này. Ứng dụng này cung cấp thước đo về sự quan tâm của người tham dự và tính hiệu quả của trải nghiệm sự kiện tổng thể.

Về bản chất, việc theo dõi email hỗ trợ các chuyên gia dựa vào giao tiếp qua email để đánh giá tính hiệu quả của nó và điều chỉnh chiến lược của họ để có kết quả tốt hơn. Mặc dù nó không đảm bảo người nhận đã đọc toàn bộ email nhưng nó cung cấp những hiểu biết có giá trị về mức độ tương tác của họ, cho phép giao tiếp có tính chiến lược hơn.

Top 7 công cụ theo dõi email phổ biến hiện nay

Dưới đây là những thông tin tổng quan về 7 công cụ theo dõi email phổ biến hàng đầu cần cân nhắc vào năm 2024, mỗi công cụ đáp ứng các nhu cầu và ngân sách khác nhau:

1. Right Inbox

Công cụ thân thiện với người dùng này tích hợp liền mạch với Gmail, cung cấp một bộ tính năng ngoài tính năng theo dõi email cơ bản. Right Inbox tự hào có các chức năng như tổng hợp thư để gửi email được cá nhân hóa một cách hiệu quả, lên lịch gửi email để có thời gian gửi tối ưu và thậm chí theo dõi số lần nhấp vào liên kết trong thư của bạn. Nó phục vụ tốt cho các cá nhân và nhóm nhỏ đang tìm kiếm giải pháp quản lý email toàn diện với khả năng theo dõi tích hợp.

1. Saleshandy

Công cụ mạnh mẽ này phục vụ riêng cho các nhóm bán hàng. Saleshandy vượt xa tính năng theo dõi lần nhấp và mở cơ bản, cung cấp các tính năng như trình tự tự động gửi email theo dõi nếu người nhận không phản hồi, các công cụ tìm kiếm xã hội để xác định khách hàng tiềm năng trên các nền tảng truyền thông xã hội như LinkedIn và các mẫu email để đảm bảo nhắn tin nhất quán.

Đây là một lựa chọn tuyệt vời cho các chuyên gia bán hàng đang tìm kiếm một nền tảng tất cả trong một để hợp lý hóa các nỗ lực tiếp cận và thu được những hiểu biết có giá trị về mức độ tương tác với khách hàng tiềm năng.

1. Mailtrack

Được biết đến vì tính đơn giản, Mailtrack là lựa chọn phổ biến cho những ai đang tìm kiếm giải pháp theo dõi email không phức tạp. Tiện ích mở rộng miễn phí này của Chrome cung cấp tính năng theo dõi nhấp chuột và tính năng thông báo thư đã được mở hay chưa – hệ thống thông báo dấu kiểm kép xuất hiện bên cạnh email đã gửi của bạn.

Một dấu kiểm cho biết đã gửi và hai dấu kiểm xác nhận người nhận đã mở tin nhắn của bạn. Mặc dù có ít tính năng nhưng tính dễ sử dụng và gói cơ bản miễn phí của Mailtrack khiến nó trở thành một lựa chọn tốt cho người dùng thông thường hoặc những người có ngân sách eo hẹp.

1. Yesware

Là “chuyên gia” kỳ cựu trong lĩnh vực theo dõi email, Yesware cung cấp một bộ tính năng mạnh mẽ cho cả người dùng cá nhân và nhóm. Ngoài việc theo dõi lượt mở và lượt nhấp, Yesware còn cung cấp báo cáo chi tiết về số liệu tương tác email, chức năng lập lịch cuộc họp và tích hợp với các nền tảng CRM phổ biến.

Đó là giải pháp toàn diện lý tưởng cho các chuyên gia bán hàng và doanh nghiệp đang tìm kiếm khả năng theo dõi nâng cao và thông tin chi tiết dựa trên dữ liệu để tối ưu hóa khả năng tiếp cận email của họ.

1. Streak CRM

Công cụ theo dõi email độc đáo này kết hợp chức năng của nền tảng CRM (Quản lý quan hệ khách hàng) với tính năng theo dõi email tích hợp. Streak tích hợp hoàn hảo với Gmail, cho phép bạn quản lý khách hàng tiềm năng, liên hệ và giao dịch trực tiếp trong giao diện email của mình.

Nó cung cấp khả năng theo dõi lượt mở và lượt nhấp cùng với các tính năng như đường dẫn email, quản lý tác vụ và công cụ báo cáo, khiến nó trở thành một lựa chọn có giá trị cho các nhóm bán hàng và doanh nghiệp đang tìm kiếm một quy trình làm việc hợp lý.

1. Vocus.io

Vocus.io được nghiên cứu để phục vụ riêng cho người dùng Gmail và cung cấp nhiều chức năng ngoài tính năng theo dõi cơ bản. Vocus.io tự hào có các chức năng như sắp xếp thứ tự email, theo dõi tự động, báo cáo mạnh mẽ với bản đồ nhiệt để trực quan hóa nơi người nhận nhấp vào trong email của bạn và thử nghiệm A/B để tối ưu hóa dòng chủ đề và nội dung email.

Giải pháp này lý tưởng cho các nhóm tiếp thị và doanh nghiệp đang tìm kiếm khả năng theo dõi nâng cao và thông tin chi tiết dựa trên dữ liệu để cải thiện hiệu suất chiến dịch.

1. Mailshak

Nền tảng tiếp cận email tất cả trong một này được thiết kế dành riêng cho các nhóm bán hàng. Mailshake cung cấp một bộ tính năng toàn diện, bao gồm theo dõi mở và nhấp chuột, trình tự email, theo dõi tự động, tích hợp email video và tính điểm khách hàng tiềm năng để ưu tiên các khách hàng tiềm năng hấp dẫn.

Việc chọn công cụ theo dõi email phù hợp tùy thuộc vào nhu cầu và ngân sách cụ thể của bạn. Hãy xem xét các yếu tố như quy mô nhóm, chức năng mong muốn, hạn chế về ngân sách và khả năng tương thích nền tảng email trước khi đưa ra quyết định.

**Lưu ý: Nếu bạn hiện đang dùng gmail thường chưa phải là email doanh nghiệp, thì việc gửi thư đi rất dễ dính spam. Từ đó tránh được tình trạng chưa kịp thu dữ liệu tracking thì bị rơi vào email spam. Để giải quyết điều đó bạn có thể đăng ký ngay Email tên miền doanh nghiệp tại GCS Vietnam ngay hôm nay. Liên hệ chúng tôi để đăng ký ngay.

LIÊN HỆ GCS VIETNAM

Lời kết

Qua bài viết này, mong rằng bạn đọc đã hiểu được Email Tracking là gì. Bằng cách tận dụng kiến thức này, bạn có thể chuyển công cụ giao tiếp bằng email của mình thành một công cụ chiến lược hiệu quả. Ngoài ra, nếu có thêm bất kỳ thắc mắc nào về bài viết, các bạn có thể liên hệ qua LiveChat hoặc bình luận ngay dưới bài viết này để được tư vấn chi tiết.

Load Balancing là gì? Top 7 Lợi ích mà người dùng nên biết

Internet - vũ trụ thông tin rộng lớn, nơi hàng tỷ thiết bị kết nối và tương tác với nhau mỗi ngày. Đã bao giờ bạn truy cập một trang web và gặp phải tình trạng tải trang chậm chạp, hoặc thậm chí là lỗi kết nối? Đó có thể là do hệ thống máy chủ đang quá tải, không thể đáp ứng kịp thời lượng truy cập khổng lồ. Giải pháp cho vấn đề này chính là "Load Balancing". Hãy cùng khám phá thế giới của Load Balancing là gì - chìa khóa cho một hệ thống mạng mạnh mẽ và mượt mà ngay dưới đây.

Load balancing là gì?

Vậy Load Balancing hay cân bằng tải là gì. Về cơ bản, cân bằng tải (load balancing) là một kỹ thuật được sử dụng để phân phối lưu lượng mạng trên một nhóm máy chủ. Mục đích của Load Balancing sẽ nhằm tối ưu hóa hiệu suất, độ tin cậy và dung lượng mạng, giảm độ trễ do nhu cầu phân bổ đều giữa nhiều máy chủ và tài nguyên điện toán.

Cân bằng tải sử dụng một thiết bị - vật lý hoặc ảo - để xác định trong thời gian thực máy chủ nào trong nhóm có thể đáp ứng tốt nhất yêu cầu của khách hàng nhất định, đồng thời đảm bảo lưu lượng truy cập mạng lớn không áp đảo quá mức một máy chủ.

Ngoài việc tối đa hóa dung lượng mạng và đảm bảo hiệu suất cao, cân bằng tải còn cung cấp khả năng chuyển đổi dự phòng. Nếu một máy chủ bị lỗi, bộ cân bằng tải sẽ ngay lập tức chuyển hướng khối lượng công việc của nó sang máy chủ dự phòng, nhờ đó giảm thiểu ảnh hưởng đến người dùng cuối.

Để dễ hiểu hơn, chúng ta cùng nhìn vào một ví dụ thực tế. Một hàng đợi thanh toán ở cửa hàng tạp hóa có tám làn thanh toán nhưng chỉ có một làn hoạt động. Người tiêu dùng phải mất một thời gian khá lâu mới hoàn tất việc thanh toán cho hàng tạp hóa của mình vì mọi người đều phải xếp hàng.

Nhưng nếu như cửa hàng mở tất cả 8 làn thanh toán, như vậy sẽ tiết kiệm được thời gian hơn, các vị khách sẽ không cần phải đợi lâu để đến lượt. Khách hàng trong trường hợp này phải chờ ít thời gian hơn khoảng tám lần (tùy thuộc vào các yếu tố như số lượng thực phẩm mà mỗi khách hàng mua).

Cách thức hoạt động của Load Balancing

Hãy tưởng tượng bạn đang điều khiển một dàn nhạc hùng tráng. Mỗi nhạc cụ, mỗi nghệ sĩ đều đóng vai trò quan trọng, tạo nên bản giao hưởng tuyệt vời. Tuy nhiên, nếu chỉ tập trung vào một vài nhạc cụ, âm thanh sẽ trở nên mất cân bằng, thiếu đi sự hòa quyện.

