Nâng cao hiệu quả công việc là nhiệm vụ mang tính sống còn của doanh nghiệp và cần được thực hiện thường xuyên, liên tục. 12 cách nâng cao hiệu quả công việc dưới đây đã được chứng minh hiệu quả, không chỉ giúp nhà quản lý làm gương sáng, đi đầu trong cải thiện hiệu quả công việc mà còn là cách để nhà quản lý có đội nhóm xuất sắc.
Xem thêm: Các yếu tố ảnh hưởng đến hiệu quả công việc mà bạn cần khắc phục
Bức tranh lớn – định hướng phát triển của toàn công ty không nên chỉ được thông tin trong đội ngũ lãnh đạo cấp cao, cấp trung mà nên được truyền thông rộng rãi đến từng nhân viên. Nhân viên của bạn sẽ gia tăng hiệu suất, hiệu quả làm việc khi nhìn thấy những đóng góp, nỗ lực của họ giúp ích tạo nên thành công chung của toàn công ty.
Ví dụ: Bức tranh lớn trong năm 2021 của công ty bạn là đột phá công nghệ sản phẩm để tạo nền tảng phát triển lâu dài, bền vững. Tương ứng với bức tranh lớn đó, các phòng ban, bộ phận và cho đến từng nhân viên sẽ cùng chung sức, nỗ lực để giúp công ty đạt được mục tiêu.
- Phòng Nhân sự sẽ có trách nhiệm tuyển dụng, tổ chức đào tạo nhân sự để đội ngũ phát triển sản phẩm có đủ nguồn nhân lực hoàn thành mục tiêu trong năm 2021.
- Phòng Kinh doanh sẽ có trách nhiệm lên kế hoạch kinh doanh sản phẩm với công nghệ mới.
- Phòng Triển khai sẽ có trách nhiệm chia sẻ kinh nghiệm triển khai dự án với đội ngũ phát triển sản phẩm để tối ưu hóa công nghệ, đáp ứng nhu cầu của khách hàng…
Qua ví dụ trên, có thể thấy khi tất cả các phòng ban, bộ phận và từng nhân viên cùng nhìn nhận, nắm bắt được bức tranh lớn của công ty là gì thì họ sẽ có những nỗ lực công việc đúng hướng. Khi ý thức được vai trò của mình trong sự thành công chung của công ty, hiệu quả công việc của từng nhân viên sẽ được cải thiện đáng kể.
Việc xác định mục tiêu rõ ràng và tập trung sẽ giúp nhà quản lý không thiết lập quá nhiều mục tiêu cùng lúc, thêm bớt mục tiêu một cách tùy hứng cho nhân viên.
Những nhà quản lý thường mong muốn nhân viên của mình đa năng, đa nhiệm nhưng thực chất, chính yếu tố tập trung cao độ, đơn nhiệm vào một mục tiêu rõ ràng, cụ thể mới tạo nên hiệu quả công việc vượt trội.
Để tham khảo các xác định mục tiêu rõ ràng và tập trung, bạn có thể tìm đọc thêm bài viết 5 Bước thiết lập mục tiêu theo nguyên tắc SMART đơn giản trên VNOKRs. Nguyên tắc SMART là nguyên tắc thiết lập mục tiêu theo các tiêu chí: cụ thể, đo lường, khả thi, liên quan và giới hạn thời gian sẽ giúp bạn thiết lập mục tiêu chính xác và hiệu quả hơn.
WEBINAR CHIẾN LƯỢC TỔNG THỂ 3 BƯỚC ĐỂ XÂY DỰNG DOANH NGHIỆP 10X & BỀN VỮNG
Webinar này đã giúp hơn 50 doanh nghiệp tăng trưởng X3-X5 doanh thu chỉ sau 9-12 tháng, CEO chỉ cần làm việc 2 tiếng/ngày, doanh nghiệp tự động hoá 90%
Trong webinar này, bạn sẽ được biết những bí mật sẽ mãi mãi thay đổi cách bạn điều hành doanh nghiệp của mình, giúp bạn chạm tay tới mục tiêu tài chính, giấc mơ tự do của bản thân, cũng như phát triển doanh nghiệp của bạn không có giới hạn.
