Trong quá trình làm việc, kế toán phải nhập rất nhiều dữ liệu, nhất là những bạn làm kho, khi nhập bảng kê chi tiết bán hàng thường thì các bạn sẽ phải gõ từng mã hàng, như vậy rất mất thời gian, có khi lại sai sót nhiều. Chính vì vậy trong khuôn khổ bài viết hôm nay Trung Tâm Ngoại Ngữ - Tin Học Đại Học Lạc Hồng sẽ hướng dẫn các bạn cách tạo drop down list - danh sách xổ xuống để chọn dữ liệu trong excel. Sẽ rất tiện, nhanh và chính xác hơn. Chức năng này gọi là tạo List Drop-down bằng Data validation, nó sẽ cung cấp rất nhiều tiện ích cho chúng ta trong quá trình làm việc. Ví dụ như tạo ra một danh sách sổ xuống để khách hàng chọn mặt hàng, chọn yes hay no, kế toán viên chọn mã hàng, chọn một ngày tháng từ trong danh sách,..vv...Nói chung là cực kỳ hữu ích. Ví dụ trong ảnh, chúng ta có bảng kê chi tiết hoá đơn bán hàng gồm mã hàng, tên hàng ,... Mã hàng ta sẽ phải lấy từ danh mục hàng hóa, còn tên hàng thì có thể dùng hàm Vlookup trong Excel để tham chiếu ra. Bây giờ thay vì ngồi gõ tay từng mã một rất có thể nhầm lẫn thì các bạn có thể áp dụng phương pháp sau đây: 1. Các bạn đặt chuột vào ô đầu tiên của cột mã hàng, sau đó vào thẻ Data trên thanh menu chọn Data Validation. 2. Sau đó bảng Data Validation hiện ra, các bạn chọn Tab Settings, trong phần Allow chọn List. Các thông số khác giữ nguyên đừng động vào. 3. Trong phần Source các bạn quét cột mã hàng trong bảng Danh mục hàng hoá như Trung Tâm Ngoại Ngữ - Tin Học Đại Học Lạc Hồng làm dưới hình này nhé. Hoặc các bạn có thể đặt tên cho vùng dữ liệu đó trước bằng chức năng Define Name cũng được. Rồi ấn OK. Và đây là kết quả, như các bạn đã thấy, giờ đã có mũi tên xổ xuống cho các bạn chọn. Chú ý: Trong trường hợp các bạn ko thể thực hiện được chức năng data validation thì có thể là do một số lí do như sau: + Drop-down lists không thể tạo từ một bảng mà có liên kết tới công cụ SharePoint của Office. Nếu các bạn có liên kết tới công cụ này thì nhớ bỏ liên kết và xóa định dạng đi, còn các bạn không dùng thì thôi. + Do bảng tính của bạn đang trong chế độ được bảo vệ, ví dụ bảng tính đã được áp dụng chức năng “đặt mật khẩu bảo vệ cho excel” là không thể chỉnh sửa hay thao tác được. Cách giải quyết là xóa chế độ bảo vệ đó đi và tiếp tục thực hiện các bước trên. - Sau khi tạo xong drop-down list, hãy chắc chắn rằng nó hoạt động theo cách mà các bạn muốn. Và cũng cần chắc chắn rằng độ rộng của các ô trong vùng xổ data validation xuống là đủ rộng để có thể hiện thị hết các thông tin. Nếu các bạn muốn ngăn cản người khác tác động vào vùng dữ liệu này. Hãy tìm cách ẩn dữ liệu excel đi. - Nếu vẫn không làm được, các bạn có thể tham gia một khóa học tin học văn phòng cơ bản của Trung Tâm Ngoại Ngữ - Tin Học Đại Học Lạc Hồng, bao gồm rất nhiều kiến thức bổ ích và thủ thuật tiện dụng. Để thuận tiện cho việc quản lý và tìm kiếm hàng hóa, cần tạo các nhóm hàng khác nhau. Các thao tác như sau: - Trên menu Hàng hóa, chọn Danh mục - Cột Nhóm hàng bên trái màn hình, kích dấu - Nhập thông tin bắt buộc: Tên nhóm hàng - Nếu muốn chia một nhóm hàng thành dạng cây phân cấp cha-con, khi thêm nhóm hàng con, cần chọn thông tin Nhóm cha. - Kích Lưu, nếu thành công Nhóm hàng hóa vừa thêm sẽ được hiển thị ngay phía cửa sổ Nhóm hàng hóa bên trái màn hình. - Bạn có thể kéo thả nhóm hàng (1) để sắp xếp vị trí hiển thị của nhóm hàng - Lưu ý: Có thể thêm mới nhanh một nhóm hàng trong khi thêm mới hàng hóa. - Vào Hàng hóa, chọn Danh mục - Kích vào nút hình bút chì - Hệ thống sẽ hiển thị ra cửa sổ để cập nhật thông tin nhóm hàng. Nhấn Lưu để thay đổi thông tin nhóm sau khi chỉnh sửa. - Nếu muốn Xóa nhóm hàng, nhấn nút Xóa. Lưu ý hệ thống chỉ xóa được những nhóm hàng khi trong nhóm không chứa hàng hóa nào. - Trên màn hình Danh mục, kích Thêm mới và chọn loại hàng hóa cần thêm Hàng hóa là các sản phẩm thông thường có quản lý tồn kho. Thao tác thêm như sau: - Kích chọn Thêm hàng hóa, hệ thống hiện màn hình Thêm mới hàng hóa. - Các thông tin cơ bản bao gồm:
- Trường hợp hàng hóa có nhiều thuộc tính, đơn vị tính, bạn thao tác thêm mới như sau:
- Kích chọn Thêm dịch vụ, hệ thống hiện màn hình Thêm dịch vụ. - Các thông tin cơ bản của hàng hóa dịch vụ tương tự như hàng hóa nhập về. - Lưu ý:
- Trên màn hình Danh mục, bạn tìm mặt hàng cần thay đổi thông tin -> kích Cập nhật (1) -> thay đổi thông tin hàng hóa (2) -> kích Lưu (3) - Hệ thống cho phép thay đổi thông tin “Nhóm hàng” của hàng loạt hàng hóa - Khi không có nhu cầu kinh doanh tiếp mặt hàng nào đó, nhưng không làm ảnh hưởng đến những thông tin lịch sử của hàng hóa này trong quá khứ, trên màn hình Danh mục, tìm mặt hàng bạn muốn ngừng kinh doanh, kích chọn Ngừng kinh doanh. - Những hàng hóa Ngừng kinh doanh sẽ không xuất hiện trong các màn hình quản lý hàng hóa, bán hàng. - Để kinh doanh lại các mặt hàng này, cần kích chọn Cho phép kinh doanh - Hệ thống có chức năng thao tác Ngừng kinh doanh và Cho phép kinh doanh hàng loạt hàng hóa - Trên màn hình Danh mục, tìm mặt hàng bạn muốn xóa, kích chọn Xóa. - Hệ thống có chức năng thao tác Xóa hàng loạt hàng hóa - Lưu ý: Hệ thống xóa hoàn toàn hàng hóa nhưng vẫn giữ thông tin hàng hóa trong các giao dịch lịch sử nếu có. Khi xem lại các giao dịch, hàng hóa đã xóa sẽ có thêm hậu tố {DEL}. - Để tìm kiếm hàng hóa một cách nhanh nhất, có thể lọc theo các tiêu chí
- Chú ý: Để sắp xếp danh mục hàng hóa theo cột nào, bạn chỉ cần kích vào tiêu đề của cột đó. - Kết hợp tính năng xuất ra file và tính năng tìm kiếm, bạn có thể tự tạo ra rất nhiều các báo cáo khác nhau theo các tiêu chí tìm kiếm của mình - Với những hàng hóa bán chạy, hệ thống hỗ trợ đánh yêu thích (đánh sao) trên danh sách hàng hóa (1) và ưu tiên sắp xếp các hàng hóa này trên màn hình Lễ Tân. Nếu nhiều hàng hóa cùng được đánh yêu thích, màn hình Lễ Tân sẽ sắp xếp theo alphabet của tên hàng hoặc ngày tạo hàng hóa theo tùy chọn trên màn hình thu ngân (2) - Để hiển thị các cột thông tin trên danh mục hàng hóa, bạn kích chọn biểu tượng Tùy chọn - Thẻ kho ghi nhận lịch sử thay đổi số lượng hàng hóa qua mỗi lần hàng hóa có phát sinh giao dịch, ví dụ: nhập hàng /bán hàng /luân chuyển hàng hóa /kiểm hàng. - Thao tác: vào Hàng hóa, chọn Danh mục, tìm mặt hàng cần xem lịch sử bán hàng, kích chọn vào tab Thẻ kho. - Tồn kho ghi nhận thông tin số lượng tồn hiện tại của hàng hóa cụ thể trên từng chi nhánh (nếu gian hàng có nhiều chi nhánh). - Thao tác: vào Hàng hóa, chọn Danh mục, tìm mặt hàng cần xem tồn kho, kích chọn vào tab Tồn kho. - Nhập thông tin cho file dữ liệu theo mẫu hệ thống cung cấp - Trên menu Hàng hóa, chọn Danh mục, kích Import (1) - Hệ thống hiển thị ra cửa sổ sau: - Bạn lựa chọn các thông tin (2):
- Bạn kích Chọn file dữ liệu (3), chọn đường dẫn tới file dữ liệu. - Kích Thực hiện để thực hiện import hàng hóa. - Lưu ý:
- Hệ thống cho phép xuất toàn bộ dữ liệu hàng hóa ra file excel. - Có thể chỉnh sửa trên file dữ liệu được xuất ra, sau đó import dữ liệu trở lại hệ thống để cập nhật đồng bộ các thông tin vừa chỉnh sửa. - Để xuất danh sách hàng hóa ra file Excel bạn làm như sau:
- Hệ thống sẽ tự động xuất ra file bao gồm danh sách các hàng hóa giống như danh sách hiển thị trên màn hình. - Hệ thống hỗ trợ việc tạo và in mã vạch từ mã hàng hóa phục vụ việc sử dụng máy quét mã vạch. - Bạn vào Hàng hóa, chọn Danh mục, tìm mặt hàng bạn muốn in mã vạch, kích In mã vạch. - Hệ thống có chức năng thao tác In mã vạch hàng loạt hàng hóa
Như vậy, KiotViet đã thực hiện xong phần hướng dẫn sử dụng tính năng Danh mục Hàng hóa. Mọi thắc mắc xin liên hệ tổng đài tư vấn bán hàng 1800 6162, tổng đài hỗ trợ phần mềm 1900 6522 hoặc email cho chúng tôi tại địa chỉ: [email protected] để được hỗ trợ và giải đáp. |