Hướng dẫn chọn mã hàng từ danh mục hàng hóa

Trong quá trình làm việc, kế toán phải nhập rất nhiều dữ liệu, nhất là những bạn làm kho, khi nhập bảng kê chi tiết bán hàng thường thì các bạn sẽ phải gõ từng mã hàng, như vậy rất mất thời gian, có khi lại sai sót nhiều. Chính vì vậy trong khuôn khổ bài viết hôm nay Trung Tâm Ngoại Ngữ - Tin Học Đại Học Lạc Hồng sẽ hướng dẫn các bạn cách tạo drop down list - danh sách xổ xuống để chọn dữ liệu trong excel. Sẽ rất tiện, nhanh và chính xác hơn.

Hướng dẫn chọn mã hàng từ danh mục hàng hóa

Chức năng này gọi là tạo List Drop-down bằng Data validation, nó sẽ cung cấp rất nhiều tiện ích cho chúng ta trong quá trình làm việc. Ví dụ như tạo ra một danh sách sổ xuống để khách hàng chọn mặt hàng, chọn yes hay no, kế toán viên chọn mã hàng, chọn một ngày tháng từ trong danh sách,..vv...Nói chung là cực kỳ hữu ích.

Ví dụ trong ảnh, chúng ta có bảng kê chi tiết hoá đơn bán hàng gồm mã hàng, tên hàng ,... Mã hàng ta sẽ phải lấy từ danh mục hàng hóa, còn tên hàng thì có thể dùng hàm Vlookup trong Excel để tham chiếu ra. Bây giờ thay vì ngồi gõ tay từng mã một rất có thể nhầm lẫn thì các bạn có thể áp dụng phương pháp sau đây:

Hướng dẫn chọn mã hàng từ danh mục hàng hóa

1. Các bạn đặt chuột vào ô đầu tiên của cột mã hàng, sau đó vào thẻ Data trên thanh menu chọn Data Validation.

2. Sau đó bảng Data Validation hiện ra, các bạn chọn Tab Settings, trong phần Allow chọn List. Các thông số khác giữ nguyên đừng động vào.

Hướng dẫn chọn mã hàng từ danh mục hàng hóa

3. Trong phần Source các bạn quét cột mã hàng trong bảng Danh mục hàng hoá như Trung Tâm Ngoại Ngữ - Tin Học Đại Học Lạc Hồng làm dưới hình này nhé. Hoặc các bạn có thể đặt tên cho vùng dữ liệu đó trước bằng chức năng Define Name cũng được. Rồi ấn OK.

Hướng dẫn chọn mã hàng từ danh mục hàng hóa

Và đây là kết quả, như các bạn đã thấy, giờ đã có mũi tên xổ xuống cho các bạn chọn.

Hướng dẫn chọn mã hàng từ danh mục hàng hóa

Chú ý: Trong trường hợp các bạn ko thể thực hiện được chức năng data validation thì có thể là do một số lí do như sau:

+ Drop-down lists không thể tạo từ một bảng mà có liên kết tới công cụ SharePoint của Office. Nếu các bạn có liên kết tới công cụ này thì nhớ bỏ liên kết và xóa định dạng đi, còn các bạn không dùng thì thôi.

+ Do bảng tính của bạn đang trong chế độ được bảo vệ, ví dụ bảng tính đã được áp dụng chức năng “đặt mật khẩu bảo vệ cho excel” là không thể chỉnh sửa hay thao tác được. Cách giải quyết là xóa chế độ bảo vệ đó đi và tiếp tục thực hiện các bước trên.

- Sau khi tạo xong drop-down list, hãy chắc chắn rằng nó hoạt động theo cách mà các bạn muốn. Và cũng cần chắc chắn rằng độ rộng của các ô trong vùng xổ data validation xuống là đủ rộng để có thể hiện thị hết các thông tin. Nếu các bạn muốn ngăn cản người khác tác động vào vùng dữ liệu này. Hãy tìm cách ẩn dữ liệu excel đi.

- Nếu vẫn không làm được, các bạn có thể tham gia một khóa học tin học văn phòng cơ bản của Trung Tâm Ngoại Ngữ - Tin Học Đại Học Lạc Hồng, bao gồm rất nhiều kiến thức bổ ích và thủ thuật tiện dụng.