Xem Webinar Miễn Phí
Nhân sự xét theo mặt ngữ nghĩa có thể hiểu là: tìm người để làm đúng việc và tìm việc cho đúng người. Bạn cũng nên tạo điều kiện cho nhân viên chủ động nhận việc phù hợp với họ, nhận việc với sự minh bạch thông tin và sẵn sàng hoàn thành công việc.
Ví dụ: Khi bạn giao việc, thay vì “độc thoại” thì hãy tìm cách đối thoại với nhân viên. Bạn có thể hỏi họ đã rõ ràng nhiệm vụ được giao chưa? Nhân viên có gì vướng mắc hay đề xuất không?…
Khi khâu nhận việc từ nhân viên cũng thuận lợi thì công việc được giao phần nhiều sẽ được hoàn thành thông suốt, đúng yêu cầu. Hiệu quả công việc vì vậy cũng sẽ được cải thiện đáng kể.
Tham khảo: 7 bước giao nhận việc hiệu quả
Một khía cạnh khác là bạn có thể tiến hành giao việc cho nhân viên của mình trên tinh thần ủy quyền. Nhà quản lý sẽ không có đủ thời gian để ôm đồm hết các việc. Do đó, giao việc đúng người, ủy quyền đúng trường hợp cũng sẽ giúp bạn nhận được 2 lợi ích.
- Thứ nhất, bạn có thêm thời gian để tập trung cho các công việc quan trọng khác.
- Thứ hai, nhân viên của bạn sẽ dần trưởng thành hơn từ công việc và công ty sẽ có đội ngũ nhân sự kế cận đạt hiệu quả công việc cao.
Khi đã giao và nhận việc xong cho nhân viên của mình không có nghĩa là nhà quản lý có thể nghỉ ngơi và trông đợi kết quả như ý, đúng hẹn. Đằng sau nhiệm vụ, nhân viên có thể gặp rất nhiều khó khăn mà không dám nói.
Bởi vậy, ngay sau khi giao việc, ở giai đoạn đầu thực hiện nhiệm vụ, bạn nên trao đổi thường xuyên, liên tục với nhân viên của mình để hiểu họ đang làm như thế nào, có đúng định hướng không, tiến độ có đảm bảo không…
Sự kết nối giữa lãnh đạo và nhân viên sẽ giúp công việc được thực hiện thông suốt, hạn chế tối đa tình trạng chệch hướng, khiến nhân viên phải làm lại công việc từ đầu.
Tiếp tục với ví dụ đầu bài viết này, bức tranh lớn của công ty là “đột phá công nghệ sản phẩm để tạo nền tảng phát triển lâu dài, bền vững”. Lúc đó, mục tiêu của Phòng Tuyển dụng là tuyển 10 Lập trình viên .NET có ít nhất 3 năm kinh nghiệm trong quý II-2021 để bổ sung nguồn nhân lực nghiên cứu, phát triển sản phẩm.
Tuy nhiên, khi Phòng Tuyển dụng đang nỗ lực hoàn thành mục tiêu thì dịch bệnh bùng phát khiến nhu cầu kết nối online tăng đột biến.
Do đó, định hướng phát triển của công ty chuyển sang “phát triển sản phẩm đáp ứng nhu cầu kết nối của khách hàng ngay trên ứng dụng di động”. Lúc này, mục tiêu tuyển dụng cũng cần phải thay đổi theo là tuyển 10 Lập trình viên mobile có ít nhất 3 năm kinh nghiệm.
Nếu lãnh đạo và nhân viên không trao đổi thường xuyên, liên tục thì khi tình hình phát sinh cần điều chỉnh, nhân viên sẽ rất bị động và làm suy giảm hiệu quả công việc. Nhà quản lý dễ rơi vào bực tức, đánh giá thấp nhân viên, nhân viên thấy mình yếu kém, không đáp ứng yêu cầu của cấp trên, dễ mất động lực làm việc và từ bỏ công ty.