Tương tự như vậy, trong thế giới công nghệ, "dàn nhạc" của bạn là hệ thống máy chủ, nơi lưu trữ và xử lý dữ liệu cho website, ứng dụng hay bất kỳ dịch vụ nào khác. Khi lượng truy cập tăng cao, một vài máy chủ có thể bị quá tải, dẫn đến hiệu suất giảm sút, thậm chí là gián đoạn dịch vụ.

Đây là lúc Cân bằng tải (Load Balancing) xuất hiện, đóng vai trò nhạc trưởng tài ba, điều phối lưu lượng truy cập một cách thông minh, đảm bảo hệ thống hoạt động mượt mà và hiệu quả.

• Điểm hẹn: Khi người dùng truy cập hệ thống, bạn sẽ bắt gặp Load balancer trước tiên. Giống như nhạc trưởng, Load balancer sẽ lắng nghe yêu cầu của người dùng và quyết định "chuyển hướng" họ đến đâu.
• Lựa chọn thông minh: Load balancer sử dụng các thuật toán tinh vi để phân tích tình trạng của các máy chủ trong hệ thống. Nó sẽ cân nhắc nhiều yếu tố như tải trọng, thời gian phản hồi, vị trí địa lý của người dùng để lựa chọn điểm đến phù hợp nhất.
• Phân phối nhịp nhàng: Load balancer sẽ chia sẻ lưu lượng truy cập đều đặn cho các máy chủ, đảm bảo không có máy chủ nào bị quá tải. Nhờ vậy, hệ thống luôn hoạt động ổn định, tránh tình trạng nghẽn mạng hay gián đoạn dịch vụ.
• Sự linh hoạt: Load balancer có khả năng "nhận diện" các máy chủ gặp sự cố và tự động chuyển hướng lưu lượng truy cập sang các máy chủ khác. Nhờ vậy, hệ thống vẫn hoạt động bình thường ngay cả khi một vài máy chủ gặp vấn đề.

Kết quả ấn tượng:

• Hiệu suất vượt trội: Cân bằng tải giúp hệ thống xử lý yêu cầu nhanh chóng, giảm thời gian chờ đợi cho người dùng.
• Độ tin cậy cao: Hệ thống luôn hoạt động ổn định, giảm thiểu nguy cơ gián đoạn dịch vụ.
• Khả năng mở rộng: Cân bằng tải giúp hệ thống dễ dàng mở rộng quy mô, đáp ứng nhu cầu tăng trưởng của doanh nghiệp.

Các loại load balancer

Một yếu tố thiết yếu của cơ sở hạ tầng có tính sẵn sàng cao là cân bằng tải. Các loại Load balancer khác nhau với dung lượng lưu trữ, tính năng và độ phức tạp khác nhau có thể được triển khai dựa trên nhu cầu của mạng.

Load balancer có thể là một phiên bản phần mềm, một thiết bị vật lý hoặc cũng có thể là cả hai. Sau đây là những mô tả chi tiết cũng như ưu điểm, hạn chế của hay loại Load balancer này.

Hardware Load Balancer

Hardware Load Balancer (Bộ cân bằng tải phần cứng) là một thiết bị được tích hợp sẵn phần mềm chuyên dụng, độc quyền, nhằm quản lý khối lượng lớn lưu lượng ứng dụng. Nhiều phiên bản của load balancer ảo có thể được sử dụng trên một thiết bị nhờ tính năng ảo hóa tích hợp của các bộ cân bằng tải này.

Theo truyền thống, các nhà cung cấp thường bán cho người dùng các thiết bị riêng biệt - thường theo cặp để cung cấp khả năng chuyển đổi dự phòng trong trường hợp một hệ thống bị lỗi - được tải phần mềm độc quyền trên phần cứng chuyên dụng. Việc mở rộng mạng lưới đòi hỏi một tổ chức phải mua những thiết bị lớn hơn hoặc nhiều hơn.

Ưu điểm

• Sức mạnh phi thường: Hardware load balancer sở hữu sức mạnh xử lý vượt trội so với các giải pháp phần mềm, sẵn sàng đương đầu với lượng truy cập khổng lồ.
• Tốc độ ánh sáng: Nhờ khả năng xử lý phần cứng, Hardware load balancer mang đến tốc độ xử lý yêu cầu nhanh chóng, giúp hệ thống hoạt động mượt mà như tia chớp.
• Độ tin cậy kiên định: Hardware load balancer hoạt động độc lập với hệ điều hành, đảm bảo tính ổn định cao và khả năng hoạt động liên tục, bất chấp mọi thử thách.

• Bảo mật toàn diện: Được trang bị các tính năng bảo mật tiên tiến, Hardware load balancer là lá chắn vững chắc bảo vệ hệ thống khỏi các cuộc tấn công mạng nguy hiểm.
• Dễ dàng cài đặt: Việc cài đặt và sử dụng Hardware load balancer tương đối đơn giản, giúp bạn tiết kiệm thời gian và công sức.

Hạn chế

• Chi phí cao: Hardware load balancer có giá thành cao hơn so với các giải pháp phần mềm, phù hợp cho các doanh nghiệp lớn và các ứng dụng quan trọng.
• Khả năng mở rộng hạn chế: Việc mở rộng quy mô Hardware load balancer thường phức tạp và tốn kém hơn so với giải pháp phần mềm.
• Tính linh hoạt thấp: Khả năng tùy chỉnh và cấu hình Hardware load balancer thường hạn chế hơn so với giải pháp phần mềm.

Software Load Balancer

Trên máy ảo (VMs) hoặc máy chủ hộp trắng, Software Load Balancer (cân bằng tải phần mềm) được sử dụng thường xuyên nhất làm tính năng bộ điều khiển phân phối ứng dụng (ADC). Chức năng bổ sung như bộ nhớ đệm, nén và định hình lưu lượng thường được ADC cung cấp.

Cân bằng tải ảo, phổ biến trong các hệ thống đám mây, có thể mang lại sự linh hoạt cao. Ví dụ: nó cho phép người dùng tự động tăng hoặc giảm quy mô để đáp ứng với sự gia tăng lưu lượng truy cập hoặc hoạt động mạng giảm.

Software load balancer hoạt động như công cụ điều hướng lưu lượng ảo, phân phối một cách thông minh các yêu cầu qua các web server khác. Điều này đảm bảo hiệu năng được tối ưu hóa, cũng như tính ổn định và sẵn sàng cao.

Ưu điểm

• Linh hoạt: Software Load Balancer (SLB) là một giải pháp "ảo", có thể dễ dàng cài đặt và cấu hình trên hệ thống hiện có. Giống như một vũ công uyển chuyển, SLB thích ứng với mọi môi trường, từ hệ thống đơn giản đến phức tạp.
• Tiết kiệm: SLB sử dụng phần mềm chạy trên các máy chủ sẵn có, giúp giảm chi phí đầu tư phần cứng so với Hardware Load Balancer (HLB). So sánh với việc mua một bộ trang phục lộng lẫy, SLB như một bộ cánh thời trang được may đo riêng, vừa vặn và tiết kiệm.
• Khả năng mở rộng: SLB có thể dễ dàng mở rộng quy mô để đáp ứng nhu cầu lưu lượng truy cập tăng cao. Giống như một vũ đoàn ngày càng đông đảo, SLB có thể bổ sung thêm "vũ công" mới mà không ảnh hưởng đến nhịp điệu chung.
• Tính linh hoạt: SLB cung cấp nhiều tùy chọn cấu hình và thuật toán cân bằng tải, cho phép bạn tối ưu hóa hiệu suất hệ thống theo nhu cầu cụ thể. Giống như một vũ công đa tài, SLB có thể thực hiện nhiều động tác khác nhau, từ đơn giản đến phức tạp.

Hạn chế

• Hiệu suất: SLB có thể có hiệu suất thấp hơn HLB do sử dụng tài nguyên của máy chủ. Giống như một vũ công sử dụng năng lượng của bản thân, SLB có thể "đuối sức" nếu phải thực hiện quá nhiều động tác phức tạp.
• Độ tin cậy: SLB phụ thuộc vào hệ thống máy chủ, do đó nếu máy chủ gặp sự cố, SLB cũng có thể bị ảnh hưởng.
• Bảo mật: SLB có thể là mục tiêu tấn công của tin tặc.

Các thuật toán Load Balancing

Thuật toán cân bằng tải quyết định máy chủ nào xử lý các yêu cầu khách hàng gửi đến nhất định. Có hai loại thuật toán cân bằng tải: tĩnh và động.

Thuật toán cân bằng tải tĩnh

Kỹ thuật dựa trên IP hash-based máy chủ ưa thích của khách hàng bằng cách sử dụng một số khóa nhất định, chẳng hạn như tiêu đề HTTP hoặc thông tin địa chỉ IP. Cách tiếp cận này mang lại tính bền vững của phiên hoặc tính kết dính, mang lại lợi ích cho các ứng dụng phụ thuộc vào thông tin trạng thái đã lưu của người dùng cụ thể, chẳng hạn như giỏ hàng thanh toán trên thương mại điện tử.

Cách tiếp cận vòng tròn phân phối tuần tự lưu lượng truy cập đến một tập hợp máy chủ luân phiên thông qua hệ thống tên miền (DNS). Máy chủ tên có thẩm quyền duy trì danh sách một số bản ghi "A" và trả về một bản ghi để phản hồi cho mỗi truy vấn DNS.

Sử dụng phương pháp quay vòng có trọng số, quản trị viên có thể đưa ra các trọng số khác nhau cho các máy chủ khác nhau. Theo cách này, dựa trên trọng lượng của chúng, các máy chủ có thể quản lý nhiều lưu lượng truy cập hơn sẽ nhận được nhiều lưu lượng truy cập hơn một chút.

Thuật toán cân bằng tải động

Bằng cách gửi lưu lượng truy cập đến các máy chủ có ít kết nối mở nhất, phương pháp ít kết nối nhất sẽ ưu tiên các máy chủ có ít giao dịch và kiểm tra hoạt động nhất. Tất cả các kết nối được cho là yêu cầu gần như cùng một lượng sức mạnh xử lý theo phương pháp này.

