KỸ NĂNG LÀM VIỆC NHÓM Trò chơi “thử thách với kẹo gôm" Thi đấu nhóm • Bước 1: Chia thành 4 nhóm • Bước 2: Mỗi nhóm sẽ nhận  20 thanh mì ống  2 mét băng dính  1 miếng kẹo gôm • Bước 3: Dựng một tháp đứng tự do cao nhất Luật chơi • Chiều cao sẽ được đo từ mặt bàn đến đỉnh kẹo gôm • Toàn bộ miếng kẹo gôm phải nằm ở đỉnh • Tùy sử dụng ít hoặc nhiều công cụ theo ý muốn, nhưng không dùng công cụ khác qui định. • Thời gian: 18 phút. Nếu bạn chạm vào tháp khi hết thời gian bạn bị loại Thảo luận Điều gì hiệu quả, điều gì không hiệu quả và tại sao? Trò chơi “thử thách với kẹo gôm" chúng ta có thể học được gì? Bắt buộc mọi người phải hợp tác nhanh chóng thành một nhóm Trò chơi “thử thách với kẹo gôm" chúng ta có thể học được gì? Những đội nào sẽ thành công? 1.Những người tốt nghiệp trường kinh doanh? 2.Học sinh mẫu giáo? 3.Các giám đốc điều hành? 4.Các giám đốc điều hành + trợ lý? Tại sao học sinh mẫu giáo lại thành công? Các học sinh mẫu giáo thử các mô hình nối tiếp nhau. Nếu thất bại thì thử lại, nếu thành công thì tiếp tục Tại sao những nhóm gồm giám đốc điều hành + trợ lý làm tốt? Một ví dụ hay về những người khác nhau trong một nhóm mang đến những kỹ năng riêng và làm cho nhóm mạnh hơn. Trò chơi “thử thách với kẹo gôm“ chúng ta có thể học được gì? Những đội kém thành công hơn 1. Sử dụng nhiều thời gian hơn lên kế hoạch 2. Tranh quyền 3. Không sẵn sàng bắt tay ngay vào việc, chịu thất bại và cải thiện 4. “Đừng cố làm mọi thứ thật hoàn hảo ngay từ đầu" Bài học kinh nghiệm 1. Những nhóm thành công không cần phải biết dựng thế nào mà chỉ cần biết kỳ vọng cái gì. 2. Các nhóm có cùng mục tiêu và quyết định cách dựng 3. Có nhiều cách tiếp cận khác nhau để dựng thành công, cũng giống như có nhiều cách tiếp cận để một dự án CTCL thành công. 4. Khuyến khích các nhóm thử, điều chỉnh và tiếp tục LÀM VIỆC NHÓM Nhóm cải tiến chất lượng 1. Nhóm cải tiến chất lượng (QIT: Quality Improvement Team) là một tập hợp người có quan hệ phụ thuộc bên trong và cùng nhau giải quyết một mục tiêu chung liên quan đến cải tiến chất lượng. 2. Nhóm có thể được thành lập tạm thời để thực hiện một công việc hay giải quyết một vấn đề nhanh nhưng cũng có thể là nhóm thường trực. Nhóm giải quyết các vấn đề chất lượng 1. Vấn đề, công việc có tính phức tạp. 2. Cần nhiều ý tưởng mang tính sáng tạo để phát triển các giải pháp khả thi. 3. Hướng giải quyết vần đề còn chưa rõ. 4. Đòi hỏi sử dụng hiệu quả nguồn lực. 5. Cần nhiều kỹ năng để giải quyết vấn đề mà 1 cá nhân không thể đáp ứng được. 6. Đòi hỏi sự cam kết cao. 7. Vấn đề phức tạp nhưng mang tính cấp bách, cần được giải quyết càng sớm càng tốt. 8. Công việc, vấn đề hay quá trình liên quan nhiều bộ phận chức năng. Những điều cần có ở một nhóm 1. Cần xác định mục tiêu rõ ràng ngay từ đầu. 2. Những tham số cần phải được định nghĩa rõ ràng. 3. Nhóm có thể thông tin dễ dàng với nơi tiến hành các can thiệp. 