Để thuận tiện cho việc quản lý và tìm kiếm hàng hóa, cần tạo các nhóm hàng khác nhau. Các thao tác như sau:

- Trên menu Hàng hóa, chọn Danh mục

Hướng dẫn chọn mã hàng từ danh mục hàng hóa

- Cột Nhóm hàng bên trái màn hình, kích dấu

Hướng dẫn chọn mã hàng từ danh mục hàng hóa
, hệ thống hiển thị cửa sổ Thêm nhóm hàng như sau:

Hướng dẫn chọn mã hàng từ danh mục hàng hóa

- Nhập thông tin bắt buộc: Tên nhóm hàng

- Nếu muốn chia một nhóm hàng thành dạng cây phân cấp cha-con, khi thêm nhóm hàng con, cần chọn thông tin Nhóm cha.

- Kích Lưu, nếu thành công Nhóm hàng hóa vừa thêm sẽ được hiển thị ngay phía cửa sổ Nhóm hàng hóa bên trái màn hình.

- Bạn có thể kéo thả nhóm hàng (1) để sắp xếp vị trí hiển thị của nhóm hàng

Hướng dẫn chọn mã hàng từ danh mục hàng hóa

- Lưu ý: Có thể thêm mới nhanh một nhóm hàng trong khi thêm mới hàng hóa.

Hướng dẫn chọn mã hàng từ danh mục hàng hóa

- Vào Hàng hóa, chọn Danh mục

- Kích vào nút hình bút chì

Hướng dẫn chọn mã hàng từ danh mục hàng hóa
trên nhóm cần thay đổi như dưới đây:

Hướng dẫn chọn mã hàng từ danh mục hàng hóa

- Hệ thống sẽ hiển thị ra cửa sổ để cập nhật thông tin nhóm hàng. Nhấn Lưu để thay đổi thông tin nhóm sau khi chỉnh sửa.

Hướng dẫn chọn mã hàng từ danh mục hàng hóa

- Nếu muốn Xóa nhóm hàng, nhấn nút Xóa. Lưu ý hệ thống chỉ xóa được những nhóm hàng khi trong nhóm không chứa hàng hóa nào.

- Trên màn hình Danh mục, kích Thêm mới và chọn loại hàng hóa cần thêm

Hướng dẫn chọn mã hàng từ danh mục hàng hóa

Hàng hóa là các sản phẩm thông thường có quản lý tồn kho. Thao tác thêm như sau:

- Kích chọn Thêm hàng hóa, hệ thống hiện màn hình Thêm mới hàng hóa.

Hướng dẫn chọn mã hàng từ danh mục hàng hóa

- Các thông tin cơ bản bao gồm:

  • Mã hàng hóa: là duy nhất trên gian hàng. Mã hàng có thể nhập hoặc bỏ trống thông tin để hệ thống tự sinh sau khi Lưu thông tin hàng hóa.
  • Tên hàng hóa: Thông tin bắt buộc cần nhập
  • Nhóm hàng: Chọn nhóm hàng cho sản phẩm. Nếu nhóm hàng đó chưa có bạn có thể thêm nhanh vào hệ thống bằng cách kích vào dấu + bên cạnh.
  • Vị trí: ghi nhận vị trí hàng hóa được cất giữ.
  • Giá vốn: Giá để tính lợi nhuận.
  • Giá bán: Giá để bán cho khách hàng.
  • Tồn kho: Số lượng hàng hóa hiện tại.
  • Chọn ảnh: để lưu hình ảnh hàng hóa.
  • Được bán trực tiếp: tích chọn nếu muốn hiển thị trên màn hình Thu Ngân
  • Thiết lập định mức tồn: căn cứ vào định mức tồn Ít nhất và Nhiều nhất, hệ thống sẽ cảnh báo những hàng hóa cần phải nhập thêm và những hàng hóa vượt quá tồn kho cho phép thông qua các tiêu chí lọc Tồn kho như: Dưới định mức tồn, Vượt định mức tồn. Thao tác thiết lập trong Mô tả chi tiết

Hướng dẫn chọn mã hàng từ danh mục hàng hóa

- Trường hợp hàng hóa có nhiều thuộc tính, đơn vị tính, bạn thao tác thêm mới như sau:

  • Tại mục Theo dõi thuộc tính (Màu sắc, Kích thước…), kích chọn +Thêm thuộc tính (1) -> kích chọn +Tạo thuộc tính mới (2) -> thêm Tên thuộc tính (ví dụ: Màu sắc) (3) -> kích Lưu (4)

Hướng dẫn chọn mã hàng từ danh mục hàng hóa

  • Nhập các giá trị của thuộc tính vào mục Giá trị. Ví dụ: Màu sắc gồm xanh, đỏ,… Mùi hương: Hoa cúc, Hoa hồng,…

Hướng dẫn chọn mã hàng từ danh mục hàng hóa

  • Tại mục Đơn vị tính, nhập thông tin Đơn vị cơ bản và đơn vị quy đổi

Hướng dẫn chọn mã hàng từ danh mục hàng hóa

  • Hệ thống tự động hiển thị Danh sách hàng hóa cùng loại thuộc tính tương ứng với đơn vị tính đó.