Giao tiếp hiệu quả là một trong những chiếc chìa khóa giúp nhân viên làm việc năng suất và hiệu quả công việc. Nhà quản lý tốt là người biết đặt câu hỏi đúng lúc, đúng việc và đúng người. Để tìm hiểu vấn đề chính xác và khai thác được năng lực của nhân viên.
Chắc hẳn bạn đã ít nhất một lần gặp tình huống: Giao việc không thấy nhân viên hỏi gì nhưng kết quả công việc không đúng như mình yêu cầu.
Để kích thích được câu hỏi của nhân viên, nhà quản lý hãy vun đắp dần văn hóa khuyến khích nhân viên giao tiếp, đặt các câu hỏi và đàm phán liên tục. Trong những cuộc họp hãy lắng nghe và ghi nhận ý kiến của nhân viên, không bác bỏ, chê bai… như vậy sẽ tạo ra tâm lý e ngại, khiến nhân viên không dám hỏi trực tiếp.
Kênh giao tiếp để giải quyết công việc cũng nên được đa dạng hóa: trực tiếp hoặc gián tiếp tại group chat; đối thoại hay những buổi brainstorming (động não)… để phát huy tối đa tinh thần dám nói, dám trình bày ở nhân viên.
Có thể nhiều người sẽ nghĩ về quy trình với những hình dung như rườm rà, phức tạp, nhiều thủ tục… Nhưng thực tế, chính quy trình rõ ràng, bài bản mới giúp doanh nghiệp vận hành đúng hướng và nhân viên đạt năng suất và hiệu quả công việc cao hơn.
Ở một doanh nghiệp A đã phát triển được hơn 25 năm, mọi quy trình làm việc ở các khâu, bộ phận, phòng ban đều được hoàn thiện. Nhân viên dù mới gia nhập công ty nhưng nhìn vào quy trình có thể biết ngay các công việc tiếp theo mình cần làm là gì, phối hợp với ai, kết quả cần đạt được là gì. Điều này giúp nâng cao đáng kể hiệu quả công việc của nhân viên.
Như vậy, quy trình sẽ giúp cả doanh nghiệp và nhân sự mới “khớp” nhanh và chính xác đảm bảo hiệu quả hoạt động đúng chuẩn.
Không dừng lại ở đó, quy trình còn giúp doanh nghiệp giảm phụ thuộc vào nhân sự, hạn chế tối đa phụ thuộc vào yếu tố con người. Doanh nghiệp không còn lo sợ tình trạng nhân tài xin nghỉ việc, không ai thay thế.
Hạnh phúc là một khái niệm khá trừu tượng. Hạnh phúc với người này là A nhưng với người kia lại là A+ hoặc thậm chí là B. Mỗi người có mỗi kiểu hạnh phúc khác nhau. Trong công việc cũng vậy. Bạn sẽ thật khó để xây dựng được môi trường làm việc hạnh phúc cho tất cả mọi người.
Điều quan trọng của nhà quản lý là thấu hiểu các nhu cầu của nhân viên để cùng họ kiến tạo nên một môi trường làm việc mà ở đó nhân việc được làm việc, được vinh danh, phát triển và cảm thấy hạnh phúc mỗi ngày.
Có nhiều cách xây dựng môi trường làm việc hạnh phúc mà nhiều doanh nghiệp đang thực hiện, có thể kể đến như:
- Các yếu tố bên ngoài: Trang thiết bị làm việc hiện đại, văn phòng đẹp, tiện nghi, hoạt động gắn kết bên ngoài giờ làm việc, lương thưởng xứng đáng…
- Các yếu tố bên trong: Tin tưởng vào công ty, được đào tạo phát triển, được lắng nghe, ghi nhận…
Nếu như yếu tố bên ngoài là điều kiện cần thì yếu tố bên trong là điều kiện đủ để nhân viên có thể yêu công việc, phát triển và gắn bó với doanh nghiệp.
Môi trường làm việc có trách nhiệm được hiểu là mỗi quản lý và nhân viên đều có ý thức nỗ lực hoàn thiện công việc của mình ở mức tốt nhất và luôn sẵn sàng chịu trách nhiệm việc mình làm.
