Mẫu biên bản hủy và thay thế hóa đơn năm 2024

Cho phép người bán lập Biên bản huỷ (xoá bỏ), Biên bản thu hồi (thay thế) và Biên bản điều chỉnh hoá đơn điện tử.

  • Các hình thức lập biên bản bao gồm: lập biên bản giấy và lập biên bản điện tử.

Hướng dẫn thực hiện

1. Lập biên bản giấy

  • Đăng nhập vào Phần mềm phát hành hoá đơn điện tử Fast e-Invoice.
  • Vào phân hệ Đăng ký hoá đơn/ Cập nhật biên bản huỷ hoá đơn, biên bản thu hồi, biên bản điều chỉnh.
  • Chọn biểu tượng Mới trên thanh công cụ.

Mẫu biên bản hủy và thay thế hóa đơn năm 2024

  • Nhấn Chọn… để lọc hoá đơn cần huỷ:

Mẫu biên bản hủy và thay thế hóa đơn năm 2024

  • Nhập vào số biên bản, ngày biên bản, lý do huỷ và các thông tin liên quan khác.
  • Nhấn Nhận.
  • In biên bản huỷ hoá đơn: chọn số biên bản cần in và nhấn vào biểu tượng In trên thanh công cụ.

Mẫu biên bản hủy và thay thế hóa đơn năm 2024

  • Sau khi in, bên bán và bên mua cùng ký tay vào biên bản để hoàn thiện thủ tục liên quan.

2. Lập biên bản điện tử (2 bên cùng ký số)

Các bước thực hiện:

  • Bước 1: Bên bán lập Biên bản huỷ/ Biên bản thu hồi/ Biên bản điều chỉnh hoá đơn điện tử đã phát hành. Thao tác tương tự như hướng dẫn ở Mục 1 – Lập biên bản giấy.
  • Bước 2: Tải mẫu biên bản về máy (dạng tệp PDF).

Mẫu biên bản hủy và thay thế hóa đơn năm 2024

  • Bước 3: Bên bán ký số vào tệp biên bản sau khi tải về.
  • * Một số phần mềm có thể ký số cho tệp PDF: Acrobat Reader, Foxit Reader, SignOffline,…

Mẫu biên bản hủy và thay thế hóa đơn năm 2024

  • Bước 4: Bên bán gửi tệp biên bản đã ký số cho bên mua.
  • * Tải tệp biên bản đã ký số lên hệ thống:

Mẫu biên bản hủy và thay thế hóa đơn năm 2024

  • * Lưu ý: tại bước này, chương trình có kiểm tra tính hợp lệ của chữ ký số ký trên tệp PDF và chữ ký số trên hoá đơn điện tử bị huỷ.
    • Gửi đến cho bên mua thông qua thư điện tử:

Mẫu biên bản hủy và thay thế hóa đơn năm 2024

  • Bước 5: Bên mua ký số vào tệp biên bản nhận được.
  • * Bên mua nhận được thư điện tử đính kèm tệp biên bản từ bên bán:

Mẫu biên bản hủy và thay thế hóa đơn năm 2024

  • * Bên mua tải về tệp biên bản và ký số (tương tự như bên bán đã ký số):

Mẫu biên bản hủy và thay thế hóa đơn năm 2024

  • Bước 6: Bên mua lưu trữ và gửi lại cho bên bán tệp Biên bản sau khi ký số.
  • * Bên mua kích vào đường dẫn (theo hướng dẫn trên thư điện tử bên bán gửi trước đó) để gửi lại tệp biên bản sau khi ký cho bên bán:

Mẫu biên bản hủy và thay thế hóa đơn năm 2024
Mẫu biên bản hủy và thay thế hóa đơn năm 2024

  • Bước 7: Bên bán lưu trữ tệp biên bản sau khi bên mua đã ký số. Sau khi bên mua gửi lại cho bên bán thành công thì tệp biên bản hai bên đã ký sẽ được lưu trữ trên hệ thống Phần mềm phát hành hoá đơn điện tử Fast e-Invoice, bên bán có thể tải về máy để lưu trữ riêng.

Theo đó, hủy hóa đơn điện tử đã lập là việc làm cho hóa đơn có mã hoặc không có mã của cơ quan thuế được lập bằng phương tiện điện tử không còn giá trị sử dụng.