Theo phương pháp kết nối tối thiểu có trọng số, giả định rằng một số máy chủ nhất định có khả năng xử lý lưu lượng truy cập tốt hơn các máy chủ khác. Kết quả là, nó cho phép quản trị viên gán cho mỗi máy chủ một trọng số riêng biệt.

Để xác định đích đến tối ưu cho việc phân phối lưu lượng truy cập, phương pháp thời gian phản hồi có trọng số kết hợp thời gian phản hồi trung bình của mỗi máy chủ với số lượng kết nối mà mỗi máy chủ đã mở. Bởi vì nó hướng lưu lượng truy cập đến các máy chủ có thời gian phản hồi nhanh nhất nên thuật toán này đảm bảo dịch vụ nhanh hơn.

Dựa trên các tài nguyên có sẵn trên mỗi máy chủ tại bất kỳ thời điểm nào, thuật toán dựa trên tài nguyên sẽ phân phối tải. Trước khi phân phối lưu lượng, nó kiểm tra tính khả dụng của bộ nhớ và bộ xử lý trung tâm trên mỗi máy chủ bằng phần mềm chuyên dụng.

Load balancing dựa trên nền tảng đám mây

Load Balancing dựa trên nền tảng đám mây cài đặt điện toán đám mây bằng cách tận dụng đám mây làm cơ sở hạ tầng cơ bản. Dưới đây là một số ví dụ về mô hình cân bằng tải dựa trên đám mây:

• Cân bằng tải mạng: Đây là giải pháp cân bằng tải nhanh nhất có thể truy cập được. Nó hoạt động ở Lớp 4 của mô hình OSI, vận chuyển lưu lượng mạng bằng thông tin lớp mạng.

• Cân bằng tải an toàn Điều này cho phép các nhà quản lý mạng phân phối lưu lượng truy cập dựa trên thông tin nhận được từ các địa chỉ HTTP. Nó chạy trên Lớp 7 và là một trong những giải pháp cân bằng tải thích ứng nhất.
• Cân bằng tải nội bộ: Điều này có thể so sánh với cân bằng tải mạng, nhưng nó cũng có thể phân phối lưu lượng trong cơ sở hạ tầng nội bộ.

Lợi ích của Load balancing đối với Server

Các tổ chức có nhiều máy chủ sẽ nhận được nhiều lợi ích từ việc cân bằng tải lưu lượng mạng. Sau đây là những lợi ích chính của việc sử dụng bộ Load balancer:

Khả năng mở rộng lớn hơn

Bộ cân bằng tải có thể tăng kiến trúc máy chủ theo yêu cầu dựa trên nhu cầu mạng mà không làm gián đoạn dịch vụ. Ví dụ: Một trang web bắt đầu thu hút được một lượng lớn người dùng, điều này sẽ dẫn đến lưu lượng truy cập có thể tăng đột ngột.

Nếu máy chủ web không thể xử lý lượng khách truy cập tăng đột biến, trang web có thể bị sập. Trong trường hợp này, cân bằng tải có thể phân phối lưu lượng dư thừa trên nhiều máy chủ, tránh điều này xảy ra.

Cải thiện hiệu quả

Căng thẳng lưu lượng truy cập thấp hơn trên mỗi máy chủ sẽ làm tăng lưu lượng truy cập mạng và thời gian phản hồi. Điều này cuối cùng dẫn đến trải nghiệm tốt hơn cho khách truy cập trang web.

Giảm thời gian ngừng hoạt động

Các công ty có sự hiện diện toàn cầu và một số cơ sở ở các múi giờ khác nhau có thể được hưởng lợi từ việc cân bằng tải, đặc biệt là về mặt bảo trì máy chủ. Ví dụ: một công ty có thể tắt máy chủ yêu cầu sửa chữa và chuyển hướng lưu lượng truy cập đến các bộ cân bằng tải có thể truy cập khác mà không gây gián đoạn hoặc ngừng hoạt động dịch vụ.

Phân tích dự đoán

Load balancing có thể phát hiện và xử lý lỗi trước khi chúng ảnh hưởng đến các tài nguyên khác. Ví dụ: Loading balance dựa trên phần mềm có thể xác định tắc nghẽn lưu lượng trước khi chúng xảy ra.

Quản lý sự cố hiệu quả

Trong trường hợp xảy ra sự cố, bộ Load balancing có thể ngay lập tức chuyển hướng lưu lượng truy cập sang các tài nguyên chức năng và giải pháp dự phòng. Nếu phát hiện thấy lỗi trên tài nguyên mạng, chẳng hạn như máy chủ thư, Load balancing có thể chuyển tài nguyên sang các khu vực không bị ảnh hưởng khác để tránh gián đoạn dịch vụ.

Cải thiện mức độ bảo mật

Bộ cân bằng tải còn cung cấp thêm một lớp bảo vệ mà không yêu cầu bất kỳ điều chỉnh hoặc tài nguyên bổ sung nào. Khi ngày càng có nhiều cloud compute engine, các bộ cân bằng tải đang được xây dựng với các tính năng bảo mật như giảm tải. Điều này bảo vệ tổ chức khỏi các cuộc tấn công từ chối dịch vụ phân tán bằng cách định tuyến lưu lượng tấn công từ máy chủ của công ty đến nhà cung cấp đám mây công cộng.

Tiết kiệm chi phí

Load Balancing giúp tối ưu hóa việc sử dụng tài nguyên, giảm tải cho các máy chủ và giúp bạn tiết kiệm chi phí vận hành hệ thống. Nhờ vậy, bạn có thể tập trung nguồn lực vào những mục tiêu quan trọng khác, mang lại hiệu quả kinh tế cao hơn.

Với những lợi ích vượt trội, Load Balancing là một giải pháp thiết yếu cho bất kỳ hệ thống mạng nào. Cho dù bạn đang vận hành một trang web nhỏ hay một doanh nghiệp lớn, Load Balancing đều có thể giúp bạn nâng cao hiệu quả hoạt động và mang lại trải nghiệm tốt nhất cho người dùng.

Ứng dụng thực tế của Load balancing

Bạn có từng choáng ngợp trước sức mạnh của internet? Hàng triệu người cùng lúc truy cập website, tải xuống dữ liệu, sử dụng ứng dụng... tất cả đều diễn ra mượt mà, nhanh chóng. Bí mật đằng sau sự mượt mà ấy chính là "cân bằng tải" - Load Balancing, một công nghệ ẩn mình với vai trò vô cùng quan trọng.

1. Website

Tưởng tượng bạn đang truy cập một trang web bán hàng hot với hàng triệu người cùng lúc. Nếu không có "cân bằng tải", website sẽ dễ dàng bị sập do quá tải. Load Balancing sẽ phân chia lưu lượng truy cập đến nhiều máy chủ, giúp website hoạt động ổn định, đảm bảo trải nghiệm mua sắm mượt mà cho tất cả người dùng.

2. Ứng dụng di động

Bạn có bao giờ gặp tình trạng ứng dụng yêu thích "lag" hoặc "crash" khi có quá nhiều người sử dụng? Load Balancing sẽ giải quyết vấn đề này bằng cách phân chia tải cho các máy chủ, giúp ứng dụng hoạt động trơn tru và mang lại trải nghiệm tuyệt vời cho người dùng.

3. Dịch vụ Cloud

Cloud Computing là xu hướng công nghệ đang bùng nổ. Load Balancing đóng vai trò quan trọng trong việc phân chia lưu lượng truy cập cho các máy chủ ảo trong hệ thống Cloud, giúp đảm bảo hiệu suất và tính sẵn sàng cao cho các dịch vụ Cloud.

4. Hệ thống Streaming

Bạn có hay xem phim trực tuyến hoặc nghe nhạc online? Load Balancing giúp phân chia tải cho các máy chủ, đảm bảo chất lượng video và âm thanh luôn mượt mà, không bị gián đoạn, mang đến trải nghiệm giải trí tuyệt vời cho bạn.

5. Hệ thống Game Online

Hàng triệu người chơi cùng lúc truy cập vào thế giới game online. Load Balancing sẽ phân chia tải cho các máy chủ game, giúp đảm bảo sự ổn định, mượt mà trong trải nghiệm chơi game, không giật lag, không "out game" bất ngờ.

Lời kết

Mong rằng doanh nghiệp đã hiểu rõ hơn về Load Balancing là gì và áp dụng vào công việc hàng ngày. Load Balancing đã và đang đóng vai trò quan trọng trong việc xây dựng hệ thống mạng mạnh mẽ, ổn định và hiệu quả. Với sự phát triển không ngừng của công nghệ, Load Balancing sẽ tiếp tục tiến xa hơn nữa, mang đến những lợi ích to lớn cho người dùng. Hãy liên hệ ngay với GCS qua Livechat bên dưới để được tư vấn và giải đáp tận tình những gói dịch vụ phù hợp cho doanh nghiệp.

Google Keep là gì? Hướng dẫn sử dụng Google Keep hiệu quả 2024

Cuộc sống bận rộn có thể khiến bạn khó nhớ mọi thứ. Danh sách công việc cần làm, những ý tưởng tuyệt vời, đề xuất phim ngẫu nhiên từ bạn bè - đó là lượng thông tin mà chúng ta phải nhớ và sắp xếp hàng ngày. Nhưng nếu có một công cụ tiện dụng để nắm bắt tất cả thì sẽ như thế nào? Google Keep chính là công cụ bạn đang tìm kiếm. Trong bài viết này, chúng ta sẽ tìm hiểu sâu hơn về Google Keep là gì, cách thức hoạt động và lý do tại sao nó có thể là vũ khí bí mật giúp tăng năng suất của doanh nghiệp.

Google Keep là gì?

Google Keep là một trong những ứng dụng năng suất miễn phí của Google được nghiên cứu và phát triển năm 2013. Về cơ bản, Google Keep sẽ phục vụ người dùng trong việc ghi chú những thông tin quan trọng hoặc cần ghi nhớ lâu dài mà sẽ không tốn quá nhiều dung lượng bộ nhớ. Cũng như các ứng dụng khác trong hệ sinh thái Google Workspace, Google Keep được tích hợp với các ứng dụng như Docs và Drive để cải thiện tốc độ làm việc, gia tăng hiệu suất và tiện lợi cho người dùng.

