Uploaded byTú TGDD RK 0% found this document useful (0 votes) 50 views 116 pages Copyright© © All Rights Reserved PDF, TXT or read online from Scribd Share this document
Did you find this document useful?
Is this content inappropriate?0% found this document useful (0 votes) 50 views116 pages GiaoTrinh MSPowerPoint NC
Uploaded byTú TGDD RK Chọn File > New. Trong Backstage, phía dưới Available Templates and Themes, chọn Sample templates. Cuộn xuống dưới và chọn Quiz Show. Chọn Create. Lưu lại tập tin thành: Quiz-[your first initial and last name].pptx Trong Slide 1, xóa nội dung trong text box ở phía dưới slide. Khóa: Advanced PowerPoint Techniques. Nhấn phím. Khóa: By [your name]. Nhấn và giữ phím trong khi chọn Slide 2 và 3. Chuột phải và chọn Delete Slide. Trước khi bạn tạo nên bài trình diễn thì bạn cần phải biết về đối tượng khán giả của nó, đối với những loại đối tượng khác nhau phải có những loại báo cáo khác nhau vì mỗi loại đối tượng sẽ có kiến thức và kinh nghiệm thực tế khác nhau. Bạn hãy tự hỏi mình các câu hỏi sau: - Có bao nhiêu người sẽ tham gia trong buổi báo cáo? Nếu lượng người nghe đông thì màn hình và cở chữ cần phải thiết kế sao cho mọi người nhìn rõ.
- Độ tuổi trung bình của khán giả? Điều này đôi khi khó xác định nhưng phải cố gắng xác định. Nhìn chung nếu khán giả là trẻ tuổi (trẻ em hay thanh niên) thì bài báo cáo cầnrõ ràng, trong sáng và thú vị. Đối với khán giả lớn tuổi thì bài báo cần phải thực tế và thông tin báo cáo cần có căn cứ và trích dẫn rõ ràng.
- Vai trò của khán giả trong chủ đề báo cáo? Nếu bạn báo cáo về một sản phẩm mới hoặc một hệ thống mới, các nhà quản lý sẽ quan tâm đến thông tin tổng thể trong khi đó các công nhân sẽ cần đến các thông tin chi tiết. Nói chung, đối với nhà quản lý cấp càngcao thì họ chỉ cần các thông tin cần thiết để ra quyết định chứ không cần đến các thông tin quá chi tiết.
- Khán giả đã biết gì về chủ đề báo cáo? Nếu bạn báo cáo cho những người chưa hề biết gì về chủ đề đang báo cáo thì bạn cần phải cung
6 BÀI 1: LẬP KẾ HOẠCH TRÌNH CHIẾU cấp các thông tin thật cơ bản và phải có các giải thích (định nghĩa) về các thuật ngữ mới. Trái lại, đối với khán giả là các chuyên gia trong chủ đề báo cáo thì bạn cần đặt ra nhiều câu hỏi sau khi báo cáo và bạn phải dự trù thêm vài slide dự phòng (được ẩn) để trả lời các câu hỏi. - Khán giả có quan tâm đến chủ đề này không? Nếu chủ đề cung cấp các thông tin quan trọng liên quan đến người nghe (thông tin về bảo hiểm, phúc lợi, ...) thì người nghe sẽ thích thú và chú tâm lắng nghe. Ngược lại thì bạn cần phải tìm cách thuyết phục và làm cho họ lắng nghe.
- Khán giá có thành kiến tiêu cực hoặc tích cực đối với chủ đề hay không? Hãy nhớ rằng, ý nghĩ của khán giả được hình thành trước từ những kinh nghiệm thành công hay thất bại thực tế của họ.