- Với người quản lý nếu nhân viên chưa đạt yêu cầu thì cần đào tạo, hướng dẫn hoặc sa thải chứ không phải đổ lỗi, trách cứ nhân viên.
- Còn nhân viên nên làm việc thông minh, hiệu quả, nếu có lỗi hoặc sai phạm cần thẳng thắn nhìn nhận vấn đề chứ không phải đẩy trách nhiệm về bên khác.
Đặc biệt, nhà quản lý cần hiểu rằng, làm việc có trách nhiệm không nên là văn hóa làm thêm giờ.
Ở giai đoạn nào đó của doanh nghiệp, nhân viên của bạn có thể sẵn sàng làm thêm giờ, ngủ lại công ty cả tuần để hoàn thành dự án, tuy nhiên không thể để tình trạng này kéo dài. Hậu quả của việc này không chỉ là ảnh hưởng đến hiệu quả công việc mà còn là đời sống riêng của nhân viên.
Thực tế, mỗi nhân viên sẽ có một thế mạnh, kỹ năng riêng biệt. Việc họ phối hợp với nhau sẽ giúp tăng tương tác, tăng tính trách nhiệm, thúc đẩy ý tưởng sáng tạo, phát huy tốt nhất tiềm năng từng người…
Bạn có thể khuyến khích nhân viên làm việc đội nhóm bằng một số cách như:
- Thiết lập các phần thưởng cho đội nhóm nếu cùng hoàn thành công việc vượt tiến độ, chất lượng.
- Tổ chức các buổi liên hoan, teambuilding để nhân viên gắn kết với nhau hơn.
- Tổ chức các hoạt động tập thể, vận động thể thao, từ thiện… có sự tham gia của tất cả nhân viên.
- Tổ chức phòng ăn trưa chung tại văn phòng để nhân viên có nhiều thời gian trò chuyện với nhau hơn…
Lần gần nhất bạn khen thưởng, động viên nhân viên của mình là cách đây bao lâu? Bạn có thực sự là hình ảnh truyền cảm hứng làm việc cho những người xung quanh, cho nhân viên của mình không?
Nhà quản lý muốn nhân viên làm việc hiệu quả hơn thì nên tạo cho nhân viên lý do để họ làm như vậy!
Thông thường, mọi nhân viên khi đi làm đều mong muốn được phát triển bản thân, gia tăng hiệu quả, kinh nghiệm làm việc. Mong muốn trên của nhân viên sẽ càng được củng cố nếu bạn biết cách khen thưởng, động viên, truyền cảm hứng đúng cách và đúng lúc.
Việc khen thưởng, động viên nhân viên rất đa dạng, bạn có thể:
- Công nhận bằng các hình thức tinh thần như: công khai khen ngợi, các buổi vinh danh, thư cảm ơn…
- Tặng nhân viên món quà nhỏ thể hiện sự cảm ơn những đóng góp của họ
- Hoặc bạn có thể cùng ăn trưa để lắng nghe suy nghĩ và trao đổi với nhân viên…
Tóm lại, có rất nhiều cách để bạn giúp nhân viên có được cảm giác họ được tôn trọng, cảm giác chiến thắng, được quan tâm, động viên…
Mặt khác, lãnh đạo muốn nhân viên làm việc hiệu quả thì trước hết lãnh đạo cũng nên là người làm việc hiệu quả, truyền được cảm hứng, nhiệt huyết cho nhân viên. Cũng như đàn sói băng qua băng tuyết giá lạnh, con sói đầu đàn luôn là con dũng mạnh đi đầu dẫn lối cho cả đàn.
Trong một tập thể, những lãnh đạo, cá nhân xuất sắc nhất sẽ có sức ảnh hưởng và lan tỏa cảm hứng, nâng cao năng suất hiệu quả công việc cao cho những nhân viên khác.
Bài toán đào tạo và sa thải luôn là bài toán nhức nhối với nhiều doanh nghiệp.
- Đào tạo đúng người thì doanh nghiệp sẽ xây dựng được nguồn nhân lực chất lượng, bền vững.