Là một dịch vụ có sẵn trên web, thiết bị Android và iPhone, Keep cho phép bạn ghi lại các ý tưởng, nhiệm vụ và lời nhắc ở nhiều định dạng khác nhau. Cho dù bạn ghi lại một ghi chú văn bản nhanh, chụp ảnh công thức nấu ăn hay ghi âm bản ghi nhớ giọng nói cho một phiên thảo luận, Keep đều có thể xử lý tất cả.

Tính năng của Google Keep

Google Keep không chỉ là một sổ ghi chú đơn giản. Đây là một ứng dụng ghi chú linh hoạt đáp ứng các nhu cầu và sở thích khác nhau. Hãy cùng khám phá các tính năng giúp Google Keep trở thành một công cụ mạnh mẽ giúp tổ chức và tăng năng suất hiệu quả cho doanh nghiệp nhé.

Nhiều định dạng ghi chú khác nhau

Không giống như sổ ghi chú truyền thống, Google Keep không chỉ giới hạn ở văn bản. Bạn có thể tạo ghi chú ở nhiều định dạng khác nhau để phù hợp nhất với nhu cầu của mình. Tạo một ghi chú văn bản nhanh cho danh sách tạp hóa, ghi lại phiên động não dưới dạng danh sách kiểm tra hoặc thậm chí ghi âm bản âm thanh giọng nói cho một suy nghĩ thoáng qua khi bạn đang di chuyển. Cần một lời nhắc nhở trực quan? Chụp ảnh hoặc vẽ nguệch ngoạc trực tiếp trong ghi chú của bạn.

Lời nhắc và xác định thông tin vị trí

Điểm nổi bật về tính năng thứ hai mà chúng ta cần biết là Google Keep tích hợp liền mạch với lời nhắc. Đặt lời nhắc dựa trên thời gian hoặc vị trí cụ thể cho ghi chú, đảm bảo bạn không bao giờ bỏ lỡ thời hạn hoặc nhiệm vụ quan trọng. Ví dụ bạn đặt lời nhắc "làm báo cáo vào cuối tháng”, thì đúng ngày đấy khi bạn ở công ty, Google Keep sẽ nhắc bạn làm công việc đó.

Cộng tác và kiểm soát chi tiết

Mặc dù Google Keep thúc đẩy cộng tác nhưng nó cũng cho phép bạn quản lý quyền truy cập một cách chi tiết. Chia sẻ ghi chú với các cá nhân hoặc nhóm cụ thể và chọn xem họ chỉ có thể xem hay chỉnh sửa nội dung. Điều này đảm bảo mọi người đều ở trên cùng một trang mà không ảnh hưởng đến thông tin nhạy cảm hoặc bảo mật.

Tích hợp với các dịch vụ khác của Google

Tính năng thực sự của Google Keep nằm ở khả năng tích hợp liền mạch với các dịch vụ khác của Google. Tạo ghi chú trực tiếp từ Gmail hoặc Google Docs và truy cập chúng từ Google Calendar của bạn. Tính liên kết này cho phép bạn quản lý công việc và thông tin của mình một cách dễ dàng trong hệ sinh thái Google.

Sắp xếp trong tầm tay bạn

Giữ cho các ghi chú của bạn không bị lộn xộn với các tính năng sắp xếp của Google Keep. Gán nhãn (như "công việc" hoặc "cá nhân") để phân loại ghi chú của bạn. Mã màu cho phép bạn phân biệt trực quan các ghi chú dựa trên mức độ ưu tiên hoặc chủ đề. Cần truy cập nhanh các ghi chú được sử dụng thường xuyên? Ghim chúng vào đầu danh sách của bạn để dễ dàng truy xuất.

Hợp tác dễ dàng: Làm việc trên một dự án với một nhóm? Google Keep cho phép bạn chia sẻ ghi chú với người khác. Cộng tác viên có thể xem và chỉnh sửa ghi chú trong thời gian thực, thúc đẩy tinh thần làm việc nhóm liền mạch. Hãy tưởng tượng một danh sách mua sắm được chia sẻ nơi mọi người có thể thêm hoặc đánh dấu các mặt hàng khi họ mua sắm.

Tìm kiếm phù hợp với bạn

Với tính năng này, người dùng sẽ dễ dàng và nhanh chóng hơn khi tìm kiếm 1 bản ghi chú cần thiết. Chức năng tìm kiếm mạnh mẽ của Google Keep cho phép bạn tìm ghi chú dựa trên từ khóa, nhãn hoặc thậm chí nội dung trong hình ảnh. Điều này giúp bạn dễ dàng tìm ra những ý tưởng bị chôn vùi hoặc tìm thấy những ghi chú cụ thể từ hàng núi thông tin.

Khả năng truy cập trên các thiết bị

Điều đặc biệt của Google Keep nằm ở khả năng truy cập của nó. Bạn có thể truy cập ghi chú, danh sách và lời nhắc từ bất kỳ thiết bị nào có kết nối Internet – điện thoại, máy tính bảng hoặc máy tính của bạn. Điều này đảm bảo những nhiệm vụ của bạn luôn trong tầm tay, bất kể bạn ở đâu.

Định dạng văn bản đa dạng thức

Mặc dù Google Keep vượt trội trong việc nắm bắt các ý tưởng nhanh nhưng nó cũng cung cấp các tùy chọn định dạng văn bản cơ bản. In đậm các từ khóa quan trọng, in nghiêng các điểm chính hoặc sử dụng dấu đầu dòng để sắp xếp các ý trong ghi chú văn bản. Điều này giúp ích rất nhiều trong việc cải thiện khả năng đọc và làm cho ghi chú của bạn có thể quét được để tham khảo trong tương lai.

Tích hợp hình ảnh và tài liệu

Không chỉ dựa vào văn bản, Google Keep cho phép bạn tích hợp liền mạch các yếu tố trực quan vào ghi chú của mình. Thêm ảnh hoặc tài liệu được quét trực tiếp trong ghi chú. Hãy tưởng tượng đính kèm biên lai vào ghi chú về một khoản chi phí hoặc chụp sơ đồ bảng trắng từ một phiên thảo luận. Tính linh hoạt này cho phép bạn tạo các ghi chú toàn diện và giàu thông tin.

Ghi chú bằng giọng nói

Đôi khi, việc ghi lại suy nghĩ bằng giọng nói của bạn nhanh hơn bằng ngón tay. Tính năng ghi âm giọng nói của Google Keep cho phép bạn đọc chính tả các ghi chú một cách nhanh chóng. Điều này hoàn hảo để ghi lại những ý tưởng tự phát, danh sách việc cần làm dài hoặc biên bản cuộc họp chi tiết.

Bằng cách cung cấp nhiều tính năng đa dạng, Google Keep cho phép bạn nắm bắt, sắp xếp và truy cập những suy nghĩ cũng như công việc của mình một cách hiệu quả. Cho dù bạn là một sinh viên đang giải quyết các bài tập, một dự án quản lý chuyên nghiệp bận rộn hay một người chỉ muốn luôn cập nhật các công việc vặt hàng ngày, Google Keep sẽ là trung tâm năng suất cá nhân của bạn.

Hướng dẫn chi tiết về sử dụng Google Keep hiệu quả

Google Keep, với kho tính năng đa dạng, sẽ trở thành một công cụ mạnh mẽ để nâng cao năng suất của bạn. Tuy nhiên, để thực sự khai thác được tiềm năng của nó, bạn cần biết cách sử dụng nó một cách hiệu quả. Dưới đây là hướng dẫn chi tiết kèm theo các bước cụ thể nhằm giúp bạn biến Google Keep từ một ứng dụng ghi chú đơn giản thành nền tảng cho chiến lược tổ chức của bạn:

Cách tạo (Created) ghi chú mới trên Google Keep

Google Keep phát triển nhờ tính đơn giản khi tạo ghi chú. Tuy nhiên, bên trong sự đơn giản đó ẩn chứa sự linh hoạt đáng kinh ngạc. Dưới đây là các bước hướng dẫn chi tiết cách tạo ghi chú mới trong Google Keep, đáp ứng các nhu cầu và sở thích khác nhau:

- Bước 1: Truy cập Google Keep

Có nhiều cách để bắt đầu tạo ghi chú mới trên Google Keep. Dưới đây là các điểm truy cập phổ biến:

• Ứng dụng dành cho thiết bị di động: Mở ứng dụng Google Keep trên điện thoại thông minh hoặc máy tính bảng của bạn. Bạn sẽ được chào đón bằng một giao diện gọn gàng với lời nhắc "Ghi chú" nổi bật ở phía dưới.
• Phiên bản dành cho máy tính để bàn: Truy cập //keep.google.com/ trong trình duyệt web. Tương tự như ứng dụng dành cho thiết bị di động, nút "Ghi chú" nổi bật đang chờ bạn.

• Tiện ích mở rộng của Chrome: Để thuận tiện hơn, hãy cân nhắc cài đặt tiện ích mở rộng Google Keep dành cho Chrome. Điều này cho phép bạn tạo ghi chú trực tiếp từ cửa sổ trình duyệt của mình, hoàn hảo để ghi lại những suy nghĩ nhanh chóng liên quan đến web. Chỉ cần nhấp vào biểu tượng tiện ích mở rộng và cửa sổ "Ghi chú" quen thuộc sẽ bật lên.

- Bước 2: Chọn định dạng ghi chú của bạn và thêm nội dung:

Google Keep không phải là giải pháp phù hợp cho tất cả. Bạn có thể chọn định dạng phù hợp nhất với mục đích ghi chú của mình:

• Ghi chú văn bản: Đây là định dạng cơ bản nhất, lý tưởng cho những ý tưởng nhanh, danh sách công việc hoặc lời nhắc ngắn. Chỉ cần nhấn hoặc nhấp vào "Ghi chú" và bắt đầu nhập các đầu mục của bạn.
• Danh sách kiểm tra ghi chú: Bạn cần một danh sách việc cần làm có thể thực hiện được? Nhấp vào biểu tượng danh sách kiểm tra bên cạnh lời nhắc "Ghi chú". Điều này tạo ra một ghi chú danh sách kiểm tra nơi bạn có thể thêm các mục và đánh dấu chúng khi bạn hoàn thành chúng.