- Khán giả có đang bận rộn hoặc có việc gì gấp hay không? Khán giả có dành thời gian cả buổi để nghe bạn báo cáo hoặc phải trở lại công việc thường ngày trong một khoảng thời gian nào đó? Nếu bài báo cáo không cung cấp thông tin hữu ích nào họ sẽ cảm thấy rất bực tức và không thể kiên nhẫn ngồi cả buổi để nghe bạn nói trong khi có các việc gấp cần phải giải quyết. Do vậy, bạn cần phải biết về lӏch làm việc của khán giả và sự quan tâm của họ để có thể chuẩn bị chu đáo các thông tin báo cáo.
1.1 Xác định mục tiêu Điều tiếp theo là bạn cần xác định kết quả của bài báo cáo là gì. Mặc dù bạn muốn đạt được nhiều kết quả nhưng bạn cần phải xác định một mục tiêu chính cho bài báo cáo. Sau đâu là các mục tiêu bạn cần xem xét: - Khán giả nghĩ tốt về chủ đề báo cáo: Một vài báo cáo thiết kế cho các buổi hӑp và được thiết kế để làm thay đổi ý nghĩ và quan điểm của khán giả. Các báo cáo này thông thường mở đầu là sự chào đón của nhóm báo cáo và kết thúc là một vài mҽo hay nào đó.
- Khán giả hiểu thông suốt. Đôi khi bạn cần phải truyền đạt thông tin cho một nhóm người và cần phải thiết kế bài thuyết trình sao cho mӑi người hiểu thông suốt thông tin cần truyển đạt.
8 BÀI 1: LẬP KẾ HOẠCH TRÌNH CHIẾU - Không nhìn chằm chằm hoặc đọc các slide. Tập trung sự chú của bạn vào cử tọa và hạn chế càng nhiều càng tốt việc đӑc các ghi chú trong khi diễn thuyết. Bạn phải làm cho cử tọa thấy rằng các lời bạn nói ra là xuất phát từ trong suy nghĩ của bạn. Nhấn mạnh các động từ trong bài thuyết trình.
1.1 Phương pháp báo cáo Có 3 cách trình bày báo cáo cho khán giả và bạn cần lựa chọn cách trình bày phù hợp: speaker-led, self-running, và user-interactive và với mỗi cách bạn sẽ có thêm các lựa chọn. Trước khi bắt đầu tạo bài báo cáo trên PowerPoint, bạn cần biết phương pháp mà bạn sẽ áp dụng vì nó sẽ tạo nên các slide với nội dung rất khác biệt. - Báo cáo có người diễn thuyết (Speaker-Led): Đây là loại báo cáo truyền thống: bạn đứng trước khán giả (hoặc thông qua cầu truyền hình) và diễn thuyết. Các slide bạn tạo trong bài trình diễn trở thành tài liệu tham khảo cho bạn. Thông tin cung cấp cho khán giả chủ yếu là do bạn nói, các slide và bản in chỉ là tài liệu tham khảo. Với loại báo cáo này, các slide chỉ chứa các thông tin chính và bạn có thể diễn giải thêm trong quá trình diễn thuyết. Đôi khi bạn cần gửi trước cho khán giả các bản in của bài báo cáo, và trong trường hợp này thì bạn cần phải chuẩn bị kỹ nội dung báo cáo.
- Báo cáo tự chạy (Self-Running): Loại báo cáo tự chạy này bạn cần chuẩn bị tất cả các thông tin trình bày. Nhìn chung, loại báo cào này dùng để báo cáo cho các cá nhân hoặc một nhóm nhỏ khán giả. Do loại báo cáo này không có diễn giả nên nó cần phải cung cấp đầy đủ thông tin và tính năng như: âm thanh, đoạn phim, các hiện ứng hấp dẫn và giӑng thuyết minh Lưu ý bạn cần thiết lập thời gian chuyển tiếp giữa các hiệu ứng, hoạt cảnh và các slide phù hợp và cần phải kiểm tra lại nhiều lần trước khi trình chiếu cho khán giả.
LẬP KẾ HOẠCH TRÌNH CHIẾU 9 - Báo cáo tương tác (User-interactive): Giống như báo cáo tự chạy nhưng ở đây người xem có thể điều khiển tới lui trong nội dung bài. Loại báo cáo này thường áp dụng cho một người xem tại một thời điểm và thường phát hành trên Internet, Intranet hoặc trên CD.