- Sa thải nhân sự đúng lúc sẽ giúp doanh nghiệp tạo cơ hội phát triển mới cho cả 2 bên; tối ưu hóa quỹ lương chi trả và tạo cơ hội để tuyển dụng nhân sự mới, phù hợp hơn.
Vấn đề là khi nào cần đào tạo và khi nào cần sa thải?
Nhân sự không đảm bảo được chất lượng, tiến độ công việc, trì trệ, thậm chí là những “zombie công sở” chỉ chờ đến tháng lĩnh lương xứng đáng bị sa thải. Bạn hãy tiến hành đánh giá năng lực nhân viên thường xuyên, định kỳ để rà soát nhóm nhân viên yếu kém nhất công ty.
Bài học về nhân sự ở doanh nghiệp lớn đáng để bạn tham khảo là:
- Sẵn sàng chấp nhận và đào tạo những nhân viên có thể hơi kém về kỹ năng, kinh nghiệm nhưng có thái độ cầu tiến, sẵn sàng học hỏi, thay đổi để hoàn thiện kỹ năng, gia tăng hiệu quả công việc.
- Bên cạnh đó, nhiều doanh nghiệp luôn săn đón nhân sự ngay khi họ còn đang là sinh viên. Lúc đó họ có thể chưa có nhiều chuyên môn, nhưng luôn có thái độ cầu tiến, khát khao học tập và hoàn thiện mỗi ngày, xứng đáng để doanh nghiệp đào tạo. Khi trở thành nhân viên có chuyên môn tốt, họ sẽ sẵn sàng gắn bó cùng công ty vì những giá trị bền vững.
Doanh nghiệp là một thực thể vận động, phát triển liên tục để thích ứng với những thay đổi, đòi hỏi, nhu cầu của khách hàng và thị trường.
Doanh nghiệp cũng như nhân viên muốn nâng cao hiệu quả công việc thì cần rút kinh nghiệm và tối ưu công việc, tối ưu quy trình làm việc liên tục. Đây là lý do vào dịp cuối năm, các doanh nghiệp thường tổ chức tổng kết năm để nhìn lại 1 năm đã qua như thế nào, rút kinh nghiệm và đề ra kế hoạch phát triển trong năm tiếp theo.
Nhân viên trong doanh nghiệp cũng nên học cách tự rút kinh nghiệm từ công việc của mình. Bạn nên thiết lập các hệ thống đo lường, định lượng kết quả làm việc để nhân viên dễ dàng nhìn nhận được những nỗ lực làm việc của họ đang ở mức nào, cần điều chỉnh gì để tốt hơn.
Các phương pháp quản trị như OKRs; KPI… có thể áp dụng cho doanh nghiệp để nhân viên cũng như nhà quản lý có thêm căn cứ đánh giá chất lượng, hiệu quả công việc và tìm cách tối ưu hóa.
Xem thêm: Kết hợp KPIs và OKRs: Tại sao? Như thế nào?
Như phần 1 bài viết này đã gợi mở, nhà quản lý muốn nhân viên làm việc hiệu quả thì trước hết cũng nên là những người làm việc hiệu quả, những người truyền cảm hứng làm việc cho nhân viên.
Muốn như vậy, nhà quản lý có thể tham khảo những cách sau đây:
- Có kế hoạch cụ thể, rõ ràng cho bản thân: Nhà quản lý cần xác định rõ ràng mình muốn đạt được mục tiêu gì và làm thế nào để đạt được mục tiêu ấy. Liên tưởng hình ảnh thì điều đó cũng giống như doanh nghiệp của bạn có 1 điểm đỏ rõ ràng trên bản đồ để hướng đến. Khi đã xác định được “điểm đỏ” mục tiêu, bạn sẽ lên các kế hoạch cụ thể, rõ ràng để định hướng cho doanh nghiệp của mình tiến tới mục tiêu đó.
- Xác định sự ưu tiên trong công việc: Nếu nhà quản lý có quá nhiều ưu tiên trong công việc thì sẽ chẳng có điều gì thực sự là ưu tiên. Trong khoảng thời gian hữu hạn của mình, bạn cần xác định rõ đâu là điều quan trọng nhất mà mình cần thực hiện.