• Ghi chú bằng giọng nói: Đôi khi, việc ghi lại suy nghĩ bằng giọng nói của bạn sẽ nhanh hơn. Nhấn vào biểu tượng micrô bên cạnh "Ghi chú" và bắt đầu nói. Google Keep sẽ chuyển giọng nói của bạn thành văn bản, tạo ghi chú thoại.
• Ghi chú vẽ: Giải phóng khả năng sáng tạo của bạn bằng ghi chú vẽ. Nhấp vào biểu tượng bản vẽ và một khung vẽ trống sẽ xuất hiện. Phác thảo ý tưởng, tạo bản đồ tư duy hoặc đơn giản là vẽ nguệch ngoạc để thể hiện suy nghĩ của bạn một cách trực quan.

• Ghi chú hình ảnh: Bạn muốn nhập các ghi chú bằng hình ảnh để dễ nhớ hơn? Hãy nhấp vào biểu tượng hình ảnh. Bạn có thể chụp ảnh trực tiếp bằng camera của thiết bị hoặc chọn hình ảnh hiện có từ thư viện của bạn.

- Bước 3: Thêm một số bước nhỏ để hoàn thiện

Trước khi lưu ghi chú của bạn, hãy xem xét các tùy chọn bổ sung sau:

• Thêm tiêu đề: Mỗi ghi chú đều xứng đáng có một tiêu đề rõ ràng. Nhấp hoặc nhấn vào thanh tiêu đề ở trên cùng và nhập tiêu đề mô tả để dễ nhận biết sau này.
• Thay đổi màu ghi chú: Mã màu ghi chú của bạn là một cách tuyệt vời để phân loại chúng một cách trực quan dựa trên mức độ ưu tiên hoặc chủ đề. Nhấp hoặc nhấn vào chấm màu ở góc trên cùng bên trái của ghi chú và chọn màu mới từ bảng màu.
• Thêm nhãn: Để tổ chức nâng cao hơn, hãy sử dụng nhãn. Nhấp hoặc nhấn vào biểu tượng nhãn và gán các nhãn có liên quan (như "công việc" hoặc "cá nhân") để phân loại ghi chú của bạn.

- Bước 4: Lưu ghi chú

Khi bạn đã hài lòng, đã đến lúc lưu lại ghi chú đó. Đây là cách thực hiện:

• Ứng dụng dành cho thiết bị di động: Chỉ cần nhấn vào mũi tên quay lại ở góc trên cùng bên trái. Ghi chú của bạn sẽ được tự động lưu và hiển thị trong danh sách ghi chú của bạn.
• Phiên bản dành cho máy tính để bàn: Nhấp vào nút "Xong" ở góc dưới bên phải. Ghi chú của bạn sẽ được lưu và thêm vào danh sách của bạn.

Cách gắn nhãn ghi chú Google Keep

Hãy coi nhãn như thẻ kỹ thuật số mà bạn có thể gán cho ghi chú của mình. Tương tự như các bìa hồ sơ trong tủ hồ sơ, các nhãn đóng vai trò như các danh mục nhóm các ghi chú liên quan lại với nhau. Điều này giúp bạn dễ dàng tìm thấy các ghi chú cụ thể sau này, giúp bạn tiết kiệm thời gian quý báu và tránh khỏi sự thất vọng.

*Ví dụ: bạn có thể tạo nhãn có tên "Công việc" để phân loại tất cả các ghi chú liên quan đến công việc hoặc "Việc vặt" để nhóm những công việc nhỏ lẻ hàng ngày và công việc ở công ty.

Tạo và gán nhãn:

- Trên máy tính để bàn:

• Đi tới //keep.google.com/ và chọn ghi chú bạn muốn gắn nhãn.
• Chọn dấu ba chấm ở góc màn hình.
• Chọn "Thêm nhãn" hoặc "Thay đổi nhãn".

• Một cửa sổ bật lên sẽ xuất hiện. Ở đây, bạn có hai lựa chọn:

+ Chọn nhãn hiện có từ danh sách nếu nó phù hợp với nhu cầu của bạn.

+ Nhấp vào "Tạo" và nhập tên nhãn mới cho phù hợp với danh mục ghi chú.

- Trên ứng dụng di động (Android & iOS):

• Mở ứng dụng Google Keep và nhấn vào ghi chú bạn muốn gắn nhãn.
• Nhấn vào menu ba chấm ở góc dưới bên phải (Android) hoặc góc trên bên phải (iOS).
• Chọn "Nhãn".
• Tương tự như phương pháp trên máy tính để bàn, bạn có thể chọn nhãn hiện có hoặc tạo nhãn mới bằng cách nhấn vào "Tạo nhãn".

Kỹ thuật ghi nhãn nâng cao:

• Nhiều nhãn cho mỗi ghi chú: Không phải tất cả các ghi chú đều nằm gọn trong một danh mục. Google Keep cho phép bạn gán nhiều nhãn cho một ghi chú. Điều này đặc biệt hữu ích cho các ghi chú trải rộng trên các khu vực khác nhau.

*Ví dụ: Ghi chú danh sách việc cần làm của ban Marketing có thể có nhãn "Social Media", "Website" và "Sự kiện".

• Mã màu cho tín hiệu thị giác: Ghép các nhãn với mã màu để dễ dàng nhận diện. Google Keep cho phép bạn chọn màu cho mỗi nhãn. Điều này tạo ra một hệ thống phân cấp trực quan có thể giúp bạn nhanh chóng xác định danh mục của ghi chú trong nháy mắt. Hãy tưởng tượng sử dụng màu đỏ tươi cho các nhiệm vụ khẩn cấp và màu xanh dịu cho các ghi chú cá nhân.
• Hệ thống phân cấp nhãn (Chỉ dành cho máy tính để bàn): Đưa tổ chức của bạn tiến xa hơn bằng cách tạo hệ thống phân cấp nhãn. Điều này cho phép bạn tạo các nhãn lồng nhau, thiết lập các danh mục phụ trong các danh mục rộng hơn. *Ví dụ: bạn có thể có nhãn chính là "Công việc" với các nhãn phụ cho "Cuộc họp", "Dự án X" và "Dự án Y".

Hướng dẫn chuyển hình ảnh sang văn bản bằng Google Keep

Mặc dù Google Keep vượt trội trong việc ghi lại các ghi chú văn bản và thông tin kỹ thuật số, nhưng nó cũng cung cấp một tính năng đặc biệt: khả năng chuyển đổi hình ảnh có chứa văn bản thành văn bản có thể tìm kiếm và chỉnh sửa được. Dưới đây là hướng dẫn chi tiết về cách sử dụng tính năng mạnh mẽ này:

Bước 1: Đưa hình ảnh vào Google Keep:

Có hai cách chính để đưa hình ảnh vào Google Keep: đó là chụp ảnh mới hoặc nhập hình ảnh hiện có.

• Mở ứng dụng Google Keep
• Nhấn vào dấu cộng ở góc màn hình.
• Sau đó một ghi chú mới hiện ra, bạn nhấn tiếp vào dấu cộng ở góc trái màn hình. Tiếp theo sẽ hiện ra một số lựa chọn:

• Chụp ảnh
• Chọn ảnh hiện có

Sau đó bạn chọn hình ảnh có chữ bạn muốn trích xuất.

Bước 2: Trích xuất văn bản

Bây giờ hình ảnh của bạn đã được chụp hoặc nhập. Bây giờ chúng ta sẽ thực hiện các bước để trích xuất chữ trong ảnh:

• Xác định vị trí menu ba chấm dọc ở góc trên cùng bên phải của màn hình và nhấn vào nó.
• Sau đó sẽ xuất hiện một menu thả xuống. Chọn tùy chọn có tiêu đề "Tải chú thích hình ảnh".

Bước 3: Đợi Google Keep trích xuất văn bản

Google Keep sẽ phân tích hình ảnh và nếu thành công, sẽ trích xuất văn bản từ đó. Văn bản được trích xuất sẽ xuất hiện bên dưới hình ảnh trong ghi chú.

Lưu ý:

• Cần có hình ảnh rõ ràng: Để có kết quả tối ưu, hãy đảm bảo hình ảnh bạn đang chuyển đổi có văn bản rõ ràng, rõ ràng. Hình ảnh bị mờ, bị vỡ pixel hoặc thiếu sáng có thể dẫn đến việc trích xuất văn bản không chính xác.
• Văn bản đánh máy sẽ tốt hơn: Google Keep hoạt động tốt nhất với văn bản đánh máy. Độ chính xác của việc chuyển đổi văn bản viết tay có thể khác nhau tùy thuộc vào kiểu chữ viết tay và độ phức tạp.
• Định dạng không được đảm bảo: Hãy nhớ rằng Google Keep có thể trích xuất văn bản theo từng dòng. Định dạng như in đậm hoặc in nghiêng có thể không được giữ nguyên.
• Hiệu đính văn bản: Bạn nên kiểm tra lại văn bản được trích xuất sau khi chuyển đổi để phát hiện bất kỳ lỗi tiềm ẩn hoặc thiếu ký tự nào, đặc biệt là khi xử lý các ghi chú viết tay.

Cách cộng tác và chia sẻ ghi chú trong Google Keep

Cùng nhau làm việc trên một ghi chú là điều lý tưởng cho những việc như làm đội nhóm trong công ty vì nó cho phép bạn và đồng nghiệp có cùng một danh sách để dễ dàng theo dõi. Khi bạn thêm các mục mới vào danh sách hoặc gạch bỏ mọi thứ, nó sẽ thay đổi theo thời gian thực. Sau đây là hướng dẫn chi tiết các bước thực hiện:

1. Cộng tác trong Google Keep

• Mở một ghi chú hoặc bắt đầu một ghi chú mới.
• Nhấn vào ba dấu chấm ở góc dưới bên phải màn hình
• Chọn Người cộng tác (Collaborators)

• Nhập tên của người bạn muốn cộng tác hoặc chọn Nhóm gia đình (Family group)
• Nhấn vào dấu tích ở góc bên phải để hoàn tất việc thêm người cộng tác trong ghi chú.