1.1 Phương pháp truyền tải bài trình chiếu PowerPoint cung cấp nhiều lựa chọn để truyền đạt thông tin như: - Máy tính trình chiếu báo cáo bằng chương trình PowerPoint. Phương pháp này có thể dùng cho speaker-led, self-running, hoặc user-interactive.
- Máy tính trình chiếu báo cáo thông qua trang Web. Bạn có thể lưu bài trình diễn dưới định dạng Web và phát hành trên Internet. Bạn có thể dùng phương pháp này cho các kiểu báo cáo speaker-led, self- running, hoặc user-interactive mà không cần thêm phần mềm đặc biệt nào ngoài một trình duyệt Web. Tuy nhiên, phương pháp này làm mất đi một số hiệu ứng chuyển slide và các hoạt cảnh. Phương pháp này dùng chủ yếu cho kiểu báo cáo self-running hoặc user-interactive.
- Máy tính trình chiếu báo cáo lưu trên CD. Bạn có thể tạo CD chứa tập tin trình chiếu và tiện ích PowerPoint Viewer. Bài trình diễn sẽ tự động trình chiếu khi bạn chèn CD vào đầu đӑc của máy tính. Phương pháp này phù hợp cho kiểu báo cáo self-running hoặc user-interactive.
- Phim chiếu trên máy Overhead. Bạn có thể tạo các phim chiếu trên máy overhead. Trong quá trình báo cáo, bạn lần lượt đặt chúng trên máy chiếu overhead.
- Các phim chiếu 35mm. Phương pháp này tốn kém hơn phim chiếu cho máy overhead nhưng độ phân giải của hình ảnh cao hơn và chất lượng hình tốt hơn. Các slide được cuốn bên trên một vòng tròn và bạn không cần thay chúng bằng tay. Tất nhiên, phương pháp này cũng làm mất đi các hiệu ứng đặc biệt như hoạt cảnh, âm thanh,... giống như dùng phim chiếu cho máy chiếu overhead.
- Giấy. Nếu không có sẵn máy chiếu, khi đó bạn phải dùng đến phương cách cuối cùng là in bài báo cáo ra giấy và phát cho khán giả.
LẬP KẾ HOẠCH TRÌNH CHIẾU 11 - Khán giả có ghi chú lại trong khi bạn trình bày báo cáo hay không? Nếu có, bạn có gửi cho khán giả bản in (handout) với các đường kẽ dành cho việc ghi chú bên cạnh hay không?
- Thời gian báo cáo có hợp lý hay không? Có điểm nào trong bày báo cáo làm người nghe chán nản hoặc thích thú hay không?
- Có slide nào bạn dự định thêm vào báo cáo nhưng đã không làm hay không?
- Có slide nào bạn tính bỏ qua nhưng đã chuẩn bị quá kỹ hay không?
- Các ghi chú cho slide mà bạn chuẩn bị có đủ đáp ứng hay không?
- Các hoạt cảnh và hiệu ứng thêm vào có làm bài báo cáo hấp dẫn hơn hay làm người nghe mất tập trung?
- Chất lượng các âm thanh và đoạn phim có đạt hay không? Chúng có hữu ích hay không?
1.2 Xây dựng dàn bài (outline) Do slides là xương sống của nội dung thuyết trình, vì vậy chuẩn bị dàn ý cho slides cũng chính là chuẩn bị dàn ý cho bài thuyết trình. Đây là bước đầu tiên và cũng là bước quan trọng nhất để xây dựng slides trở thành căn cứ vững chắc cho toàn bộ bài thuyết trình. Dàn ý được xây dựng bao gồm cả số trang và thời gian trình bày phân bổ cho các mục trong dàn ý tạo thành kịch bản trình bày. Thông thường dàn ý của một slide (cũng chính là nội dung sẽ trình bày) có các mục chính sau: - Mở đầu.