Sau đây là mẫu biên bản hủy hóa đơn điện tử đã lập theo Thông tư 78/2021/TT-BTC có thể tham khảo:

Mẫu biên bản hủy và thay thế hóa đơn năm 2024

Tải về miễn phí mẫu biên bản hủy hóa đơn điện tử đã lập theo Thông tư 78/2021/TT-BTC tại đây tải về

Mẫu biên bản hủy và thay thế hóa đơn năm 2024

Mẫu biên bản hủy hóa đơn điện tử đã lập theo Thông tư 78 mới nhất 2023? (Hình từ Internet)

Khi nào thì cần lập biên bản hủy hóa đơn điện tử?

Căn cứ theo Điều 7 Thông tư 78/2021/TT-BTC quy định về xử lý hóa đơn điện tử, bảng tổng hợp dữ liệu hóa đơn điện tử đã gửi cơ quan thuế có sai sót trong một số trường hợp như sau:

Xử lý hóa đơn điện tử, bảng tổng hợp dữ liệu hóa đơn điện tử đã gửi cơ quan thuế có sai sót trong một số trường hợp
1. Đối với hóa đơn điện tử:
....
b) Trường hợp người bán lập hóa đơn khi thu tiền trước hoặc trong khi cung cấp dịch vụ theo quy định tại Khoản 2 Điều 9 Nghị định số 123/2020/NĐ-CP sau đó có phát sinh việc hủy hoặc chấm dứt việc cung cấp dịch vụ thì người bán thực hiện hủy hóa đơn điện tử đã lập và thông báo với cơ quan thuế về việc hủy hóa đơn theo Mẫu số 04/SS-HĐĐT tại Phụ lục IA ban hành kèm theo Nghị định số 123/2020/NĐ-CP;
c) Trường hợp hóa đơn điện tử đã lập có sai sót và người bán đã xử lý theo hình thức điều chỉnh hoặc thay thế theo quy định tại điểm b khoản 2 Điều 19 Nghị định số 123/2020/NĐ-CP, sau đó lại phát hiện hóa đơn tiếp tục có sai sót thì các lần xử lý tiếp theo người bán sẽ thực hiện theo hình thức đã áp dụng khi xử lý sai sót lần đầu;
d) Theo thời hạn thông báo ghi trên Mẫu số 01/TB-RSĐT Phụ lục IB kèm theo Nghị định số 123/2020/NĐ-CP, người bán thực hiện thông báo với cơ quan thuế theo Mẫu số 04/SS-HĐĐT tại Phụ lục IA ban hành kèm theo Nghị định số 123/2020/NĐ-CP về việc kiểm tra hóa đơn điện tử đã lập có sai sót, trong đó ghi rõ căn cứ kiểm tra là thông báo Mẫu số 01/TB-RSĐT của cơ quan thuế (bao gồm thông tin số và ngày thông báo);
...

Như vậy, biên bản hủy hóa đơn điện tử đã lập sẽ thực hiện khi:

- Người bán lập hóa đơn khi thu tiền trước hoặc trong khi cung cấp dịch vụ sau đó có phát sinh việc hủy hoặc chấm dứt việc cung cấp dịch vụ;

- Trường hợp hóa đơn điện tử đã lập có sai sót những thông tin quan trọng như: mã số thuế; sai sót về số tiền ghi trên hóa đơn, sai về thuế suất, tiền thuế hoặc hàng hóa ghi trên hóa đơn không đúng quy cách, chất lượng.

Hóa đơn điện tử được khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu với cơ quan thuế cần tuân theo nguyên tắc nào?

Căn cứ theo Điều 11 Nghị định 123/2020/NĐ-CP quy định hóa đơn được khởi tạo từ máy tính tiền kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế đảm bảo nguyên tắc sau:

- Nhận biết được hóa đơn in từ máy tính tiền kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế;

- Không bắt buộc có chữ ký số;

- Khoản chi mua hàng hóa, dịch vụ sử dụng hóa đơn được khởi tạo từ máy tính tiền được xác định là khoản chi có đủ hóa đơn, chứng từ hợp pháp khi xác định nghĩa vụ thuế.