2. Chia sẻ ghi chú trong Google Keep

Ngoài ra, bạn cũng có thể chia sẻ ghi chú với những người khác. Điều khác biệt là họ sẽ nhận được bản ghi chú riêng, tách ra từ bản của bạn. Điều này có nghĩa là những thay đổi bạn tạo sau đó sẽ không hiển thị trong bản của người kia.

• Tạo ghi chú mới
• Nhấn vào dấu ba chấm ở góc phải màn hình
• Nhấn “Send” (Gửi)
• Chọn trong số những liên hệ hoặc ứng dụng được đề xuất.

• Sau đó bạn nhấn vào nút gửi để chia sẻ ghi chú.

Cách tạo lời nhắc trong Google Keep

Trong một thời gian rất dài, Google Keep đóng vai trò là phần mềm nhắc nhở chính của công ty cho đến khi Google Task thay thế nó. Nếu bạn sử dụng Google Calendar, Google sẽ cung cấp ba tùy chọn để tạo lời nhắc. Hơn nữa, Calendar không còn hiển thị lời nhắc được tạo trong Google Keep nữa. Tuy nhiên, với những tính năng đã được chứng minh của Google Keep, không có lý do gì để không sử dụng nó.

- Bước 1: Tạo một ghi chú mới

- Bước 2: Nhấn vào biểu tượng chuông báo ở góc trên bên phải màn hình của bạn.

- Bước 3: Nhập nội dung chi tiết cho lời nhắc này

Bạn cũng có thể xem lời nhắc của mình từ màn hình chính Google Keep bằng cách nhấp vào menu ở góc trên bên trái và nhấn vào Lời nhắc (Reminders).

Lợi ích của Google Keep đối với doanh nghiệp

Trong môi trường kinh doanh có nhịp độ nhanh ngày nay, việc tổ chức và theo dõi thông tin là điều rất quan trọng để thành công. Google Keep được coi là một ứng dụng ghi chú cá nhân, cung cấp một bộ tính năng mạnh mẽ đáng ngạc nhiên có thể mang lại lợi ích đáng kể cho các doanh nghiệp thuộc mọi quy mô. Hãy khám phá lợi ích Google Keep có thể đem đến để biến đổi quy trình làm việc của nhóm bạn và nâng cao năng suất tổng thể như thế nào nhé.

1. Cộng tác và làm việc nhóm nâng cao

Một trong những lợi ích đầu tiên của Google Keep là thúc đẩy cộng tác liền mạch với khả năng chia sẻ ghi chú theo thời gian thực của Google Keep. Hãy tưởng tượng một phiên thảo luận của nhóm trong đó các ý tưởng được ghi lại và chỉnh sửa cộng tác trong một ghi chú được chia sẻ. Keep cho phép các nhân sự đồng nghiệp làm việc đồng thời trên các kế hoạch dự án, chương trình họp hoặc ghi chú của khách hàng, đảm bảo mọi người luôn nắm rõ thông tin.

2. Quản lý dự án hợp lý

Với Google Keep, doanh nghiệp có thể chia các dự án phức tạp thành các phần có thể quản lý được bằng các tính năng tổ chức của Google Keep. Sử dụng nhãn để phân loại các ghi chú liên quan đến dự án (ví dụ: "chiến dịch tiếp thị", "ra mắt sản phẩm"). Ngoài ra, bạn có thể tạo danh sách kiểm tra lồng nhau trong ghi chú để theo dõi các nhiệm vụ riêng lẻ có thời hạn và phân công chúng cho các thành viên trong nhóm. Điều này thúc đẩy trách nhiệm giải trình và đảm bảo các dự án đi đúng hướng.

3. Cải thiện giao tiếp và chia sẻ kiến thức

Không chỉ vậy, Google Keep còn giúp loại bỏ các kho chứa thông tin và sự cố liên lạc, ghi lại thông tin quan trọng của khách hàng, cập nhật dự án hoặc thông số sản phẩm trong ghi chú và chia sẻ chúng với các thành viên nhóm có liên quan. Điều này đảm bảo mọi người đều có quyền truy cập vào thông tin mới nhất, thúc đẩy giao tiếp suôn sẻ hơn và đưa ra quyết định sáng suốt.

4. Tăng cường hiệu quả cuộc họp

Google Keep có thể giúp tạo ghi chú được chia sẻ trước cuộc họp để nắm bắt nội dung cuộc họp, các điểm thảo luận và các mục hành động. Trong cuộc họp, mọi người có thể đóng góp ý tưởng và cập nhật theo thời gian thực, đảm bảo cuộc thảo luận tập trung và hiệu quả.

5. Quản lý kiến thức và chia sẻ thông tin

Các nhân sự phòng ban có thể biến Google Keep thành kho lưu trữ trung tâm kiến thức của công ty, tạo ghi chú chia sẻ cho các câu hỏi thường gặp, quy trình vận hành tiêu chuẩn hoặc tài liệu đào tạo nội bộ. Điều này đảm bảo mọi người đều có quyền truy cập vào thông tin cần thiết, giảm sự dư thừa và thúc đẩy văn hóa chia sẻ kiến thức trong tổ chức.

6. Khả năng tiếp cận và tính di động cho lực lượng lao động từ xa

Trong môi trường làm việc ngày càng xa xôi ngày nay, khả năng tiếp cận là yếu tố then chốt. Tính khả dụng của Google Keep trên nhiều thiết bị khác nhau (điện thoại, máy tính bảng, máy tính) cho phép nhóm của bạn truy cập vào ghi chú, danh sách kiểm tra và cập nhật dự án từ mọi nơi. Điều này đảm bảo mọi người luôn kết nối và làm việc hiệu quả, bất kể vị trí nào.

7. Cải thiện quản lý thời gian và ưu tiên

Ưu tiên các nhiệm vụ của nhóm bạn và tối ưu hóa thời gian của họ với các tính năng nhắc nhở và danh sách kiểm tra của Google Keep. Đặt thời hạn cho các nhiệm vụ trong ghi chú và nhận thông báo kịp thời để tránh bỏ lỡ thời hạn. Điều này thúc đẩy trách nhiệm giải trình và giúp mọi người tập trung vào việc đạt được mục tiêu.

Bằng cách triển khai Google Keep làm công cụ ghi chú cộng tác, doanh nghiệp có thể trải nghiệm vô số lợi ích. Từ hợp lý hóa hoạt động liên lạc và quản lý dự án đến nâng cao dịch vụ khách hàng và chia sẻ kiến thức, Google Keep cung cấp một giải pháp đơn giản nhưng mạnh mẽ để tăng năng suất chung của nhóm và hỗ trợ doanh nghiệp của bạn đạt được thành công.

Lời kết

Hy vọng những thông tin mà GCS Vietnam chia sẻ trong bài viết này sẽ giúp doanh nghiệp có thêm tư liệu tham khảo cách sử dụng Keep hiệu quả. Đặc biệt hơn là hiểu rõ hơn về Google Keep là gì để có được sự lựa chọn ứng dụng đúng đắn. Nếu quý doanh nghiệp mong muốn có thêm nhiều hơn nữa những tính năng và dịch vụ nâng cao, hãy nhắn lại thông tin qua LiveChat dưới bài viết để được đội ngũ chuyên viên tư vấn và hỗ trợ ngay.

Cyber Security là gì? 5 loại Cyber Security phổ biến bạn cần biết

Theo thống kê của Bkav, Việt Nam là quốc gia đứng thứ 10 về nguy cơ tấn công mạng trong năm 2023. Hàng ngày, có hơn 300.000 cuộc tấn công mạng xảy ra trên toàn thế giới. Hơn 60% doanh nghiệp vừa và nhỏ tại Việt Nam đã từng bị tấn công mạng. Những con số này cho thấy tầm quan trọng của Cyber Security trong thời đại ngày nay. Bài viết này sẽ giúp quý bạn đọc đi sâu vào tìm hiểu Cyber Security là gì cũng như các cách để bảo vệ môi trường mạng được an toàn.

Cyber Security là gì?

Nói một cách đơn giản, Cyber Security được dịch ra là an ninh mạng, chính là quá trình bảo vệ mạng, máy tính, máy chủ, thiết bị di động, hệ thống điện tử và dữ liệu khỏi sự xâm nhập thù địch. Nó thường được gọi là bảo mật thông tin điện tử hoặc bảo mật công nghệ thông tin. Từ này có thể được phân loại thành một số loại cơ bản và được sử dụng trong nhiều ngữ cảnh, bao gồm cả kinh doanh và điện toán di động.

Nhiều cấp độ bảo vệ được phân tán giữa các máy tính, mạng, chương trình hoặc dữ liệu mà người ta mong muốn giữ an toàn là những thành phần thiết yếu của một chiến lược an ninh mạng tốt. Để một tổ chức có thể bảo vệ hiệu quả trước các cuộc tấn công mạng, tất cả con người, quy trình và công nghệ của tổ chức đó phải phối hợp với nhau.

Ba nhiệm vụ hoạt động bảo mật chính là phát hiện, điều tra và khắc phục có thể được thực hiện nhanh chóng bằng hệ thống quản lý mối đe dọa thống nhất.

Các loại Cyber Security phổ biến

Thế giới số đầy tiềm năng cũng ẩn chứa vô số nguy cơ an ninh mạng. Doanh nghiệp của bạn có thể bị tấn công bất cứ lúc nào, dẫn đến mất mát dữ liệu, gián đoạn hoạt động và ảnh hưởng nghiêm trọng đến uy tín. Hãy trang bị cho doanh nghiệp "vũ khí bí mật" - các loại Cyber Security phổ biến sau đây:

Bảo mật mạng (Network Security)

• Tường lửa (Firewall): Tạo lá chắn bảo vệ đầu tiên, ngăn chặn truy cập trái phép vào mạng lưới doanh nghiệp.
• Hệ thống phát hiện xâm nhập (IDS): Giám sát mạng lưới liên tục, phát hiện và cảnh báo các hoạt động nghi ngờ.
• Hệ thống ngăn chặn xâm nhập (IPS): Ngăn chặn các cuộc tấn công mạng ngay lập tức, bảo vệ hệ thống khỏi bị xâm hại.