Hướng dẫn chọn mã hàng từ danh mục hàng hóa

  • Sau khi nhập đầy đủ thông tin Mã hàng, Tồn kho, kích Lưu.
  • Lưu ý:
  • Có thể sửa lại Giá bán của từng sản phẩm trong danh sách hàng hóa cùng loại thuộc tính.
  • Khi thay đổi thông tin giá bán và giá vốn của hàng hóa cơ bản, hàng hóa trên danh sách thuộc tính cùng loại được thay đổi tương ứng.
  • Hệ thống hỗ trợ tối đa 200 hàng hóa có cùng thuộc tính trong 1 lần tạo.
  • Khi thay đổi giá bán của hàng đơn vị tính quy đổi thì tất cả hàng hóa cùng loại có cùng đơn vị tính đó sẽ được cập nhật theo.
  • Hàng hóa có đơn vị tính quy đổi không thay đổi được giá vốn và tồn kho.

- Kích chọn Thêm dịch vụ, hệ thống hiện màn hình Thêm dịch vụ.

- Các thông tin cơ bản của hàng hóa dịch vụ tương tự như hàng hóa nhập về.

- Lưu ý:

  • Hệ thống không quản lý tồn kho hàng dịch vụ.
  • Hàng hóa dịch vụ có thêm thông tin bắt buộc nhập về Thời lượng: là khoảng thời gian sử dụng 1 lần dịch vụ, được tính theo phút.
  • Nếu dịch vụ có nguyên liệu tiêu hao à hệ thống ghi nhận giá vốn bằng tổng giá vốn của các hàng hóa nguyên liệu tiêu hao.
  • Nguyên liệu tiêu hao của dịch vụ là các sản phẩm được sử dụng khi thực hiện dịch vụ.

Hướng dẫn chọn mã hàng từ danh mục hàng hóa

Hướng dẫn chọn mã hàng từ danh mục hàng hóa

Hướng dẫn chọn mã hàng từ danh mục hàng hóa

- Trên màn hình Danh mục, bạn tìm mặt hàng cần thay đổi thông tin -> kích Cập nhật (1) -> thay đổi thông tin hàng hóa (2) -> kích Lưu (3)

Hướng dẫn chọn mã hàng từ danh mục hàng hóa

- Hệ thống cho phép thay đổi thông tin “Nhóm hàng” của hàng loạt hàng hóa

Hướng dẫn chọn mã hàng từ danh mục hàng hóa

Hướng dẫn chọn mã hàng từ danh mục hàng hóa

- Khi không có nhu cầu kinh doanh tiếp mặt hàng nào đó, nhưng không làm ảnh hưởng đến những thông tin lịch sử của hàng hóa này trong quá khứ, trên màn hình Danh mục, tìm mặt hàng bạn muốn ngừng kinh doanh, kích chọn Ngừng kinh doanh.

- Những hàng hóa Ngừng kinh doanh sẽ không xuất hiện trong các màn hình quản lý hàng hóa, bán hàng.

Hướng dẫn chọn mã hàng từ danh mục hàng hóa

- Để kinh doanh lại các mặt hàng này, cần kích chọn Cho phép kinh doanh

Hướng dẫn chọn mã hàng từ danh mục hàng hóa

- Hệ thống có chức năng thao tác Ngừng kinh doanh và Cho phép kinh doanh hàng loạt hàng hóa

Hướng dẫn chọn mã hàng từ danh mục hàng hóa
Hướng dẫn chọn mã hàng từ danh mục hàng hóa

- Trên màn hình Danh mục, tìm mặt hàng bạn muốn xóa, kích chọn Xóa.