- Đặt vấn đề
- Lý thuyết chung.
- Giải quyết vấn đề.
- Kết quả đạt được. Căn cứ theo dàn ý chung nói trên, một bài thuyết trình sẽ có dàn ý như sau:
- Tên đề tài
- Tiểu dẫn: dẫn dắt người nghe, đưa người đọc đi từ khái quát sự vật hiện tượng chung đến nội dung cụ thể của đề tài.
12 BÀI 1: LẬP KẾ HOẠCH TRÌNH CHIẾU - Mục lục: Trong khi trình bày cần dừng lại phần mục lục một chút để giúp khán giả định hình được toàn bộ nội dung mà người trình bày muốn truyền tải. Xen giữa các mục trong slides có thể chèn giữa phần mục lục như một miếng đệm để giúp thính giả biết được người trình bày đang đề cập đến phần nào. Tiểu dẫn và mục lục: có thể đổi chỗ cho nhau về thứ tự trình bày tùy theo ý định của người trình bày. Người trình bày có thể dẫn dắt vấn đề trước để đưa ra phần mục lục hoặc đưa ra mục lục trước và dùng tiểu dẫn để dẫn dắt sang các vấn đề phải đặt ra.
- Đặt vấn đề: giúp thính giả hiểu khái quát nội dung được trình bày, nắm bắt mục tiêu của người trình bày. Phần đặt vấn đề chỉ nêu ra từ 2 đến 3 vấn đề với 15 phút trình bày bất chấp việc người trình bày có rất nhiều tâm sự và rất nhiều vấn đề to lớn. Nếu đưa ra quá nhiều vấn đề sẽ làm thính giả loãng mất tập trung vào chủ đề và không ghi nhớ được cấn vấn đề cần phải giải quyết. Nếu nội dung mà người trình bày có rất nhiều vấn đề tâm huyết, người trình bày buộc phải lựa chọn 2 đến 3 vấn đề tâm huyết nhất hoặc ấn tượng nổi bật với tính giả nhất hoặc người này hiểu rõ nhất để trình bày. Nên đưa số trang của phần này xuống còn 1 hoặc 2 trang, cố gắng kéo không dài sang trang thứ 3 trừ phi có nhiều biểu đồ hoặc hình ảnh minh hoạ.
- Phần lý thuyết chung: trình bày về mặt lý thuyết, nguyên tắc, nguyên lý của các vấn đề trong nội dung trình bày. Phần giải quyết vấn đề trình bày về các phương pháp, phương án áp dụng giải quyết vấn đề, các thiết kế của người trình bày để. Phần lý thuyết chung và giải quyết vấn đề có thể phân bổ qua lại cho nhau về số trang và thời gian tùy thuộc theo chủ đề và mục tiêu trọng tâm của người thuyết trình; thậm chí có thể đan xen và bổ trợ cho nhau. Có những chủ đề ít lý thuyết chung ít mà nặng về phương pháp giải quyết thì giảm số trang cho lý thuyết chung chuyển sang phần giải quyết vấn đề; có những vấn đề nhiều lý thuyết chung nhưng ít phương pháp giải quyết thì tăng số trang lý thuyết chung và giảm số trang giải quyết vấn đề. Chú ý cả hai phần này phải và chỉ tập trung xoay quanh làm sáng tỏ các vấn đề nêu ra trong phần đặt vấn đề; mọi vấn đề được nêu ra