Bảo mật ứng dụng (Application Security)

• Xác thực và ủy quyền (Authentication & Authorization): Kiểm soát chặt chẽ quyền truy cập vào ứng dụng, đảm bảo chỉ những người dùng được phép mới có thể truy cập.
• Mã hóa (Encryption): Bảo vệ dữ liệu ứng dụng khỏi bị đánh cắp hoặc truy cập trái phép.
• Kiểm tra lỗ hổng (Vulnerability Scanning): Phát hiện và vá các lỗ hổng bảo mật trong ứng dụng, ngăn chặn kẻ tấn công lợi dụng.

Bảo mật dữ liệu (Data Security)

• Sao lưu dữ liệu (Data Backup): Sao lưu dữ liệu thường xuyên để đảm bảo có thể khôi phục dữ liệu trong trường hợp bị mất mát.
• Mã hóa dữ liệu (Data Encryption): Bảo vệ dữ liệu khỏi bị đánh cắp hoặc truy cập trái phép.
• Kiểm soát truy cập dữ liệu (Data Access Control): Hạn chế quyền truy cập vào dữ liệu, chỉ những người dùng được phép mới có thể truy cập.

Giáo dục nhận thức về an ninh mạng (Cybersecurity Awareness Training)

• Nâng cao nhận thức của nhân viên về các mối đe dọa an ninh mạng.
• Huấn luyện nhân viên cách thức phát hiện và phòng tránh các cuộc tấn công mạng.
• Tạo văn hóa an ninh mạng trong doanh nghiệp.

Quản lý sự cố an ninh mạng (Incident Response Management)

• Xác định và phân loại các sự cố an ninh mạng.
• Phản ứng nhanh chóng và hiệu quả để giảm thiểu thiệt hại.
• Khôi phục hệ thống sau khi xảy ra sự cố.

Bảo mật đám mây (Cloud Security)

• Bảo mật dữ liệu trong đám mây: Đảm bảo dữ liệu được lưu trữ trong đám mây được bảo vệ khỏi bị đánh cắp và truy cập trái phép.
• Kiểm soát truy cập đám mây: Đảm bảo chỉ những người dùng được phép mới có thể truy cập tài nguyên đám mây.
• Quản lý rủi ro đám mây: Đánh giá và giảm thiểu rủi ro bảo mật liên quan đến việc sử dụng dịch vụ đám mây.

Mỗi doanh nghiệp có nhu cầu và mức độ rủi ro an ninh mạng khác nhau. Do đó, việc lựa chọn giải pháp Cyber Security phù hợp là vô cùng quan trọng. Doanh nghiệp nên tham khảo ý kiến của các chuyên gia an ninh mạng để lựa chọn giải pháp phù hợp nhất với nhu cầu của mình.

Các mối đe dọa đến Cyber Security cần biết

Thật khó để luôn cập nhật công nghệ mới nổi, xu hướng bảo mật và thông tin về mối đe dọa an ninh mạng. Điều cần thiết là phải bảo vệ dữ liệu và các tài sản khác khỏi các loại mối đe dọa mạng khác nhau. Sau đây là mối nguy hại sẽ ảnh hưởng trực tiếp đến an ninh mạng:

• Malware: là một loại phần mềm có thể được sử dụng để gây hại cho người dùng máy tính; nó có thể là bất kỳ tập tin hoặc chương trình nào. Phần mềm độc hại có nhiều dạng, chẳng hạn như vi-rút, ngựa Trojan, sâu và phần mềm gián điệp.

\>>Tìm hiểu thêm: [Có thể bạn chưa biết] Top 5 Cách phòng tránh Malware cho doanh nghiệp 2024

• Ransomware: là một trong những phần mềm độc hại đáng chú ý. Trong đó kẻ tấn công mã hóa các tệp hệ thống máy tính của nạn nhân và sau đó yêu cầu thanh toán để khôi phục và giải mã chúng.
• Social engineering: hay còn gọi là tấn công phi kỹ thuật, là một phương thức tấn công sử dụng các kỹ thuật thao túng tâm lý để đánh lừa người dùng tiết lộ thông tin nhạy cảm hoặc thực hiện hành động có hại. Kẻ tấn công sẽ lợi dụng lòng tin, sự sơ hở hoặc thiếu kiến thức của nạn nhân để đạt được mục đích của mình.

Một số hình thức tấn công Social Engineering gồm có: Lừa đảo qua điện thoại, gửi email giả mạo, tấn công “vishing” (Kẻ tấn công sử dụng kỹ thuật Voice over Internet Protocol (VoIP) để giả mạo số điện thoại của một tổ chức uy tín nhằm lừa nạn nhân tin tưởng và cung cấp thông tin nhạy cảm.), tấn công "baiting" (Kẻ tấn công đặt mồi nhử là một thiết bị lưu trữ USB hoặc CD chứa mã độc tại nơi công cộng để dụ nạn nhân cắm vào máy tính của người dùng).

• Phishing: là một hình thức tấn công mạng nguy hiểm, trong đó kẻ tấn công giả mạo thành một tổ chức uy tín (như ngân hàng, công ty dịch vụ, cơ quan chính phủ) để lừa người dùng cung cấp thông tin cá nhân nhạy cảm như tên đăng nhập, mật khẩu, số tài khoản ngân hàng, mã PIN,...
• Lừa đảo trực tuyến (Spear phishing): Lừa đảo trực tuyến (Spear phishing) là một hình thức tấn công mạng tinh vi, trong đó kẻ tấn công sử dụng email hoặc tin nhắn giả mạo để đánh lừa người nhận cung cấp thông tin cá nhân hoặc tài chính nhạy cảm.
• Insider threats: hay còn gọi là mối đe dọa nội bộ, là những nguy cơ tiềm ẩn đến từ những người có quyền truy cập hợp pháp vào hệ thống, mạng lưới hoặc dữ liệu của tổ chức, nhưng lại sử dụng quyền truy cập đó để gây hại cho tổ chức một cách cố ý hoặc vô ý.

• Tấn công DDoS: viết tắt từ Distributed Denial-of-Service attack, là một loại tấn công mạng nhằm làm gián đoạn hoặc vô hiệu hóa dịch vụ của một máy chủ hoặc mạng máy tính bằng cách làm quá tải nó với lưu lượng truy cập giả mạo.
• Advanced persistent threats (APTs): hay còn được gọi là mối đe dọa dai dẳng nâng cao, là những chiến dịch tấn công mạng phức tạp, tinh vi và có chủ đích nhắm vào các tổ chức cụ thể. Mục đích của APT thường là đánh cắp dữ liệu nhạy cảm, phá hoại hệ thống hoặc gây gián điệp lâu dài.

Khác với các cuộc tấn công đại trà nhằm vào số lượng lớn người dùng, APT nhắm đến các tổ chức cụ thể như chính phủ, doanh nghiệp lớn, tổ chức nghiên cứu… những nơi có thông tin giá trị cao. APT được thiết kế để tránh bị phát hiện, sử dụng các kỹ thuật che giấu hành vi và mã độc. Điều này khiến cho việc phát hiện và ngăn chặn APT trở nên khó khăn hơn so với các cuộc tấn công thông thường.

• Tấn công MitM (Man-in-the-Middle): là một loại hình tấn công mạng nguy hiểm, trong đó kẻ tấn công bí mật chen vào giữa đường truyền thông tin giữa hai bên đang giao tiếp. Kẻ tấn công có thể nghe lén, chặn hoặc sửa đổi dữ liệu được trao đổi mà hai bên không hề hay biết.

Những thách thức an ninh mạng hàng đầu là gì?

Tin tặc, trộm cắp dữ liệu, quyền riêng tư, quản lý rủi ro và các kỹ thuật an ninh mạng ngày càng phát triển đều là những mối đe dọa đang diễn ra đối với an ninh mạng. Người ta dự đoán rằng các cuộc tấn công mạng sẽ tiếp tục gia tăng trong tương lai gần. Hơn nữa, nhu cầu bảo mật mạng và thiết bị ngày càng tăng do các bề mặt tấn công ngày càng gia tăng và các điểm tấn công bổ sung, chẳng hạn như sự ra đời của Internet of Things (IoT).

Tình trạng thiếu nhân lực và khoảng cách về kỹ năng, làn sóng dữ liệu, đào tạo nâng cao nhận thức về an ninh mạng, rủi ro về chuỗi cung ứng và bên thứ ba cũng như các mối đe dọa mới nổi là một số vấn đề chính cần được giải quyết liên tục.

Các mối nguy hiểm tấn công mạng liên tục thay đổi

Việc các mối đe dọa bảo mật liên tục thay đổi là một trong những khía cạnh thách thức nhất của an ninh mạng. Các vectơ tấn công mới được tạo ra khi các công nghệ mới được phát triển và sử dụng theo những cách mới lạ hoặc độc đáo.

Việc theo kịp những thay đổi và tiến bộ thường xuyên này trong các cuộc tấn công cũng như cập nhật các biện pháp bảo vệ chống lại chúng có thể là một thách thức. Các vấn đề bao gồm việc đảm bảo tất cả các yếu tố an ninh mạng được cập nhật liên tục để bảo vệ khỏi các lỗ hổng tiềm ẩn. Điều này có thể đặc biệt khó khăn đối với các tổ chức nhỏ hơn không có đủ nhân viên hoặc nguồn lực nội bộ.

Dữ liệu ngày càng nhiều và phát triển

Hơn nữa, các công ty có quyền truy cập vào rất nhiều thông tin tiềm năng về những người sử dụng một hoặc nhiều dịch vụ của họ. Một mối lo ngại khác là khả năng tội phạm mạng cố gắng đánh cắp thông tin nhận dạng cá nhân (PII) khi thu thập được nhiều dữ liệu hơn. Ví dụ: một cuộc tấn công bằng ransomware có thể nhắm mục tiêu vào một công ty lưu giữ thông tin nhận dạng cá nhân trên đám mây. Các công ty phải thực hiện mọi biện pháp phòng ngừa cần thiết để tránh rò rỉ dữ liệu và vi phạm đám mây.