Hướng dẫn chọn mã hàng từ danh mục hàng hóa

- Hệ thống có chức năng thao tác Xóa hàng loạt hàng hóa

Hướng dẫn chọn mã hàng từ danh mục hàng hóa

- Lưu ý: Hệ thống xóa hoàn toàn hàng hóa nhưng vẫn giữ thông tin hàng hóa trong các giao dịch lịch sử nếu có. Khi xem lại các giao dịch, hàng hóa đã xóa sẽ có thêm hậu tố {DEL}.

- Để tìm kiếm hàng hóa một cách nhanh nhất, có thể lọc theo các tiêu chí

  • Theo tên hoặc mã hàng
  • Theo loại hàng hóa
  • Theo tồn kho
  • Theo thông tin tích điểm
  • Theo thuộc tính
  • Theo nhóm hàng
  • Theo Lựa chọn hiển thị

- Chú ý: Để sắp xếp danh mục hàng hóa theo cột nào, bạn chỉ cần kích vào tiêu đề của cột đó.

- Kết hợp tính năng xuất ra file và tính năng tìm kiếm, bạn có thể tự tạo ra rất nhiều các báo cáo khác nhau theo các tiêu chí tìm kiếm của mình

Hướng dẫn chọn mã hàng từ danh mục hàng hóa

- Với những hàng hóa bán chạy, hệ thống hỗ trợ đánh yêu thích (đánh sao) trên danh sách hàng hóa (1) và ưu tiên sắp xếp các hàng hóa này trên màn hình Lễ Tân. Nếu nhiều hàng hóa cùng được đánh yêu thích, màn hình Lễ Tân sẽ sắp xếp theo alphabet của tên hàng hoặc ngày tạo hàng hóa theo tùy chọn trên màn hình thu ngân (2)

Hướng dẫn chọn mã hàng từ danh mục hàng hóa

Hướng dẫn chọn mã hàng từ danh mục hàng hóa

- Để hiển thị các cột thông tin trên danh mục hàng hóa, bạn kích chọn biểu tượng Tùy chọn

Hướng dẫn chọn mã hàng từ danh mục hàng hóa
và tích vào các thông tin

Hướng dẫn chọn mã hàng từ danh mục hàng hóa

- Thẻ kho ghi nhận lịch sử thay đổi số lượng hàng hóa qua mỗi lần hàng hóa có phát sinh giao dịch, ví dụ: nhập hàng /bán hàng /luân chuyển hàng hóa /kiểm hàng.

- Thao tác: vào Hàng hóa, chọn Danh mục, tìm mặt hàng cần xem lịch sử bán hàng, kích chọn vào tab Thẻ kho.

Hướng dẫn chọn mã hàng từ danh mục hàng hóa

- Tồn kho ghi nhận thông tin số lượng tồn hiện tại của hàng hóa cụ thể trên từng chi nhánh (nếu gian hàng có nhiều chi nhánh).

- Thao tác: vào Hàng hóa, chọn Danh mục, tìm mặt hàng cần xem tồn kho, kích chọn vào tab Tồn kho.

Hướng dẫn chọn mã hàng từ danh mục hàng hóa

- Nhập thông tin cho file dữ liệu theo mẫu hệ thống cung cấp

- Trên menu Hàng hóa, chọn Danh mục, kích Import (1)

- Hệ thống hiển thị ra cửa sổ sau:

Hướng dẫn chọn mã hàng từ danh mục hàng hóa

- Bạn lựa chọn các thông tin (2):

  • Cập nhật giá trị tồn kho không?
    • Không (chỉ cập nhật thông tin hàng hóa): Khi đó tất cả các thông tin liên quan tới hàng hóa trong file excel sẽ được cập nhật vào hệ thống trừ tồn kho không thay đổi. Hệ thống sẽ không phát sinh phiếu kiểm kho tự động cho những mặt hàng được nhập.
    • Có (cập nhật tất cả thông tin hàng hóa và tồn kho): Tất cả các thông tin liên quan tới hàng hóa trong file excel sẽ được cập nhật vào hệ thống bao gồm cả số lượng tồn kho của hàng hóa. Hệ thống sẽ tự phát sinh phiếu kiểm kho tự động cho các mặt hàng.
  • Xử lý trùng mã hàng, khác tên hàng hóa?
  • Báo lỗi và dừng import.
  • Thay thế tên hàng cũ bằng tên hàng mới.

- Bạn kích Chọn file dữ liệu (3), chọn đường dẫn tới file dữ liệu.

- Kích Thực hiện để thực hiện import hàng hóa.