4. Các thành viên có kiến thức và kỹ năng liên quan để giải quyết vấn đề. 5. Nhóm cần chọn được phương pháp giải quyết công việc hiệu quả. SỰ HỔ TRỢ CỦA LÃNH ĐẠO 1. Cảm thấy công việc của họ là có giá trị và quan trọng. 2. Có đủ quyền hành thích hợp để thực hiện nhiệm vụ (phân quyền hiệu quả). 3. Dễ dàng học được cách làm việc với nhau. Sự quan tâm và hỗ trợ của lãnh đạo cấp trên giúp nhóm thấy rõ trách nhiệm cần phải hợp tác với nhau để cùng hoàn thành nhiệm vụ. Nguyên tắc của nhóm 1. Bám sát mục tiêu; 2. Sự cam kết tham gia; 3. Minh bạch thông tin; 4. Sự hòa hợp giữa các thành viên; 5. Giúp đỡ nhau cùng tiến bộ Kỹ năng của các thành viên trong nhóm 1. Lắng nghe chủ động (Active listening); 2. Sự hy sinh (Sacrifice); 3. Sự chia sẻ (Sharing); 4. Thông tin (Communication): 5. Sử dụng ngôn từ thích hợp (Appropriate Language); 6. Làm việc chăm chỉ (Hard work); 7. Thuyết phục (Persuade). Vai trò của nhóm • Nhóm là quy luật tất yếu của cuộc sống • Mỗi cá nhân là “mắt xích” của dây chuyền công việc • Nhóm tạo hiệu quả gấp nhiều lần so với một cá nhân riêng lẻ có thể làm được • Nhóm thường có xung đột Lợi ích nhóm • Nhóm tạo môi trường làm việc tập thể • Thúc đẩy hợp tác, sự phối hợp • Tận dụng mọi nguồn lực chung của nhóm. • Đưa ra giải pháp mới cho vấn đề khó khăn. • Sự hiểu biết của nhóm có ích lợi lớn cho từng cá nhân • Khuyến khích mọi người làm việc nhiệt tình • Mang lại sự hài lòng cho các thành viên • Tạo sự cởi mở và thân thiện trong tổ chức Các thành viên của nhóm Tổ chức nhóm • Lựa chọn người đứng đầu • Giải quyết các khác biệt trong nhóm • Đưa ra các quyết định của nhóm Thành viên nhóm • Hiểu rõ mục tiêu của nhóm • Gìn giữ và củng cố mối quan hệ nhóm • Tôn trọng các thành viên nhóm • Chủ động tham gia các hoạt động nhóm Nhóm trưởng • • • • • • Thiết lập quy trình làm việc của nhóm Khuyến khích các cá nhân ít nói Kiểm soát các cá nhân chiếm ưu thế Khuyến khích mọi thành viên đóng góp ý kiến Nhắc nhở các cá nhân lắng nghe người khác Công bằng trong việc khen ngợi, phê bình Giao tiếp trong nhóm • Chia sẻ mục tiêu • Các cá nhân chủ động giao tiếp với nhau • Người nói phải diễn đạt ý kiến ngắn gọn • Người nghe cố gắng hiểu ý của người nói • Phản hồi mọi hoạt động của các cá nhân • Tập trung vào nhiệm vụ hơn cá nhân Các giai đoạn phát triển của nhóm 5 Thành quả 4 Thực thi 1 Hình thành 2 Xung đột 3 Định hình 25 Quelle: McKinsey Giai đoạn thứ nhất ( hình thành nhóm ) 1. Mọi người tập hợp thành một nhóm. 2. Các thành viên tỏ ra giữ ý, hơi lạnh nhạt 3. Mâu thuẫn hiếm xảy ra 4. Mọi hoạt động mang tính chất cá nhân 5. Vai trò