Đào tạo nhận thức về an ninh mạng

Các chương trình về an ninh mạng cũng nên bao gồm việc giáo dục người dùng cuối. Nhân viên có thể vô tình mang theo các lỗ hổng và mối đe dọa vào văn phòng trên thiết bị di động hoặc máy tính xách tay. Chúng cũng có thể hoạt động không an toàn, bao gồm mở tệp đính kèm từ email lừa đảo hoặc nhấp vào liên kết trong email.

Đào tạo nâng cao nhận thức về bảo mật thường xuyên sẽ giúp nhân viên góp phần giữ cho công ty an toàn trước các mối đe dọa trên mạng.

Thiếu lao động và khoảng cách kỹ năng

Việc thiếu nhân viên an ninh mạng có tay nghề cao là một vấn đề khác mà lĩnh vực này phải đối mặt. Các doanh nghiệp đang thu thập và sử dụng nhiều dữ liệu hơn, điều đó có nghĩa là cần nhiều nhân viên an ninh mạng hơn để xử lý, phân tích và ứng phó với các vấn đề. Theo (ISC)2, lực lượng lao động đang thiếu 3,4 triệu người có chuyên gia an ninh mạng.

Xâm nhập chuỗi cung ứng và mối nguy hiểm cho bên thứ ba

Tất cả những nỗ lực của tổ chức nhằm đảm bảo an ninh đều vô ích nếu các đối tác, nhà cung cấp và nhà cung cấp bên ngoài truy cập vào mạng của tổ chức không an toàn. Các cuộc tấn công chuỗi cung ứng dựa trên phần cứng hoặc phần mềm đang trở thành mối đe dọa bảo mật khó giải quyết hơn.

Tự động hóa được sử dụng như thế nào trong an ninh mạng?

An ninh mạng là một cuộc chiến không ngừng nghỉ, nơi các chuyên gia bảo mật luôn phải đối mặt với những mối đe dọa mới và ngày càng tinh vi. Trong cuộc chiến cam go này, tự động hóa chính là vũ khí bí mật giúp con người nâng cao hiệu quả phòng thủ và phản ứng trước các cuộc tấn công mạng.

• Phát hiện và ngăn chặn mối đe dọa: Hệ thống tự động có thể sử dụng trí tuệ nhân tạo (AI) và học máy (ML) để phân tích dữ liệu mạng và phát hiện các mẫu bất thường có thể là dấu hiệu của một cuộc tấn công mạng. Hệ thống cũng có thể tự động thực hiện các hành động để ngăn chặn cuộc tấn công, chẳng hạn như chặn truy cập mạng hoặc cách ly thiết bị bị nhiễm virus.
• Phân tích dữ liệu: Hệ thống tự động có thể thu thập và phân tích dữ liệu an ninh mạng từ nhiều nguồn khác nhau, chẳng hạn như nhật ký hệ thống, nhật ký ứng dụng và dữ liệu lưu lượng mạng. Hệ thống có thể sử dụng AI và ML để xác định các mối đe dọa tiềm ẩn và đưa ra các khuyến nghị cho các chuyên gia bảo mật.
• Phản ứng sự cố: Hệ thống tự động có thể tự động thực hiện các hành động để phản ứng với các sự cố an ninh mạng, chẳng hạn như cách ly thiết bị bị nhiễm virus, khôi phục dữ liệu bị mất hoặc gửi thông báo cho các chuyên gia bảo mật.
• Quản lý tuân thủ: Hệ thống tự động có thể giúp các tổ chức tuân thủ các quy định về an ninh mạng, chẳng hạn như PCI DSS hoặc HIPAA. Hệ thống có thể tự động kiểm tra hệ thống và ứng dụng để xác định các lỗ hổng bảo mật và đưa ra các khuyến nghị để khắc phục.

Tự động hóa là một công cụ mạnh mẽ có thể giúp các tổ chức nâng cao an ninh mạng của họ. Tuy nhiên, điều quan trọng là phải sử dụng tự động hóa một cách hiệu quả và có trách nhiệm.

Tại sao an ninh mạng lại quan trọng?

Thế giới số ẩn chứa muôn vàn điều kỳ diệu, nhưng cũng tiềm ẩn vô số rủi ro. An ninh mạng chính là chìa khóa vàng giúp bạn an tâm khám phá và tận hưởng thế giới đầy tiềm năng này, đồng thời bảo vệ bản thân khỏi những hiểm họa trực tuyến. Hãy cùng khám phá tầm quan trọng của an ninh mạng qua những lý do sau:

Bảo vệ tài sản quý giá

An ninh mạng là bức tường thành bảo vệ tài khoản ngân hàng, thông tin cá nhân, dữ liệu kinh doanh và nhiều tài sản quý giá khác khỏi nguy cơ bị đánh cắp. Giữ "vòng kim cô" an ninh mạng vững chắc đồng nghĩa với việc bạn bảo vệ thành quả của bản thân và tổ chức khỏi những kẻ xâm nhập độc hại.

Giảm thiểu rủi ro

An ninh mạng giúp bạn giảm thiểu rủi ro bị tấn công mạng, lừa đảo trực tuyến, tấn công ransomware,... Những rủi ro này có thể gây thiệt hại về tài chính, uy tín, thậm chí ảnh hưởng đến sức khỏe tinh thần của bạn. An ninh mạng chính là "bùa hộ mệnh" giúp bạn tránh xa những hiểm họa tiềm ẩn trong thế giới số.

Đảm bảo hoạt động trơn tru

An ninh mạng giúp hệ thống máy tính và mạng lưới hoạt động ổn định, trơn tru, tránh gián đoạn và thiệt hại do tấn công mạng. Nhờ vậy, bạn có thể tập trung vào công việc, học tập và giải trí mà không lo bị ảnh hưởng bởi những sự cố ngoài ý muốn.

Nâng cao uy tín và niềm tin

Doanh nghiệp chú trọng an ninh mạng thể hiện sự chuyên nghiệp và trách nhiệm đối với khách hàng, đối tác, góp phần nâng cao uy tín và niềm tin trong cộng đồng. An ninh mạng là nền tảng vững chắc cho sự phát triển bền vững của bất kỳ tổ chức nào.

Bảo vệ tương lai của bạn

An ninh mạng không chỉ bảo vệ bạn ở hiện tại mà còn bảo vệ tương lai của bạn. Thế giới số ngày càng phát triển, việc bảo vệ dữ liệu cá nhân và tài sản online sẽ càng trở nên quan trọng hơn. Hãy đầu tư vào an ninh mạng ngay hôm nay để xây dựng một tương lai an toàn và vững vàng cho bản thân và những người xung quanh.

An ninh mạng không phải là một lựa chọn mà là một điều cần thiết. Hãy nâng cao nhận thức về an ninh mạng và thực hiện các biện pháp bảo vệ phù hợp để bảo vệ bản thân, gia đình và tổ chức khỏi những nguy cơ tiềm ẩn trong thế giới số.

Các cơ hội việc làm trong Cyber Security

Thế giới số đang bùng nổ, mở ra vô vàn tiềm năng, đồng thời cũng tiềm ẩn những hiểm nguy. Nhu cầu về an ninh mạng ngày càng cấp bách, tạo nên một thị trường lao động sôi động với vô số cơ hội việc làm cho các chuyên gia Cyber Security.

Lĩnh vực Cyber Security mang đến cho bạn:

• Mức lương hấp dẫn: Nhu cầu cao cho các chuyên gia Cyber Security dẫn đến mức lương cạnh tranh và nhiều cơ hội thăng tiến.
• Môi trường làm việc năng động: Cyber Security là một lĩnh vực luôn đổi mới, nơi bạn có thể học hỏi và phát triển kỹ năng liên tục.
• Cơ hội cống hiến: Bảo vệ an ninh mạng là bảo vệ sự an toàn của thông tin và tài sản cho các cá nhân, tổ chức, góp phần xây dựng một thế giới số an toàn và minh bạch.

Dưới đây là một số vị trí việc làm phổ biến trong Cyber Security:

• Chuyên viên an ninh mạng: Phụ trách bảo vệ hệ thống mạng và dữ liệu của doanh nghiệp khỏi các cuộc tấn công mạng.
• Kiểm tra viên thâm nhập: Phát hiện lỗ hổng bảo mật trong hệ thống mạng và ứng dụng.
• Chuyên gia pháp y kỹ thuật số: Thu thập và phân tích bằng chứng kỹ thuật số trong các vụ án mạng.
• Chuyên gia phân tích dữ liệu an ninh mạng: Phân tích dữ liệu an ninh mạng để phát hiện các mối đe dọa tiềm ẩn.
• Giáo viên an ninh mạng: Đào tạo và nâng cao nhận thức về an ninh mạng cho nhân viên.

Để thành công trong lĩnh vực Cyber Security, bạn cần:

• Có kiến thức chuyên môn về an ninh mạng: Bao gồm kiến thức về hệ thống mạng, bảo mật hệ thống, mật mã học, v.v.
• Có kỹ năng tư duy logic và phân tích: Phân tích dữ liệu an ninh mạng để phát hiện các mối đe dọa tiềm ẩn.
• Có khả năng giải quyết vấn đề: Giải quyết các vấn đề an ninh mạng một cách hiệu quả và nhanh chóng.
• Có khả năng làm việc nhóm: Hợp tác với các chuyên gia khác để bảo vệ an ninh mạng cho doanh nghiệp.

Với sự phát triển của công nghệ, nhu cầu về các chuyên gia Cyber Security sẽ ngày càng tăng cao. Đây là một lĩnh vực đầy tiềm năng với nhiều cơ hội việc làm hấp dẫn cho những ai đam mê và có năng lực.

Lời kết

Cyber Security không chỉ là một giải pháp công nghệ, mà còn là một văn hóa doanh nghiệp. Doanh nghiệp cần xây dựng một văn hóa an ninh mạng, trong đó mọi nhân viên đều ý thức được tầm quan trọng của việc bảo vệ an ninh mạng và thực hiện các biện pháp bảo vệ phù hợp.

Nếu quý khách hàng cần tư vấn về dịch vụ bảo mật của Google Workspace thì hãy nhắn thông tin trong LiveChat dưới bài viết để được đội ngũ tư vấn của GCSVN liên hệ ngay.