14 BÀI 1: LẬP KẾ HOẠCH TRÌNH CHIẾU Mục Số trang tốiđa Thời gian tốiđa Tổng cộng 17 14 phút 00 giây Một bài thuyết trình tốt khi bảo vệ đồ án/luận văn chỉ được phép kéo dài tối đa 15 phút, tuy nhiên tính giả sẽ thích hơn nếu nghe trình bày trong khoảng 10 phút. Lỗi hay mắc phải khi thuyết trình là trình bày vượt quá giới hạn thời gian cho phép. Nguyên nhân của lỗi này chủ yếu là do người trình bày không có sự chuẩn bị về dàn ý/kịch bản trình bày trước, dẫn đến bài thuyết trình bị kéo dài, lan man không tập trung vào các vấn đề cụ thể, không xác định được trọng tâm cần trình bày. Việc chuẩn bị tốt kịch bản trình bày với phân bổ thời gian trình bày theo các slides làm xương sống giống như nhịp nhạc giúp cho người trình bày tránh đi lan man, phung phí nguồn thời gian cho phép. Thực tế cho thấy với việc chuẩn bị kịch bản với phân bổ thời gian trước, do tâm lý hồi hộp người trình bày sẽ nói nhanh hơn bình thường so với dự định nên sẽ kết thúc bài trình bày trước thời gian dự tính. Do đó nếu lên kịch bản trình bày trong 15 phút, người trình bày có thể chỉ mất 10 đến 12 phút để kết thúc nếu đi đúng theo kịch bản, đây là thời gian hợp lý để gây thiện cảm với thính giả. Phần đầu đã nêu ra kịch bản trình bày với thời gian phân bổ đề nghị, tùy theo tình hình đặc điểm cụ thể của nội dung mà người thuyết trình điều chỉnh phân bổ thời gian cho phù hợp hơn, ví dự như: - Tên đề tài: Chào thính giả, giới thiệu bản thân và đọc tên đề tài thật ngắn gọn. Phần này chỉ giới hạn trong đúng 10 giây.
- Tiểu dẫn: dẫn dắt từ sự vật hiện tượng chung đến nôi dung đề tài, phần này chỉ mất khoảng 50 giây.
- Mục lục: Phần này nên dừng lại tối đa 30 giây để giới thiệu giúp cho thính giả hình dung được các vấn đề mà bạn sẽ trình bày. Chú ý rằng ba phần tên đề tài, tiểu dẫn và mục lục tuy quan trọng vì tạo ấn tượng ban đầu cho thính giả nhưng lại không phải là nội dung chính cần tập trung ban đầu. Hơn nữa thính giả chỉ có thể bị gây ấn tượng trong 2 phút đầu tiên; vì vậy các phần này chỉ kéo dài
LẬP KẾ HOẠCH TRÌNH CHIẾU 15 vừa đủ gây ấn tượng, không được kéo dài quá thời gian tối đa đã được khuyến cáo để tập trung vào nội dung chính cần làm nổi bật ở các phần sau. - Đặt vấn đề là bước giúp thính giả hiểu khái quát nôi dung của đề tài, mục đích và mục tiêu mà người trình bày định giải quyết. Vì phần này khái quát nôi dung không được kéo dài quá 3 phút.
- Lý thuyết chung và giải quyết vấn đề đi cụ thể và chi tiết vào nội dung cần trình bày, là phần trọng tâm chính của phần trình bày nhưng thường gây khó hiểu cho thính giả và làm người trình bày sa lầy quá nhiều thời gian. Thực tế nếu người trình bày càng kéo dài nôi dung dung trình bày, thính giả càng khó theo dõi và không hiểu nội dung của người trình bày. Vì vậy hai phần này càng kéo ngắn thời gian càng tốt (tất nhiên không được quá ngắn) trong giới hạn từ 6 phút đến tối đa là 8 phút.
- Phần kết quả đạt được nhằm giới thiệu thành tựu mà người thuyết trình đạt được, phần này chỉ ngắn gọn dưới 2 phút.