lãnh đạo nhóm chưa biểu hiện. Giai đoạn thứ hai ( xung đột ) 1. Có sự xung đột giữa các tính cách trái ngược 2. Không ai sẵn sàng nghe người khác nói 3. Chiến tranh ngầm với những lời châm chọc 4.Hình thành các tiểu nhóm “bè cánh” Giai đoạn thứ ba ( định hình ) 1. Bình thường hoá, xung đột dần lắng xuống 2. Hợp tác đã rõ ràng hơn 3. Mỗi thành viên cảm thấy an toàn để bộc lộ 4. Vấn đề bắt đầu được thảo luận cởi mở 5. Mọi người đã lắng nghe lẫn nhau 6. Phương pháp làm việc nhóm được thiết lập Giai đoạn thứ tư ( thực thi ) 1. Nhóm làm việc nhiệt tình và hiệu quả nhất 2. Nhóm ổn định tổ chức 3. Trao đổi ý kiến tự do và thẳng thắn 4. Nhóm đạt được những mục tiêu chủ yếu 5. Hỗ trợ đắc lực nhất cho tổ chức. Giai đoạn thứ năm ( thành quả ) Hoạt động quan trọng nhất của nhóm làm việc là tổ chức cuộc họp hiệu quả để ra những quyết định đúng. Phòng ngừa và giải quyết xung đột nhóm 1. Hướng về mục tiêu chung. 2. Sử dụng bằng chứng để thuyết phục. 3. Dùng chiến lược thắng – thắng, không được đổ lỗi. 4. Thông tin rõ ràng. 5. Sử dụng phương pháp nêu ý kiến “có cấu trúc. Kỹ năng ra quyết định nhóm 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. Dành thời gian để thảo luận trước khi ra quyết định. Dựa trên bằng chứng tốt nhất hiện có. Giải pháp rõ ràng cần được quyết định ngay. Chọn giải pháp khả thi. Quyết định phải song hành với kế hoạch hành động khả thi. Đôi khi ý kiến chiếm ít số phiếu ưu tiên lại là giải pháp tối ưu. Giải quyết tình trạng bất đồng ý kiến. Paul A. Kowert. Groupthink or Deadlock. When Do Leaders learn form their Advisors? (2002) Những nhân tố tạo động cơ nhóm Có các cơ hội thăng tiến Có thu nhập Có công việc mang tính thách thức, không nhàm chán Có quan hệ tốt với các thành viên của nhóm. Được chủ động lựa chọn cách thực hiện công việc Được tôn trọng, không bị chỉ trích Được thừa nhận Được đánh giá công bằng Những nhân tố triệt tiêu động cơ nhóm • Phân công nhân viên không phù hợp với trình độ; • Không khí làm việc căng thẳng; • Đòi hỏi nhân viên quá mức; • Quá nhiều quy định không cần thiết; • Đấu tranh nội bộ giữa các nhân viên; • Chỉ trích chứ không góp ý xây dựng; • Nhân nhượng với những sai sót; • Đối xử không công bằng; • Tham dự những cuộc họp không hiệu quả; • Bưng bít thông tin liên quan đến công việc; Kết luận 1. Tính cam kết và sự đồng thuận cao. 2. Kế hoạch rõ ràng và chi tiết. 3. Phân công công việc một cách công bằng và phù hợp khả năng. 4. Quyết định dựa trên bằng chứng. CHÂN THÀNH CÁM ƠN QUÝ ĐỒNG NGHIỆP Thực hành xây dựng chỉ số đánh giá chất lượng TÊN CHỈ SỐ Lĩnh vực áp dụng Đặc tính chất lượng Thành tố chất lượng Lý do lựa chọn Phương pháp tính Tử số Mẫu số Nguồn số liệu Thu thập và tổng hợp số liệu Giá trị của số liệu Tần suất báo cáo