- Tập thói quen đánh giá và nhận xét trong công việc: Bạn có thể bị vòng xoáy của các thói quen quấn đi và làm việc ngày này qua ngày khác với hiệu suất ngày càng suy giảm. Chính việc liên tục đánh giá và nhận xét về công việc của mình sẽ giúp bạn nhìn nhận được những điểm thiếu sót, còn hạn chế để khắc phục, tối ưu hóa.
- Lắng nghe nhiều hơn: Thay vì nói nhiều bạn hãy lắng nghe nhiều hơn. Bạn có thể lắng nghe những động thái từ doanh nghiệp khác, lắng nghe cấp trên của mình (nếu bạn là quản lý cấp trung), lắng nghe từ các phòng ban, bộ phận khác và cả nhân viên của mình. Lắng nghe có chọn lọc luôn giúp bạn có cái nhìn đa chiều để làm việc hiệu quả hơn, tốt hơn mỗi ngày.
Có thể có nhiều cách để giúp nâng cao hiệu quả công việc, ở vị trí nhà quản lý, bạn nên lưu ý một số chi tiết sau:
- Tìm ra những yếu tố làm giảm hoặc cản trở nâng cao hiệu quả làm việc: Ví dụ như hệ thống đèn chiếu của công ty bạn không đảm bảo đủ sáng để nhân viên làm việc hiệu quả. Như vậy, thay thế, bổ sung hệ thống đèn chiếu sẽ giúp nhân viên làm việc thoải mái và nâng cao hiệu suất hơn.
- Lựa chọn những cách phù hợp nhất với nhân viên và công ty: Mỗi doanh nghiệp, mỗi nhóm nhân viên sẽ có những cách để nâng cao hiệu quả công việc khác nhau. Bạn nên quan tâm tới nhu cầu của nhân viên và tìm hiểu xem họ đang cần điều gì để gia tăng hiệu quả công việc. Chỉ khi phương thức thực hiện phù hợp thì công ty bạn mới đạt được hiệu quả công việc thực chất và lâu dài.
- Thử nghiệm cách làm việc hiệu quả cho bản thân hoặc nhóm nhỏ, nếu phù hợp và hiệu quả thì hãy nhân rộng: Nếu chưa xác định được phương thức nâng cao hiệu quả công việc trên diện rộng, toàn công ty, bạn có thể thử nghiệm cho chính bản thân mình hoặc áp dụng cho nhóm nhỏ. Khi kết quả thử nghiệm được chứng minh phù hợp, hiệu quả, bạn có thể áp dụng nhân rộng ra quy mô phòng ban/bộ phận và cuối cùng là quy mô toàn công ty.
- Liên tục đánh giá, đo lường, tối ưu và bổ sung: Mọi cách nâng cao hiệu quả công việc đều có tính thời điểm. Điều đó có nghĩa là thời điểm này, cách làm đó đúng nhưng chưa chắc thời gian sau nó còn hiệu quả, phù hợp. Do đó, bạn cần liên tục đánh giá, đo lường hiệu quả công việc. Từ đó, bạn có thể tiến hành tối ưu và bổ sung các cách thúc đẩy hiệu quả công việc cho nhân viên của mình.
Bạn có thể tham khảo mẫu bảng đánh giá hiệu quả công việc của nhân viên tất cả các ngành nghề của VNOKRs.
*
Trên đây, bạn đã cùng VNOKRs tìm hiểu các cách nâng cao hiệu quả công việc. Bản chất của sự phát triển doanh nghiệp gắn liền với nâng cao hiệu quả công việc của từng phòng ban, bộ phận, của từng nhân viên. Bạn hãy cân nhắc tình hình phát triển thực tế của doanh nghiệp mình để lựa chọn được cách nâng cao hiệu quả công việc phù hợp nhất.
Nếu cần thêm thông tin hay tư vấn về nâng cao hiệu quả công việc, bạn có thể liên hệ với VNOKRs. Đội ngũ chuyên gia VNOKRs luôn sẵn sàng đồng hành cùng bạn gia tăng hiệu suất doanh nghiệp, phát triển đội ngũ nhân tài.
CÔNG TY TNHH J.O.H.N Capital