1.2 Vai trò của đồ họa Người xưa có câu “một hình có giá trị bằng hàng vạn chữ” để nói lên tầm quan trọng của biểu đồ. Thật vậy, chúng ta thường nhớ biểu đồ hơn là nhớ những bảng số liệu chi chít. Chúng ta cũng dễ cảm nhận và có ấn tượng với biểu đồ hơn là con số. Biểu đồ có giá trị rất lâu, và người ta thường trích dẫn biểu đồ trong các hội nghị khoa học. Do đó, cần phải đầu tư thời gian để suy nghĩ về cách trình bày biểu đồ một cách có ý nghĩa. Có nhiều dạng biểu đồ và mỗi dạng chỉ có thể áp dụng cho một tình huống cá biệt. Một số hướng dẫn chung có thể tóm lược như sau: Loại biểu đồ Mục đích Tối đa Hình tròn (Pie chart) Phần trăm, cơ cấu 3 – 5 slides Biều đồ thanh (bar chart) Dùng để so sánh, tương quan, xếp hạng 5 – 7 slides Biểu đồ tán xạ (scatter plot) Mô tả biến đổi theo thời gian, mối tương quan 1 – 2 slides LẬP KẾ HOẠCH TRÌNH CHIẾU 17 nhưng đừng nên lạm dụng những cách viết này. Chỉ dùng gạch đít khi cần nhấn mạnh một điều gì quan trọng; nếu không thì nên tránh cách viết này. 1.2.4 Màu Chọn màu cho chữ cũng là một nghệ thuật. Màu đỏ và màu cam là màu “high-energy” nhưng rất khó tập trung. Màu xanh lá cây, xanh nước biển, và nâu là những màu “ngọt dịu”, nhưng khó gây chú ý. Màu đỏ và xanh lá cây có thể khó thấy đối với những người với hội chứng mù màu. Cách chọn màu còn tùy vào bối cảnh và môi trường. Cũng cần phân biệt màu chữ (text color) và màu nền (background color). Tựu trung lại, kinh nghiệm cho thấy: - Nếu hội trường nhỏ hay giảng dạy (lecture): chọn chữ màu tối trên nền sáng. Ví dụ như chữ màu đen hay màu xanh đậm và nền trắng;
- Nếu hội trường rộng lớn: chọn chữ sáng trên nền tối, như chữ màu trắng / vàng trên nền xanh đậm. Tránh slide với chữ màu xanh lá cây và màu nền đỏ (hay chữ màu đỏ trên nền màu xanh lá cây), vì rất nhiều người bị mù màu với sự kết hợp này. Nói chung tránh chọn màu nền đỏ vì đây là loại màu “high energy” dễ làm cho mắt bị mệt và khó theo dõi.
1.2.4 Hiệu ứng Không lạm dụng hiệu ứng đồ họa, hoạt hình; chỉ sử dụng nếu thật cần thiết để nhấn mạnh chi tiết nếu không thể biểu đạt bằng màu sắc. 1.2.4 Lựa chọn vùng hiển thị thông tin Một nghiên cứu chỉ ra rằng, khi mắt người nhìn vào một hình chữ nhật thì sự tập trung chú ý không giống nhau với các vùng khác nhau. Theo sơ đồ này, mắt người sẽ tập trung chú ý nhiều nhất vào phía trên, bên trái của 18 BÀI 1: LẬP KẾ HOẠCH TRÌNH CHIẾU khung hình chữ nhật. Đây chính là vùng người thiết kế nên đặt những đối tượng, thông tin quan trọng. 1.2.4 Cách nhấn mạnh các thông tin Nhấn mạnh nội dung thông tin nào đó là một sức mạnh của PowerPoint và cũng là yêu cầu quan trọng khi thể hiện thông tin trong giờ học. Cách thức đơn giản để nhấn mạnh một nội dung nào đó là sử dụng kích thước và màu sắc chữ viết đối lập. Chức năng hoạt hình như Entrance (xuất hiện), Emphasis (nhấn mạnh), Exit (biến mất) và Motionpath (chuyển động tới một vị trí mới) cũng có thể gây hiệu ứng nhấn mạnh thông tin nhưng cần tránh lạm dụng 1.2.4 Cách ngắt dòng Nên ngắt dòng khi hết ý, việc ngắt dòng không đúng sẽ làm cho người học rất khó đọc và ghi nhớ thông tin trình bày. Ví dụ dưới đây sẽ minh họa điều này: | 