- Lưu ý:

  • Cần sử dụng đúng file mẫu để import hàng hóa. Kích Excel File để tải về file mẫu.
  • Nội dung file dữ liệu nhập theo chuẩn sau

Hướng dẫn chọn mã hàng từ danh mục hàng hóa

  • Loại hàng: Chọn một trong các loại hàng: Hàng nhập về, Dịch vụ, Gói dịch vụ
  • Nhóm hàng: Tên nhóm hàng của hàng hóa đó. Nếu nhóm hàng đó có nhiều cấp, bạn dùng dấu >> để ngăn cách. Ví dụ Phục hồi>>Tóc
  • Mã hàng: Mã hàng bắt buộc nhập. Nếu mã hàng đã tồn tại, hệ thống sẽ cập nhật lại thông tin cho mã hàng đó.
  • Tên hàng
  • Thời lượng
  • Giá vốn
  • Giá bán
  • Tồn kho
  • Tồn nhỏ nhất
  • Tồn lớn nhất
  • ĐVT: Đơn vị tính của hàng hóa (nếu có)
  • Mã ĐVT cơ bản: Mã hàng hóa gắn với đơn vị tính cơ bản
  • Quy đổi: Quy đổi giữa đơn vị tính của hàng hóa với đơn vị tính cơ bản
  • Thuộc tính: Các thuộc tính ngăn cách với nhau bởi dấu |, giá trị và tên thuộc tính ngăn cách nhau bởi dấu:
  • Mã HH liên quan: Trong trường hợp bạn muốn nhìn thấy các sản phẩm liên quan khi tìm kiếm, bạn chỉ cần điền mã hàng hóa liên quan.
  • Hình ảnh: nhập link hình ảnh có sẵn trên trang web
  • Trọng lượng: trọng lượng hàng hóa (nếu có)
  • Đang kinh doanh: nhập số 1 hoặc bỏ trống nếu hàng hóa đang kinh doanh, số 0 nếu hàng hóa ngừng kinh doanh
  • Được bán trực tiếp: nhập số 1 hoặc bỏ trống nếu hàng hóa được bán trực tiếp, số 0 nếu hàng hóa KHÔNG được bán.
  • Mô tả: mô tả hàng hóa (nếu có)
  • Mẫu ghi chú: ghi chú hàng hóa (nếu có)
  • Vị trí
  • Dịch vụ trong gói: nhập mã hàng dịch vụ trong gói (nếu có). Các mã hàng ngăn cách với nhau bởi dấu "|", mã hàng và số lượng ngăn cách nhau bởi dấu ":"

- Hệ thống cho phép xuất toàn bộ dữ liệu hàng hóa ra file excel.

- Có thể chỉnh sửa trên file dữ liệu được xuất ra, sau đó import dữ liệu trở lại hệ thống để cập nhật đồng bộ các thông tin vừa chỉnh sửa.

- Để xuất danh sách hàng hóa ra file Excel bạn làm như sau:

  • Vào Hàng hóa, chọn Danh mục, kích Xuất file

Hướng dẫn chọn mã hàng từ danh mục hàng hóa

- Hệ thống sẽ tự động xuất ra file bao gồm danh sách các hàng hóa giống như danh sách hiển thị trên màn hình.

- Hệ thống hỗ trợ việc tạo và in mã vạch từ mã hàng hóa phục vụ việc sử dụng máy quét mã vạch.

- Bạn vào Hàng hóa, chọn Danh mục, tìm mặt hàng bạn muốn in mã vạch, kích In mã vạch.

Hướng dẫn chọn mã hàng từ danh mục hàng hóa

- Hệ thống có chức năng thao tác In mã vạch hàng loạt hàng hóa

Hướng dẫn chọn mã hàng từ danh mục hàng hóa

  • Bạn chọn thông tin hàng hóa, khổ giấy cần in

Hướng dẫn chọn mã hàng từ danh mục hàng hóa

Hướng dẫn chọn mã hàng từ danh mục hàng hóa

  • Kích In để in mã vạch

Hướng dẫn chọn mã hàng từ danh mục hàng hóa

Như vậy, KiotViet đã thực hiện xong phần hướng dẫn sử dụng tính năng Danh mục Hàng hóa.

Mọi thắc mắc xin liên hệ tổng đài tư vấn bán hàng 1800 6162, tổng đài hỗ trợ phần mềm 1900 6522 hoặc email cho chúng tôi tại địa chỉ: [email protected] để được hỗ trợ và giải đáp.